远程工作的兴起改变了组织如何管理团队，带来新的灵活性并扩大人才库。但是，这种转变也在遵守等领域列出了独特的挑战，尤其是在在线I-9验证。确保遵守联邦I-9法规很重要，因为不当处理可能会导致重大罚款，法律风险和声誉损失。随着公司越来越依赖远程劳动力，必须采用有效的策略来管理I-9验证和缓解合规风险。
了解I-9验证的合规性要求
I-9表格是雇主验证每位在美国工作的新员工的身份和就业授权的要求。该验证必须在员工开始日期的三个工作日内完成。通常，这涉及亲自审查员工的身份文件，但是随着远程工作的增加，组织在管理这一过程的情况下面临挑战，而无需直接的身体接触。
为了应对这些挑战，美国国土安全部以及美国移民和海关执法暂时放松了在COVID-19-19大流行期间的亲自验证要求。在此临时指导下，雇主被允许审查几乎偏远工人的身份文件。但是，公司必须为这些临时住宿结束的可能性做好准备，并可能需要恢复传统的面对面验证。无论使用哪种方法，组织都必须实施策略以保持合规性并管理与远程I-9验证相关的风险。
实施远程验证解决方案
在远程劳动力中管理I-9验证的最有效方法之一是使用远程验证解决方案。这些工具和平台通过允许员工在人力资源团队或授权代表进行审查并在线验证他们的同时，以数字方式安全地提交标识文件来简化I-9流程。
远程验证解决方案通常包含诸如指导工作流，实时错误检测以及I-9表格的安全存储等功能，所有这些都降低了不遵守的风险。通过使用数字平台，人力资源团队可以确保在所需的时间范围内完成验证，即使员工没有身体出席。此外，这些解决方案通常与现有的人力资源系统集成，简化了入门过程，并为文档管理提供了集中的位置。
为了遵守当前的DHS法规，远程验证平台还可以通过授权代表（例如公证人或第三方供应商）在员工的位置来促进身体检查。此方法可确保即使远程工人也满足亲自文档检查的法律要求。
利用授权代表进行文件验证
当雇主的面对面验证不可行时，利用授权代表可以是有效的选择。根据联邦准则，雇主被允许指定授权代表代表他们填写I-9表格的第2节。这个人可能是公证人，律师或雇员附近的另一个值得信赖的第三方。
缓解这种方法的关键是确保对授权代表进行适当培训并了解其职责。代表犯下的错误，例如未能正确验证文件或错误地填写I-9表格，可能会导致违反合规性和对雇主的处罚。因此，向授权代表提供详细的说明和清单对于确保他们了解合规性要求并遵循适当的步骤至关重要。
此外，使用数字平台来管理人力资源团队，员工和授权代表之间的通信，可以简化流程，并确保雇主维持对验证过程的监督。
确保及时重新宣传和文档管理
对于受雇于临时工作授权的远程工人，管理重新验证截止日期至关重要。要求雇主重新验证其工作授权文件过期的雇员，并且不按时执行此操作可能会导致违规罚款。
远程工作会使此过程复杂化，特别是如果组织没有适当的系统来跟踪文档到期日期。人力资源团队应实施数字I-9验证解决方案，以提供自动提醒的重新启动截止日期。这些系统可以向人力资源专业人员和文件到期的员工发送通知，从而确保重新验证发生在截止日期之前，并降低了失效工作授权的风险。
安全文档管理是合规性的另一个关键组成部分。 I-9表格和支持文件必须在就业期间和终止后的设定期间存储。在远程劳动力中，至关重要的是拥有一个集中的，安全的平台来存储这些文档。数字平台提供安全的，加密的存储解决方案，可轻松访问审核和合规性检查，从而降低了丢失或不当文书工作的风险。
在偏远环境中保持审计准备
冰审核是任何组织的重要风险，远程工作可能会使此类审核的准备变得复杂。最大程度地降低风险的关键策略是始终保持审计准备就绪。这涉及确保所有I-9表格都可以准确完成，牢固地存储，并且易于访问以进行审查。
数字I-9验证解决方案提供了维持全面审计步道的优势。这些步道记录了表格上采取的每项措施，包括填写表格，审查文件以及进行任何修改的人。在审计期间，这种透明度水平可能是无价的，因为它证明了组织对维持合规性的承诺。
除了审核步道外，定期对I-9记录的内部评论对于维持合规性至关重要。人力资源团队应定期对其I-9表格进行审核，以识别和纠正任何差异或缺失信息。通过主动管理合规性，组织可以降低处罚风险，并确保在冰上审核时做好准备。
与法规的变化保持最新状态
随着监管环境的发展，特别是在远程I-9验证的临时住宿中，人力资源团队必须了解联邦要求的变化。雇主必须保持敏捷并调整其流程，以确保符合远程工人与I-9验证有关的任何更新或政策更改。
订阅DHS和ICE更新，以及与法律顾问或合规专家紧密合作，可以帮助人力资源团队在不断变化的法规方面保持最新状态。与员工保持牢固的沟通同样重要，尤其是在需要返回亲自验证的情况下。让员工通知I-9流程的任何更改以及对他们的期望确保顺利合规过渡。
结论
在远程劳动力中管理I-9的验证提出了独特的挑战，但是有了正确的策略和工具，可以有效地维护合规性和风险管理。远程验证解决方案，授权的代表培训，自动重新启动跟踪和安全文档管理都是远程团队稳健的I-9合规性策略的关键组成部分。通过采用这些策略，人力资源专业人员可以确保其组织保持合规，降低风险，并为将来可能发生的任何审计或监管变更做好准备。随着远程工作继续塑造劳动力，投资这些解决方案不仅可以保护您的组织，还可以简化和改善整体入职和合规经验。
