เคล็ดลับ 10 ข้อในการเชี่ยวชาญ Google เอกสารอย่างมืออาชีพ

ไม่ ชีวิตมีอะไรมากกว่าแค่ Microsoft Office หากคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์ประมวลผลคำฟรี มีวิธีแก้ปัญหาฟรีทางออนไลน์ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเลือกที่จะหันไปOffice Online เพื่อเข้าถึง Word เวอร์ชันเรียบง่ายฟรีและเครื่องมืออื่นๆ จากชุด Microsoft office

อย่างไรก็ตาม หากคุณเป็นผู้ใช้เครื่องมือของ Google มาโดยตลอด ก็อาจฉลาดกว่าถ้าคุณใช้เครื่องมือสำนักงานที่รวมอยู่ในชุดเครื่องมือ Google Workspace สำหรับการประมวลผลคำ Google Docs จะทำหน้าที่แทน Word คุณยังสามารถใช้ Google ชีตหรือ Google Slide ซึ่งเป็นสองทางเลือกที่น่าเชื่อถือสำหรับ Excel และ PowerPoint

นอกจากนี้ การใช้เครื่องมือสำนักงานของ Google จะช่วยให้คุณสามารถเก็บสำเนาเอกสารของคุณที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ จริงๆ แล้วสิ่งเหล่านี้จะถูกบันทึกไว้ใน Google Drive โดยอัตโนมัติ คุณจึงสามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ แต่ยังมาจากสมาร์ทโฟนของคุณด้วย โปรดทราบว่าขอแนะนำให้ใช้กูเกิลโครมซึ่งเป็นเว็บเบราว์เซอร์ภายในองค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าได้ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะทั้งหมดที่นำเสนอโดย Google Docs

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตาม อย่าหลงกลกับความเรียบง่ายที่เห็นได้ชัดของ Google Docs โปรแกรมประมวลผลคำของ Google เต็มไปด้วยทรัพยากรและมีคุณลักษณะหลายอย่างที่มักถูกประเมินต่ำเกินไป ในบรรทัดต่อไปนี้ คุณจะค้นพบเคล็ดลับ 10 ประการที่จะช่วยให้คุณเชี่ยวชาญ Google เอกสารอย่างมืออาชีพ

1. เปิดใช้งานการใช้งานออฟไลน์

คุณอาจไม่รู้ แต่ Google Docs มีโหมดออฟไลน์ Google เสนอตัวเลือกซึ่งเมื่อเปิดใช้งานแล้ว คุณจะสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ ได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เอกสารที่สร้างหรือแก้ไขแบบออฟไลน์จะถูกบันทึกไว้ในเครื่องของคุณ และจะซิงโครไนซ์โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเชื่อมต่อเว็บอยู่ในระยะครอบคลุม

ขั้นแรกให้เริ่มต้นด้วยการดาวน์โหลดและติดตั้งส่วนขยายการเชื่อมต่อ Google Drive สำหรับ Google Chrome-

จากนั้นไปGoogle ไดรฟ์จากนั้นคลิกที่ไอคอนรูปเฟืองที่ด้านบนขวา และเข้าถึงการตั้งค่า-

ในแท็บนายพลให้ค้นหาส่วนนั้นโหมดออฟไลน์และทำเครื่องหมายในช่องที่เกี่ยวข้อง คุณก็จะสามารถสร้าง เปิด และแก้ไขไฟล์ Google เอกสาร ชีต และสไลด์ล่าสุดบนอุปกรณ์นี้ขณะออฟไลน์-

ในที่สุดคลิกที่ตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

2. กำหนดข้อความของคุณ

หากคุณรีบและรู้สึกสบายใจมากพอ คุณสามารถเขียนตามคำบอกข้อความได้โดยตรง แทนที่จะต้องลำบากเขียนบนคีย์บอร์ด

เพื่อสิ่งนี้ค่ะGoogle เอกสาร, คลิกที่เมนูเครื่องมือจากนั้นเลือกการพิมพ์ด้วยเสียง-

ปุ่มใหม่พร้อมไมโครโฟนควรปรากฏทางด้านซ้ายของเอกสารของคุณ คลิกที่ไมโครและเริ่มเขียนข้อความของคุณ คลิกอีกครั้งเพื่อหยุดการเขียนตามคำบอก เมื่อใช้งานครั้งแรกคุณอาจต้องใช้อนุญาตGoogle เอกสารได้ที่การใช้ไมโครโฟนของคุณโดยคลิกที่ปุ่มที่เหมาะสม

