假设您是一家中型保险公司，该公司处理数千个索赔，保单申请，法律通知，发票和客户信件。多年来，您的团队一直依靠纸质文件，这通常会导致记录放错的记录，延迟的批准和安装存储成本。错过或完成的文件造成了对组织的保险索赔流程的中断，将支出延迟给关键客户并损害您的声誉。
许多企业处于上述相同的情况下，就在崩溃的边缘。实际上，CIO Dive在2022年报告说企业是每年损失约130万美元由于效率低下，由手动，基于纸张的工作流程产生。但是，好消息是采用数字邮件室策略可以快速扭转局面。通过实时数字化文件，企业可以简化流程，降低费用并获得监管合规性，从而使他们在艰难的市场中具有竞争优势。
基于纸张的工作流程在业务运营上的真实成本
尽管看上去很古代，但基于纸的工作流程包括削减生产力和盈利能力的隐藏费用。虽然有一个详尽的清单，即基于纸张的工作流程如何使企业每年花钱，但这里需要考虑一些费用：
- 员工时间流失：工人花了很多时间来收集纸质文件，扫描它们，存放它们，然后取回它们。推动公司增长的战略项目应更大程度地利用这段时间。工作流程已经足够缓慢，而没有添加手动数据输入和重键的其他错误风险。
- 工作流瓶颈：瓶颈突然的体积压倒性手动过程突然缺乏适应性的可扩展性。物理文档流的速度决定了您的过程速度的上限，这与数字系统的近乎实用效率形成了鲜明的对比。此外，效率低下的过程在手动操作的迟缓中通常不会被忽略。但是，一旦工作流过渡到数字速度，这些隐藏的低效率就会变得巨大，从而揭示了业务延迟的根本原因。
- 错误和丢失文件的机会：纸质记录更有可能丢失，损坏或重复。缺少文件会阻碍重要的活动，从而导致声誉和财务后果。丢失的文件破坏了工作流程，固定依靠及时信息采取行动的决策者。
- 多余的费用：对纸张用品的持续需求，归档有形记录的成本以及归档系统的维护都建立了。
切换到数字邮件室可以解决这些问题，削减浪费时间，提高工作流程效率并提高员工生产率。
数字邮件室正在行动
数字邮件室通过将传入的邮件转换为可用的数字信息来消除基于纸张的效率。尽管市场上有一些工具旨在消除基于纸张的工作流程的效率低下，但Recordsforce通过以下方式领导包装：
- 尖端的数据捕获技术：RecordsForce利用强大的扫描和巧妙的角色识别算法将物理文档转换为高质量的数字文件。这确保了准确性和可读性。
- 自动数据路由：一旦数字化，文档将自动转发给合适的团队成员，部门或系统，以避免延迟和手动处理。
- 跨行业量身定制的解决方案：无论是用于保险，医疗保健，财产管理还是应付账款，记录都可以自定义其解决方案，以符合每个业务的特定需求。
- 快速周转时间：凭借对一个企业一天的周转的承诺，Recordsforce保证企业可以在不中断的情况下毫不费力地继续运营。
- 毫不妥协的安全标准：RecordsForce实施最新的加密，安全的数据传输方法以及遵守监管标准，从而确保每个级别的数据保护。
- 未来增长的可伸缩性：随着企业的发展，Recordsforce的数字邮件室解决方案可以扩展以满足不断增长的需求，从而使其成为未来的投资。
在Recordsforce，他们将过渡简化为几个简单的步骤：
文档进气：使用高分辨率技术收集和扫描物理文件。
数据捕获和分类：智能软件提取关键数据，将其组织成可搜索且可起作用的格式。
质量审查：使用数据验证，现场级别约束，人类审查和业务规则，RecordsForce的过程确保了文档和数据的完整和处理。
路由：文件可牢固地传输给适当的部门或个人，以确保工作流程平稳。
外卖
过渡到数字邮件室解决方案对于优先考虑效率和大规模建设的企业而言，这是不费吹灰之力的。通过用Records Force强大的数字工作流程替换手动纸流程，企业可以消除延迟，减少错误并更有效地分配资源。
RecordsForce凭借快速的单业日周转，安全数据传输和量身定制的行业解决方案等功能，为企业提供了优化工作流程并保持竞争性所需的工具。除了方便之外，转移到数字邮件室是想要在数据驱动世界中适应和壮成长的企业的重要步骤。今天就把这一举动安排会议今天和他们在一起。
