什麼是發票？它的部分以及為什麼它們很重要

什麼是發票？

發票是一份時間戳記的商業文件，逐項列出和記錄買方與賣方之間的交易。如果以信用額購買商品或服務，則發票通常指定交易條款，並提供有關可用付款方式的信息。

發票的類型可能包括紙質收據，銷售清單，借記筆記，銷售發票或在線電子記錄。

發票的基礎知識

發票必須聲明，這是法案表面上的發票。它通常具有稱為發票號的唯一標識符，這對於內部和外部參考很有用。發票通常包含賣方或服務提供商的聯繫信息，以防與帳單有關的錯誤。

術語

可以在發票上概述付款條款，以及有關延期付款評估的任何折扣，早期付款詳細信息或財務費用的信息。它還顯示了商品的單位成本，購買的總單位，貨運，處理，運輸和相關稅收費用，並概述了欠款的全部款項。

時間和打印

公司可以選擇發送一個月的聲明作為所有未償交易的發票。如果是這種情況，則該聲明必須表明不會發送隨後的發票。從歷史上看，發票已在紙上記錄，通常會產生多個副本，因此買方和賣方都有交易記錄。

目前，計算機生成的發票很普遍。它們可以按需打印或通過電子郵件發送給每個方。電子記錄還允許您更容易按數字，日期，商品或客戶端進行搜索和分類。

由於形狀

一個由於形式發票是初步銷售單在發貨或交付貨物之前發送給買家。發票通常會描述購買的物品和其他重要信息，例如運輸重量和運輸費用。由於形狀發票經常通過國際交易發揮作用，尤其是用於進口的海關目的。

發票日期

發票日期表示已計費貨物和交易正式記錄的時間戳記的時間和日期。因此，發票日期具有基本的付款信息，因為它決定了賬單的信用期限和到期日。這對於提供信用的實體（例如淨30）尤其至關重要，這意味著付款應在30天內付款。

同樣，為客戶提供返回商品的選項通常會根據購買證明的特定數量的截止日期，如發票中所示。

電子發票

自從計算機是，人和企業發現，更容易依靠電子發票作為紙質文件的替代方案。電子發票或電子發票是一種電子計費形式，可產生，存儲和監視器與交易相關的文檔在各方之間，確保其協議條款得以履行。

這些電子文件可能包括發票和收據，採購訂單，借方和信用票據，付款條款和說明以及匯款單。數字發票通常是通過電子郵件，網頁或應用發送的。優點包括以下內容：

• 永久性和抵抗身體損害
• 易於搜索和分類特定的名稱，術語或日期
• 提高審核能力
• 按需打印或複制的能力
• 數據收集和商業智能的能力
• 減少紙張用途

電子發票包括幾種技術和條目選項，並用作一般術語來描述發票以電子方式呈現給客戶付款的任何方法。已經開發出了幾種電子發票標準，例如Edifact和UBL，以促進採用和效率。

應付發票和賬款

發票跟踪產品的銷售，用於庫存控制，會計和稅收目的，以幫助跟踪應付帳款以及類似的義務。許多公司運送該產品並期望稍後付款，因此應付的總金額成為買方應付的帳戶，並為賣方收款。

現代發票是以電子方式傳輸的，而不是基於紙張的。如果丟失發票，買方可以向賣方索取副本。發票的使用代表信貸的存在，因為賣方已經發送了產品或提供服務，而無需預先獲得現金。

發票和內部控制

發票是會計的關鍵要素內部控制。發票上的費用必須由負責任的管理人員批准。或者，發票與採購訂單匹配，並在對信息進行核對後，將付款用於批准的交易。審計公司確保在測試費用截止時將發票輸入適當的會計期。

底線

發票是用於通知客戶付款的文檔。它也可以作為發行業務的記錄，因此可以跟踪其應收款。過去，由於技術的局限性，發票僅在紙上發行。最近，電子發票很受歡迎，因為它們可以節省時間和金錢，並且可以自動生成和發送。