คุณสามารถเพิ่มเครื่องหมายวรรคตอนลงในข้อความได้โดยตรงโดยพูดว่า “ลูกน้ำ-จุด” หรือแม้แต่ “ไปที่บรรทัด- Google เอกสารจะเข้าใจคำสั่งเหล่านี้โดยอัตโนมัติและทำงานทันที

3. แทรกรูปภาพจากเว็บ

ด้วย Google เอกสาร คุณไม่จำเป็นต้องบันทึกรูปภาพในเครื่องแล้วแทรกลงในเอกสารของคุณอีกต่อไป จริงๆ แล้ว คุณสามารถค้นหารูปภาพออนไลน์ได้โดยตรงจากเอกสารที่กำลังแก้ไขอยู่

โดยคลิกที่เมนูการแทรกแล้วเข้าภาพ, เลือกค้นหาเว็บ-

ชัตเตอร์Google รูปภาพจากนั้นควรเปิดทางด้านขวาของเอกสาร เพียงกรอกคำสำคัญของคุณในช่องค้นหา เลือกภาพที่คุณต้องการแล้วคลิกปุ่มแทรก-

4. เพิ่มลายน้ำให้กับเอกสารของคุณ

คุณกำลังเตรียมแจกจ่ายเอกสารขนาดยาวที่คุณเขียนเองหรือไม่? เพื่อหลีกเลี่ยงการถูกขโมยงาน คุณสามารถทำเครื่องหมายทุกหน้าในเอกสารของคุณโดยการแทรกลายน้ำ- เรียกอีกอย่างว่าลายน้ำในภาษาอังกฤษคือข้อความหรือรูปภาพที่ปรากฏโปร่งใสในพื้นหลังของเพจของคุณ

เพื่อแทรกลายน้ำลงในเอกสารของคุณGoogle เอกสาร, คลิกที่เมนูแทรกจากนั้นเลือกตัวเลือกลายน้ำ-

ในบานหน้าต่างลายน้ำซึ่งเปิดขึ้นมาทางด้านขวาของหน้าจอให้เลือกระหว่างภาพหรือข้อความแล้วแทรกเนื้อหาที่คุณต้องการให้ปรากฏในพื้นหลังของเอกสารของคุณ

จากนั้นคลิกที่ที่จะสิ้นสุดเพื่อตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของคุณ

5. ฝังเอกสารบนผืนผ้าใบ

หากคุณบังเอิญเผยแพร่บทความบนเว็บ โปรดทราบว่าการรวมเอกสาร Google เอกสารเข้ากับสิ่งพิมพ์ของคุณนั้นเป็นไปได้โดยสิ้นเชิง การทำเช่นนี้จะทำให้ผู้ที่ดูเนื้อหาไม่จำเป็นต้องเข้าถึงเอกสารใน Google เอกสารโดยตรง

หากต้องการรับโค้ด "ฝัง" ให้คลิกที่เมนูไฟล์แล้วเข้าแบ่งปัน, เลือกเผยแพร่ไปยังเว็บ-

จากนั้นไปที่แท็บบูรณาการและคลิกเผยแพร่- จากนั้นคุณจะได้รับรหัสการรวมสำหรับเอกสารของคุณซึ่งคุณจะต้องแทรกลงในเครื่องมือเผยแพร่ออนไลน์ของคุณเท่านั้น

6. ติดตั้งส่วนขยาย

ข้อดีอย่างหนึ่งที่ยอดเยี่ยมของ Google เอกสารคือสามารถปรับปรุงได้โดยการติดตั้งส่วนขยาย เช่น บน Chrome โดยคลิกที่เมนูส่วนขยายจากนั้นในเมนูส่วนเสริม, เลือกดาวน์โหลดส่วนเสริม-

จากนั้นคุณควรมาถึงที่ตลาดกลาง Google Workspaceซึ่งเป็นที่เก็บส่วนขยายสำหรับ Google เอกสารโดยเฉพาะ หลังจากค้นหาและเลือกส่วนขยายแล้ว ให้คลิกปุ่มโปรแกรมติดตั้งเพื่อเพิ่มลงใน Google เอกสาร

วิธีที่ดีในการเสริมเครื่องตรวจตัวสะกดของ Google เอกสารด้วยเครื่องตรวจตัวสะกดและไวยากรณ์ที่ยอดเยี่ยมเครื่องมือภาษา-

7. ดาวน์โหลดสำเนาเอกสารของคุณในเครื่อง

เอกสารที่คุณสร้างบน Google เอกสารไม่ได้มีไว้เพื่อจัดเก็บไว้ใน Google ไดรฟ์เท่านั้น เช่นเดียวกับชุดโปรแกรมสำนักงานอื่นๆ คุณสามารถบันทึกสำเนาเอกสารของคุณในรูปแบบต่างๆ ได้

