สมุดเงินสดคืออะไร? ทำความเข้าใจกับบทบาทและหน้าที่ของมัน

หนังสือเงินสดเป็นวารสารทางการเงินที่บันทึกธุรกรรมเงินสดของธุรกิจทั้งหมด เครื่องมือบัญชีพื้นฐานนี้ติดตามทั้งกระแสเงินสดที่เข้าและขาออกทำให้ธุรกิจมีความชัดเจนเรียลไทม์เกี่ยวกับสถานะเงินสดของพวกเขา

โดยการจัดทำเอกสารรายละเอียดของการทำธุรกรรมแต่ละครั้งรวมถึงวันที่หมายเลขอ้างอิงและคำอธิบายแบบเต็มมันจะยากขึ้นสำหรับข้อผิดพลาดหรือกิจกรรมที่ฉ้อโกงที่จะไม่มีใครสังเกตเห็น รายละเอียดระดับนี้ช่วยให้ธุรกิจเก็บรักษาบันทึกทางการเงินที่ถูกต้องและตอบสนองต่างๆการบัญชีความต้องการ.

สมุดเงินสดคืออะไร?

หนังสือเงินสดเป็นหนังสือหลักของบัญชีที่บันทึกการทำธุรกรรมเงินสดและธนาคารตามลำดับเวลาทั้งหมดไม่เหมือนกบัญชีแยกประเภททั่วไปซึ่งรวบรวมธุรกรรมทางการเงินทุกประเภทสมุดเงินสดมุ่งเน้นไปที่รายการที่เกี่ยวข้องกับเงินสด สิ่งนี้จะช่วยรักษาบันทึกที่ถูกต้องของสถานะเงินสดขององค์กร

ที่พื้นฐานที่สุดหนังสือเงินสดเป็นจุดเริ่มต้นแรกสำหรับการทำธุรกรรมเงินสดทั้งหมด สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงเงินสดที่ได้รับหรือชำระเงินสำหรับสิ่งต่อไปนี้:

ใบเสร็จรับเงิน

• การชำระเงินของลูกค้า
• ได้รับดอกเบี้ย
• การขายสินทรัพย์
• ผลตอบแทนการลงทุน
• เงินกู้

การชำระเงินสด

• การชำระเงินของผู้ขาย
• เงินเดือนพนักงาน
• เงินสดสวย
• ค่าสาธารณูปโภค
• การซื้ออุปกรณ์
• การชำระคืนเงินกู้
  

โครงสร้างและหน้าที่ของสมุดเงินสด

โครงสร้างของสมุดเงินสดเป็นไปตามรูปแบบที่เป็นระบบเพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกและอ้างอิงการทำธุรกรรมเงินสด

หนังสือเงินสดสามารถจัดรูปแบบในรูปแบบที่แตกต่างกัน บางส่วนรวมคอลัมน์แยกต่างหากสำหรับเครดิตกับเดบิต คนอื่น ๆ อาจใส่ debits ในวงเล็บ "()" หรือใช้เครื่องหมาย "-" เพื่อบ่งบอกถึงการไหลออก คนอื่น ๆ ทำตามรูปแบบสองครั้งที่ด้านซ้ายรู้จักกันในชื่อด้านเดบิต, บันทึกใบเสร็จรับเงินทั้งหมดในขณะที่ด้านขวา,ด้านเครดิต, เอกสารการชำระเงินสดทั้งหมด

แต่ละรายการมีรายละเอียดที่จำเป็นเช่นต่อไปนี้:

• วันที่ทำธุรกรรม (ตามลำดับเวลา)
• คำอธิบายหรือรายละเอียด
• อ้างอิงหรือหมายเลขโฟลิโอ
• จำนวน
• การรักษาพิเศษ (ส่วนลด ฯลฯ )
• การทำงานสมดุล

โครงสร้างช่วยให้สามารถคำนวณยอดเงินสดได้ทันทีและทำให้ง่ายขึ้นการคืนดีธนาคาร-

ประเภทของหนังสือเงินสด

หนังสือเงินสดมาในสามสายพันธุ์หลักแต่ละรายการที่ตอบสนองความต้องการทางบัญชีที่แตกต่างกันและระดับความซับซ้อน:

สมุดเงินสดคอลัมน์เดียว

สมุดเงินสดคอลัมน์เดียวเป็นรูปแบบที่ง่ายที่สุดบันทึกเฉพาะเงินสดการทำธุรกรรม- ธุรกิจขนาดเล็กและการเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวอาจชอบรูปแบบนี้เนื่องจากลักษณะที่ตรงไปตรงมา มันรักษายอดเงินสดที่ใช้งานได้ในมือและสามารถอัปเดตแบบเรียลไทม์หรือคืนดีกันในตอนท้ายของแต่ละวัน

ตัวอย่างสมุดเงินสดคอลัมน์เดียว
วันที่	คำอธิบาย	หมายเลขโฟลิโอ	จำนวนที่ได้รับ		วันที่	คำอธิบาย	หมายเลขโฟลิโอ	จำนวนเงินที่จ่าย

สมุดเงินสดคอลัมน์สองคอลัมน์

เวอร์ชันที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นนี้รวมเอาคอลัมน์เงินสดและธนาคารช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามการทำธุรกรรมเงินสดทางกายภาพและบัญชีธนาคารพร้อมกัน รูปแบบคอลัมน์สองคอลัมน์ให้มุมมองที่ครอบคลุมมากขึ้นเกี่ยวกับสินทรัพย์สภาพคล่องของ บริษัท ทำให้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่จัดการการทำธุรกรรมเงินสดและธนาคารเป็นประจำ

