什麼是影子資料以及如何最大限度地減少損害？

即使實施了最新的資料安全解決方案，您也不能放心，您的組織的資料不會被窺探。 威脅行為者可以瞄準您公司中的影子數據，從而導致數據洩露，從而對您公司的聲譽和財務造成嚴重破壞。

但影子資料到底是什麼？如何才能最大程度地降低其風險？ 讓我們來看看。

什麼是影子資料？

影子資料（也稱為「資料影子」）是指您或您組織的集中式資料管理框架不可見的資料。

組織使用各種資料安全解決方案來發現、分類和保護資料。 影子資料位於用於監視和記錄資料存取的工具的視野之外，會帶來許多嚴重的合規性和安全性問題。

影子資料的範例包括：

• 開發團隊經常使用真實的客戶資料進行測試，這可能存在風險，因為不適當的安全性可能會導致洩漏或誤用。
• 公司可能擁有不再使用的舊軟體，可能持有未受管理的重要資料（因此有暴露風險）。
• 應用程式建立的日誌檔案可能包含敏感資訊，如果不進行監控或不檢查，這些資訊可能會暴露。
• 公司經常使用第三方服務來執行不同的任務，如果沒有強大的安全措施，與這些服務共享資料可能會有風險。

那麼，我們來討論一下影子資料與影子 IT 的不同之處。

影子資料與影子 IT 有何不同？

影子 IT 是指組織內部使用的未經授權的硬體和軟體。 這可能是員工在 IT 部門不知情的情況下使用未經批准的訊息應用程序，也可能是專案團隊使用第三方軟體。

另一方面，影子資料是資料安全工具不可見的資料或公司資料安全策略之外的資料。

由於您的 IT 團隊不知道什麼是影子 IT，因此您的資料安全解決方案將無法識別在未經授權的硬體和軟體上處理的資料。 因此，影子 IT 上保存或分享的資訊就成為影子資料。

因此，如果員工將公司文件保存在個人雲端儲存中，那就是影子資料。

雖然兩者都會帶來風險，但此類風險的性質各不相同。 影子 IT 使組織面臨潛在的網路漏洞和合規性問題。 影子資料尤其存在未經授權存取敏感文件和資訊的風險。

影子 IT 是風險的載體，而影子資料是可能受到損害的實際有效負載。

影子資料與暗資料有何不同？

暗數據是您的公司在正常業務運作期間收集但不用於其他目的的資訊。 出於法律原因，企業將保留此類訊息，並將其儲存在不同的部門中。 這些閒置資料可能存在安全風險。

暗資料的範例包括有關您過去員工的資訊、內部簡報、舊客戶調查、電子郵件檔案等。

暗數據和影子數據之間的主要區別在於，您的公司在常規業務運營期間在公司的 IT 基礎設施內產生暗數據。 您不得將此數據用於其他目的。 隨著時間的推移，你可能會認為它已經過時、多餘或不夠有價值。

相較之下，影子資料是透過兩種方式創建的：

• 由 IT 基礎架構外部的影子 IT 有意產生。
• 不知不覺中因貴公司過度共享而造成。

暗資料可以是影子資料的子集。 為了 example，應用程式的不相關輸出既是暗資料又是影子資料。

影子資料是如何產生的？

影子資料的出現有一些關鍵原因。

首先，您的 DevOps 團隊在快速工作的壓力下可能會跳過安全步驟。 這可能會導致影子資料風險。 團隊可能會快速啟動和停用雲端實例，從而留下 IT 或資料保護團隊不知道的資料。

其次，遠距工作文化的興起推動了專門工具的使用，以完成通訊和螢幕共享等任務。 您的員工可能會為此使用第三方服務，從而在不知不覺中創建影子資料。

除此之外，影子 IT 還涉及員工使用未經授權的技術工具。 當他們使用這些工具儲存或共享數據時，這些數據就變成了影子數據，存在於公司批准的系統和監督之外。

如果您的公司在多雲環境中工作，那麼在不同雲端環境中有效監控資料可能具有挑戰性。 這也可能導致影子資料累積。

最後，您的員工可能會將敏感文件保存在他們的硬碟或個人雲端資料儲存上（例如 Google 開車或 OneDrive）未經授權的帳戶，將這些文件保留在您的資料管理系統之外。

如何最大限度地降低影子資料風險

影子資料的出現無法完全阻止，因為它通常是組織常規運作的副產品。

但是，以下方法可以減輕影子資料為您的公司帶來的安全風險。

1. 檢測並保護您的數據

您的安全和合規團隊必須檢查所有可能包含有價值資料的資料儲存庫、資料湖、雲端管理環境和 SaaS（軟體即服務）應用程式。

識別所有資料儲存庫中的資料後，您需要對資料進行分類以實施適當的安全控制。 在發現和分類資料時，確保除了結構化資料之外，還可以將半結構化和非結構化資料納入資料安全管理系統。

理想情況下，您應該使用一種工具，可以將資料儲存庫整合到單一來源中，並為您提供儀表板存取權限。 這將幫助您快速檢測異常行為。

它還有助於限制資料權限和訪問，以避免影子資料落入壞人之手。 只有必要的人員才有權存取某些訊息，尤其是敏感資訊。 啟用存取障礙可確保只有所需的個人才能查看或使用某些資料。

2. 管理影子 IT 的發生與積累

有效管理影子 IT 可以降低與影子資料相關的風險。 當您可以控制所使用的軟體和平台時，您就可以更輕鬆地保護這些系統中的資料。

為您的員工提供正確的工具來高效地完成工作、簡化採用新技術工具的審核和批准流程以及讓您的員工意識到影子 IT 風險，可以幫助您管理影子 IT。

因此，您可以控制公司影子 IT 產生的影子資料量。

3. 實施安全第一的政策

確保網路安全是公司軟體開發生命週期 (SDLC) 的基本組成部分。 合規和安全團隊應該完全了解 DevOps 和開發人員與資料相關的操作。

從 SDLC 開始就制定正確的安全性和合規性規則可以幫助最大限度地減少 DevOps 團隊和開發人員創建的影子資料量。

此外，您還應該制定定期刪除影子資料的策略。

4. 訓練你的員工

您的員工是抵禦任何影子資料或網路安全風險的第一道防線。 考慮創建可靠的網路安全員工培訓計劃，以教育員工了解影子資料風險以及如何避免創建影子資料。

此外，請確保網路安全計畫不是您公司的年度事務。 嘗試在全年規劃多次小型培訓課程，涵蓋如何識別影子資料、安全儲存資料以及保護敏感資料資產。

影子資料是一個很大的安全風險

最大限度地減少與影子資料相關的風險對於保護敏感資訊至關重要。 公司控制以外的資料很容易受到未經授權的存取、資料外洩和外洩。 這可能會導致法律後果、聲譽受損以及失去客戶信任。

因此，管理影子資料對於整體網路安全至關重要。