หากต้องการดาวน์โหลดสำเนาในเครื่องของเอกสารที่กำลังแก้ไขอยู่ ให้คลิกเมนูไฟล์แล้วเข้าดาวน์โหลดเลือกรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการคัดลอกเอกสารของคุณ

คุณจะสามารถสร้างเอกสารที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นในรูปแบบไฟล์ .doc (เข้ากันได้กับ Office) ได้อย่างง่ายดาย หรือในรูปแบบ PDF ซึ่งใช้งานได้จริงหากคุณต้องการส่งไปยังบุคคลที่สาม

8. เปรียบเทียบเอกสารสองฉบับ

คุณเพิ่งสร้างเอกสารสองฉบับที่ค่อนข้างคล้ายกันแต่ตรวจไม่พบความแตกต่างใช่หรือไม่ อย่าตกใจไป เพราะ Google Docs มีเครื่องมือเฉพาะสำหรับเรื่องนี้

จากเอกสารใดเอกสารหนึ่งที่จะเปรียบเทียบ ให้คลิกที่เมนูเครื่องมือจากนั้นเลือกเปรียบเทียบเอกสาร-

ในป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกในช่องเลือกเอกสารที่จะใช้เปรียบเทียบและเลือกเอกสารเพื่อเปรียบเทียบกับเอกสารที่กำลังแก้ไขอยู่ จากนั้นคลิกที่ปุ่มเปรียบเทียบ-

เมื่อ Google Docs ทำงานเสร็จแล้ว ป๊อปอัปการเปรียบเทียบเสร็จสมบูรณ์ควรเปิด คลิกปุ่มเปิดเพื่อให้เห็นภาพความแตกต่างที่สังเกตได้

หน้าการเปรียบเทียบระหว่างเอกสารทั้งสองจะปรากฏขึ้น องค์ประกอบทั้งหมดที่แตกต่างจากเอกสารเริ่มต้นจะแสดงเป็นสี นอกจากนี้ กล่องที่แสดงทางด้านขวาของหน้าจอจะระบุถึงการแก้ไขทั้งหมดที่พบ

9. กำหนดค่าตัวเลือกการเปลี่ยนอัตโนมัติ

คุณจำเป็นต้องใช้อักขระพิเศษบางตัวบ่อยๆ หรือไม่? แทนที่จะต้องค้นหาในเมนูอยู่ตลอดเวลาแทรก > อักขระพิเศษคุณสามารถสร้างปุ่มลัดทดแทนเพื่อให้พิมพ์ได้ง่ายขึ้น ขั้นแรก คัดลอกอักขระพิเศษที่คุณต้องการให้พิมพ์ได้อย่างง่ายดายไปยังคลิปบอร์ด

จากนั้นคลิกที่เมนูเครื่องมือและพบกันที่.การตั้งค่า-

ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกแท็บการทดแทน- สิ่งที่คุณต้องทำคือใส่ทางลัดเพื่อใช้ในสนามแทนที่จากนั้นจึงวางเครื่องหมายที่ควรแทนที่ลงในช่องพาร์- ในกรณีของเรา เราต้องการให้ Google Docs แสดงตัวยกโดยอัตโนมัติ²เมื่อเราพิมพ์ ^2 บนคีย์บอร์ด

จากนี้ไป ทุกครั้งที่คุณป้อนทางลัดที่กำหนดค่า Google เอกสารจะแทนที่ด้วยข้อความที่คุณระบุโดยอัตโนมัติ

10. แป้นพิมพ์ลัดหลัก

คุณจะไม่หนีจากแป้นพิมพ์ลัด เช่นเดียวกับเครื่องมือการเคารพตนเองที่ดี Google Docs รองรับแป้นพิมพ์ลัดจำนวนมากGoogle ได้เผยแพร่รายการยาวมากในหน้าสนับสนุนสำหรับ Windows, macOS และ ChromeOS

หากดูเหมือนยากที่จะจดจำทั้งหมด ให้จัดเรียงทางลัดที่มีประโยชน์ที่สุดสำหรับคุณสำหรับงานประจำวันและจดบันทึกไว้ที่ใดที่หนึ่งเพื่อช่วยให้คุณจดจำได้ ไม่ว่าจะใช้เครื่องมือใดก็ตาม การมีความรู้ที่ดีเกี่ยวกับแป้นพิมพ์ลัดที่รองรับถือเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อเรียนรู้สิ่งเหล่านี้ คุณจะทำงานได้เร็วขึ้นมาก จำกัดงานซ้ำ ๆ และประหยัดเวลาอันมีค่า

🔴 เพื่อไม่พลาดข่าวสาร 01net ติดตามเราได้ที่Google ข่าวสารetวอทส์แอพพ์-