报销员工的负责计划是什么？

如何报销员工的责任计划如何运作

负责计划是一项详细的计划或安排，雇主为雇员提供津贴或偿还某些费用，从而限制了实际支出的金额。责任计划的目的是使员工不可征税的金额。

要被国税局（IRS）视为“负责计划”，雇主与雇员的安排必须包括以下所有内容：

1. 费用必须具有业务联系；也就是说，当该人作为雇员提供服务时，它们必须已付款或产生。
2. 雇员必须在合理的时间内充分向雇主解释这些费用。您必须要求员工为您提供有关这些费用的详细信息，包括费用的日期，时间，地点，金额和商业目的。
3. 雇主必须要求雇员在合理和特定的时间内返回多余的报销，具体取决于情况。如果不需要员工过多的金额，则这些金额必须包括在其收入中，并且增加了福利成本。

如果所有这三个要求都没有满足，则计划由IRS确定不负责。

负责计划可能包括多种不同的报销与员工相关的费用，包括旅行费用，餐点和设备购买。

负责计划必须包括有关员工如何账户支出的详细信息。它必须包括一项程序，要求员工将多余的报销（超过允许的金额）退还给雇主。

多余的报销

多余的报销是一种比允许数量大的报销。如果雇员在合理的时间内不返还多余的报销，则这些超额量可能应征税给员工。

最常见的情况是，您在员工离开旅行之前先向员工提供了前进，而旅行中的费用小于提前的费用。在这种情况下，员工的额外金额必须退还给您的公司。

超额偿还偿还的合理时间由IRS确定为：例如：

• 费用的30天内收到预付款。
• 在支付或发生后60天内的费用足够的帐户。
• 支付或产生后的120天内，任何超额报销的返还。
• 贵公司（至少每季度）的一份声明，要求对未偿还的收益进行回报或足够的核算，并且在收到声明后的120天内，员工遵守了申报表。

负责计划和商业税

您不必向国税局提出责任计划，但是您必须能够证明这些费用在税收审核中与业务相关。例如，驾驶费用必须显示费用的日期，时间，地点，金额和商业目的。

记录与员工的所有交易以报销费用，要求他们给您记录，以表明遵循责任计划的所有要求。作为员工政策和程序手册的一部分，最好以书面形式将这些要求列入书面形式。

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