适当的商业信件格式

在您的业务通信中，使用适当的业务信函格式传达了一种专业感，可以通过新的业务联系方式给人以正确的第一印象。使用文字处理软件，可以很容易地使用正确的格式创建字母。

四种格式

美国的商业信件实际上可以遵循四种通用字母格式之一。所有四种格式都是可以接受的，但是块是最常见的。

块字母格式：通用的块字母格式的所有文本都带有左边缘。段落的分布加倍，所有文本行都是单个间隔。边距是一英寸的标准文字处理器设置。

替代块字母格式：替代块字母格式将返回地址，日期，关闭，签名，名称和标题移至页面的右侧。

半块字母格式：半块和块之间的唯一区别是每个段落的第一行是在半块中缩进的。

简化的字母格式：这种格式采用块字母的相同属性，一个例外：取消了问候或称呼。当您不知道接受者的性别是男性还是女性时，这是一种有用的格式。

商业信件的部分

• 返回地址：如果您有公司信件，则可以跳过本节。包括您的完整业务地址和正确的法定业务名称。您还可以包含您的电子邮件地址或电话号码。
• 日期：遵循一个月的年度格式（与在欧洲盛行的每日年度格式相反）。将您的日期当前到信函的实际邮寄日期。
• 收件人的姓名和地址：包括您发送信件的人的全名和地址。也可以添加收件人的标题。
• 问候：对于问候，请使用“亲爱的”，然后使用1）该人的全名或2）先生或女士及其姓氏。结束与结肠的问候。
• 主题：清楚说明字母的主题可帮助您的收件人快速确定字母的上下文。
• 身体：您的信件主体应该从一般介绍您是谁和信件的目的开始。进一步的段落将提供与信件目的有关的详细信息。用呼吁关闭身体：鼓励收件人做您想做的事的句子。考虑到读者的有限时间，每个商业信件都应该简洁。
• 关闭：在这里，您可以选择任何正式的选项，例如“最好的问候”或“真诚”。
• 签名：用您在字母中使用的相同名称签名。
• 名称和标题：包括您的全名和职位。
• 外壳和CC：如果您要发送其他文档，请编写“围栏：”，然后对这些文档进行描述。如果至少另一个人也收到了这封信的副本，则包括CC ：（对于碳副本，一种使用碳纸制作字母副本的旧方法），并提供其他收件人的名称。

您可以通过使用文字处理程序来简化创建业务信件的过程。在Microsoft Word中，单击文件，然后从模板中选择新的...，向下滚动，然后双击业务信件。如果选择使用它们，则必须手动添加上面的一些元素。