什麼是Pro Forma發票？必需的信息和示例

Pro Forma發票實際上不是發票。這是一個初步銷售單下訂單並在發貨或交付貨物之前發送給買家。它通常會描述購買的物品，價格和其他重要信息，例如運輸重量和運輸費用。

了解Pro Forma發票

專業式發票與簡單的價格報價不同，因為它列出了交易的條款。但是，這些術語可能會發生變化。它代表了一種真誠估計，該估計用於通知買方並防止對交易最終提出任何意外或重大指控的誤解。

幾乎所有行業的企業都使用Pro Forma發票來滿足其內部購買批准流程。 Pro Forma Invoices通過限制交易的額外來源來簡化銷售過程，因為所有術語均已預先定義。

大多數Pro Forma發票為買家提供了精確的銷售價格。它們包括對任何的估計委員會或費用，例如適用的稅收和運輸費用。

公司可能會在運送任何商定的人之前發送Pro Forma發票可交付成果或帶有發貨的物品。它包含與銷售相關的成本細節，但不是官方付款需求。沒有準則決定備考發票的確切呈現或格式，它可能與實際的商業發票可能不類似。

專業發票的目的

賣方使用Pro Forma發票與買方交流預期的費用，費用和訂單交貨日期。這種透明度可以幫助製造商避免訂單交付時任何誤解。 Pro Forma發票代表了購買方希望支付的成本的估計。

Pro Forma發票還為買家提供了在交付前協商條款的機會。例如，如果買方對價格，數量或交貨時間表不滿意，他們可以聯繫製造商以達到相互滿意的結論。

Pro Forma發票並不是法律要求的，但是它們通常是一個好主意，因為它們可以在交付時防止爭議。

Pro Forma信息

用於國際貨物

在貨物通過之前，需要具體文檔海關進入美國，傳統的商業發票必須列出大量信息，例如買方和賣方，商品的描述，數量，所有已發貨商品的價值以及購買的位置，付款方式，貨幣，承運人等。

國際貨物不需要專業的發票，但是當不最終的交易需要估算購買產品成本時，經常使用。它應該包括足夠的信息以允許海關確定職責需要對隨附的商品進行一般檢查。此信息可以包括：

• 估計價格
• 產品描述和質量
• 產品數量
• 付款方式
• 預期交貨時間

如果一家公司使用專業的海關發票，它還必須在120天內呈現商業發票。

用於其他交易

即使某些數字尚未最終，備考發票也應包含交易的所有詳細信息，以使買家感到驚訝。根據業務類型，Pro Forma發票可以包括：

• 術語“ Pro Forma Invoice”和“不是發票”
• 交易日期
• 產品描述
• 數量
• 售價
• 交貨日期
• 處理費
• 運輸費用
• 任何客戶或賣方規格

Pro Forma發票與最終發票

雖然for式發票代表了購買協議條款的初步通知，但正式（最終）發票是一種官方商業文書，通知接收方他們的付款義務。通常在交貨時發出正式發票，並構成接收方付款的請求。

與官方發票不同，專業發票僅用於防止對交易細節的誤解，例如應付的金額。通常在下訂單時發出，以便買方可以澄清有關價格或交貨日期的任何問題。

Pro Forma發票示例

如果銷售合同的條款指定在買方收到某些商品之前，公司可以使用Pro Forma發票。

例如，麵包店的客戶可能會同意在Pro Forma發票上的蛋糕價格，一旦準備就緒，麵包師將提供蛋糕。然後，當客戶收到最終正式發票時，他們將付款。最終發票金額應相同或接近Pro Forma發票的金額。

底線

Pro Forma發票是一份初步文件，概述了下訂單時的銷售條款。儘管不是最終的，但專業發票應使買方清楚地了解銷售條款，包括價格，交貨日期和任何額外費用。它不如正式/最終發票的正式發票，該發票通常在交貨時發行。