如何跟踪變化 Microsoft Word文檔

如果您與團隊成員就項目進行協作或用紅線標記合同，則跟踪 Microsoft 言語可以成為救星！跟踪更改是一個內置功能 Microsoft 這句話真正給這個過程帶來了理智。即使您不從事複雜的項目，例如收購、合併、合同或撰寫暢銷書，跟踪更改對於小組項目（例如學校作業）也同樣有用。

由於我們上次介紹了此功能 Microsoft Word 2010 的重大改進使跟踪更改變得更加強大。隨著 Office Online 的推出，用戶可以對文檔進行實時協作，這是我們在本文中討論的令人興奮的新功能之一。

在 Word 2016 中啟用和使用跟踪更改

第 1 步：開始內容

您需要從您正在協作的文檔中的一些內容開始。另一個用戶正在編寫文檔的這一部分。我寫了第一段。

第 2 步：啟用跟踪更改

要開始跟踪更改，請轉至審查選項卡並單擊 跟踪變化 在跟踪組中（您也可以按 CTRL + SHIFT + E。）

啟用“跟踪更改”後，您將在屏幕右側看到每個作者的氣球。

第 3 步：編輯

Word 中的跟踪更改使用顏色協調來避免混淆。第一作者是藍色，第二作者是紅色。當其他作者進行編輯時，他們也會被分配一種獨特的顏色。

對文檔進行編輯時，段落旁邊會出現一條垂直線，以指示對文檔所做的更改。請注意，第一段沒有這個，因為 跟踪變化 直到進一步閱讀文檔後才啟用。當您單擊 顯示跟踪更改 欄，它會立即激活對文檔及其註釋所做的所有編輯的突出顯示。如果您保持啟用狀態並進行編輯，您將在鍵入和刪除時實時看到更改。

第 4 步：評論、氣球和其他編輯工具

如果您想對某個單詞或段落添加評論，請將其突出顯示，然後選擇審查選項卡並單擊 新評論 在評論組裡。當文件定稿時，您的評論將出現在文件的右側；你可以把它們關掉。

當您應用特殊格式（例如粗體、斜體或下劃線）時，您會注意到的一件事是，註釋會自動添加到跟踪更改中，稱為 已格式化。

您還可以自定義氣球在文檔上的顯示方式。例如，如果您想查看每位作者添加到文檔中的所有修訂，請單擊審查選項卡 > 顯示標記 菜單 > 氣球 > 在氣球中顯示修訂。

修訂

審閱面板 (審查 > 審閱窗格）讓您可以查看每位作者的所有編輯，您可以在屏幕上垂直或水平查看。您可以單擊“修訂”窗格中的單詞或段落，它將自動導航到文檔的該部分。

第 5 步：接受或拒絕對文檔所做的更改

如果您同意對文檔所做的更改，您可以接受或拒絕它們。單擊“顯示跟踪更改”欄以突出顯示其他作者所做的更改，然後轉到審查選項卡，單擊接受按鈕確認。

您現在會注意到更改立即應用。

第 6 步：比較或合併文檔

作者可以利用的另一個方便的功能是版本跟踪文檔的能力。例如，如果兩個作者將相同的文檔分成兩份並繼續分別處理它們，他們可以稍後比較這兩個版本並將它們合併。只要它們結構相似，您就可以將它們組合起來創建最終文檔。

要比較並合併更改，請選擇審查選項卡，單擊 比較， 在字段框中選擇原始文檔，選擇修訂版本，然後單擊 好的。

Microsoft 然後，Word 將顯示文檔的三窗格視圖，將主屏幕顯示為最終文檔，並在迷你窗口窗格中顯示組合內容以及原始副本和備用副本。當您滾動瀏覽時，您可以比較更改。這最好在具有足夠屏幕分辨率的屏幕上完成。

當您準備好將文檔合併為最終副本時，請返回審查選項卡，單擊 比較， 然後單擊 結合， 在字段框中選擇原始文檔，選擇修訂版本，然後單擊 好的。

然後，您將看到合併的文檔以及其他作者以另一種顏色所做的更改。

與 Office Online 集成

殺手級功能之一 Google 應用程序一直是其實時協作工具。 Microsoft 得益於其 Office Online 套件（其中包含基於 Web 的 Word 版本），Microsoft 終於迎頭趕上了。 Word 2016 中的一項新功能是共享和查看正在處理文檔的人員。為此，請單擊分享按鈕並將文檔保存到您的 OneDrive 文件夾。