字母格式示例和写作技巧

当您开始写重要的信件或电子邮件时，信件格式可能不是最重要的，但是适当的演示文稿对于确保最终收到的消息至关重要。印刷信通常用于重要的专业沟通，例如推荐信，求职信，辞职信和业务信函，因此您想知道如何专业写一封。

如果您将硬拷贝发送给收件人而不是电子邮件，那么正确的格式尤其重要，因为这封信需要适合页面，看起来专业，清晰，简洁且易于阅读。

查看有关在撰写专业信件，示例和建议时需要包括的信息，有关业务通信的适当字体，称呼，间距，结束和签名的信息。

在正式信中包括什么

正式的信件应包括您为什么写作，联系信息，问候和关闭以及您的签名的详细信息。

信的开始

联系信息（书面信）：书面信件应包括您和收件人的联系信息（名称，标题，公司名称，地址，电话号码，电子邮件），然后是日期。

联系信息（电子邮件）：发送电子邮件时，您无需包括收件人的联系信息。签名后，在信件结束时列出您的联系信息。

问候：使用专业的问候和正式标题来解决这封信（“亲爱的Mr./ms./dr。”）。

letter

您的信的第一段应该提供有关您为什么要写的介绍，以便与人联系的理由很明确。

在以下段落，提供有关您的请求或您提供的信息的具体详细信息。

这最后一段您的信件应重申您写作的原因，并感谢读者审查您的请求。如果适当，它还应该礼貌地要求书面答复或安排会议以进一步讨论您的请求的机会。

关闭这封信

use，例如“真诚”或“最好的问候”。

签名（书面信）：用您的手写签名结束字母，然后打字名称。

签名（电子邮件）：包括您的打字名称，然后是您的联系信息。

书面字母格式

这是正式字母的每个部分的模板：

您的联系信息
姓名
地址
城市，州邮政编码
电话号码
电子邮件

日期

收件人联系信息
姓名
标题
公司
地址
城市，州邮政编码

问候
亲爱的先生/姆斯。姓，

使用正式的称呼，不是一个名字，除非您对这个人很了解。如果您不知道该人的性别，则可以写出他们的全名。例如，写下“亲爱的帕特·克罗迪（Pat Crody）”，而不是“亲爱的克罗迪先生”或“亲爱的克罗迪女士”。如果您不知道收件人的名字，那么使用老式的名字仍然很常见，并且可以接受。敬启者。”

字母主体

• 第1段：例如，说明您写作的原因，例如，您是在要求某些内容或共享信息。
• 第2段：提供有关您的请求或所共享信息的详细信息。
• 第3段：如有必要，请包括有关您信件目的的更多信息。
• 第4段：感谢读者考虑您的请求，并要求回复您的信。

关闭
此致，

签名
手写签名（使用黑色或蓝色墨水签署书面字母）

打字签名
您的打字名称

电子邮件字母格式

这是专业电子邮件的每个部分的模板：

主题行
主题：您的名字 - 写作的原因

问候
亲爱的先生/姆斯。姓，

消息主体
您的消息通常最多应该是两三个段落。解释您为什么写作以及要求什么。

关闭
真挚地，

打字签名和联系信息
Mikala Schwartz
[email protected]
617-123-1234

下载的信件模板

这是一个您可以下载的信件模板（与Google Docs和Word Online兼容），或查看下面的文本版本。

专业书面信例

专业电子邮件示例

格式化信的提示

专业信件应该简单，简短，并写成业务格式使用传统字体。

• 字母的长度：大多数正式字母不超过一个打字页面。
• 字体样式和大小：使用普通字体，例如《时代新罗马》，Arial或Calibri。您的字体尺寸应在10到12点之间。
• 利润：使用一英寸的边距，并证明您的文字合理。
• 间距：单个空间，并在每个段落之间留出一个空间。使用一英寸的边距，并将您的文本对准左侧。在致敬后，关闭之前和之后，在印刷字母中留下额外的空间。
• 打印信件：商业信件应印在纯白皮书上。

校对，拼写检查和印刷

写信后，校对并在屏幕上仔细拼写检查。然后，将其打印出来，至少再一次大声朗读它，检查任何错误或错别字。这很重要，因为通常更容易在硬拷贝上发现错误。

检查格式错误是否存在，例如两个段落之间没有空间的段落或缩进错误的段落。然后，在将您的字母放入信封中之前，请使用黑色或蓝色墨水在您的打字名称上方签名。

如果您正在通过电子邮件发送信件，请发送副本给自己，以确保它是完美的。然后将最终版本发送给收件人。

打印您的书面信件的副本，以便您有记录。您的电子邮件将保存在您的“发送”电子邮件文件夹中。

如何解决信封

当您的信件准备好邮寄时，将其折成三分之一，以使其适合业务大小的信封。您可以使用文字处理程序在信封上打印地址或手写。

将您的名字打印在信封正面的左上角。将收件人的地址打印在信封的中心，与长侧平行。在信封的右上方添加邮票。