ตัวอย่างสมุดเงินคอลัมน์สองคอลัมน์
วันที่	คำอธิบาย	หมายเลขโฟลิโอ	จำนวนที่ได้รับ	ธนาคาร		วันที่	คำอธิบาย	หมายเลขโฟลิโอ	จำนวนเงินที่จ่าย	ธนาคาร

สมุดเงินสดคอลัมน์สามคอลัมน์

ตัวแปรถัดไปรวมถึงคอลัมน์พิเศษสำหรับการทำธุรกรรมส่วนลดซึ่งโดยทั่วไปจะใช้โดยธุรกิจขนาดใหญ่ที่เสนอหรือรับส่วนลดบ่อยครั้ง สมุดเงินสดประเภทนี้มักจะรวมอยู่ในซอฟต์แวร์บัญชีใช้ในการจัดการการเงินของ บริษัท

สมุดเงินสดคอลัมน์สามคอลัมน์
วันที่	คำอธิบาย	หมายเลขโฟลิโอ	จำนวนที่ได้รับ	ธนาคาร	การลดราคา		วันที่	คำอธิบาย	หมายเลขโฟลิโอ	จำนวนเงินที่จ่าย	ธนาคาร	การลดราคา

ตัวอย่างรายการหนังสือเงินสด

ลองทำตามสองธุรกิจสมมุติผ่านการทำธุรกรรมหนึ่งสัปดาห์เพื่อทำความเข้าใจว่าหนังสือเงินสดอาจทำงานอย่างไร เราจะตรวจสอบทั้งคอลัมน์เดียวและสมุดเงินสดคอลัมน์สองคอลัมน์เพื่อแสดงความแตกต่างและดูว่าการรักษายอดคงเหลือนั้นได้รับการบำรุงรักษาอย่างไร

ตัวอย่างที่ 1: A Corner Café (สมุดเงินคอลัมน์เดียว)

ลองติดตามร้านกาแฟเล็ก ๆ ผ่านการทำธุรกรรมประจำวันเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ สมุดเงินสดคอลัมน์เดียวเหมาะสมสำหรับความต้องการเล็กน้อยเนื่องจากพวกเขาส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมเงินสดเป็นส่วนใหญ่

วันที่ 1 - วันจันทร์ที่ 12 กุมภาพันธ์
วันที่	รายละเอียด	ผู้อ้างอิง	รายรับ	การชำระเงิน	$ ยอดคงเหลือ
12 กุมภาพันธ์	การเปิดสมดุล	-	-	-	1,000
12 กุมภาพันธ์	ยอดขายรายวัน	S0212-1	2,500	-	3,500
12 กุมภาพันธ์	อุปทานร้านขายของชำ	P0212-1	-	500	3,000
12 กุมภาพันธ์	ค่าจ้างพนักงาน	P0212-2	-	800	2,200

วันที่ 2 - วันอังคารที่ 13 กุมภาพันธ์
วันที่	รายละเอียด	ผู้อ้างอิง	รายรับ	การชำระเงิน	$ ยอดคงเหลือ
13 กุมภาพันธ์	การเปิดสมดุล	-	-	-	2,200
13 กุมภาพันธ์	ยอดขายรายวัน	S0213-1	2,800	-	5,000
13 กุมภาพันธ์	ส่งนม	P0213-1	-	300	4,700
13 กุมภาพันธ์	เมล็ดกาแฟ	P0213-2	-	450	4,250

วันที่ 3 - วันพุธที่ 14 กุมภาพันธ์
วันที่	รายละเอียด	ผู้อ้างอิง	รายรับ	การชำระเงิน	$ ยอดคงเหลือ
14 กุมภาพันธ์	การเปิดสมดุล	-	-	-	4,250
14 กุมภาพันธ์	ยอดขายรายวัน	S0214-1	3,500	-	7,750
14 กุมภาพันธ์	การตกแต่งพิเศษ	P0214-1	-	200	7,550
14 กุมภาพันธ์	พนักงานพิเศษ	P0214-2	-	400	7,150

ตัวอย่างที่ 2: Tech Solutions Inc. (สมุดเงินคอลัมน์คู่)

ตอนนี้เรามาตรวจสอบ บริษัท ที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีที่จัดการทั้งการทำธุรกรรมเงินสดและธนาคารเป็นประจำทุกวัน สมุดเงินสดคอลัมน์สองคอลัมน์ของพวกเขาช่วยติดตามการทำธุรกรรมทั้งสองประเภทพร้อมกัน

วันที่ 1 - วันจันทร์ที่ 12 กุมภาพันธ์
วันที่	รายละเอียด	ผู้อ้างอิง	เงินสด	ธนาคาร	ยอดเงินสด	ยอดเงินธนาคาร	ยอดรวม $
12 กุมภาพันธ์	การเปิดสมดุล	-	-	-	500	5,000	5,500
12 กุมภาพันธ์	การชำระเงินของลูกค้า	R101	-	2,500	500	7,500	8,000
12 กุมภาพันธ์	อุปกรณ์สำนักงาน	P101	(200)	-	300	7,500	7,800

วันที่ 2 - วันอังคารที่ 13 กุมภาพันธ์
วันที่	รายละเอียด	ผู้อ้างอิง	เงินสด	ธนาคาร	ยอดเงินสด	ยอดเงินธนาคาร	ยอดรวม $
13 กุมภาพันธ์	การเปิดสมดุล	-	-	-	300	7,500	7,800
13 กุมภาพันธ์	ยอดขายเงินสด	R102	750	-	1,050	7,500	8,550
13 กุมภาพันธ์	ใบเรียกเก็บเงินทางอินเทอร์เน็ต	P102	-	(150)	900	7,500	8,400
13 กุมภาพันธ์	เงินฝากธนาคาร	T101	(800)	800	100	8,300	8,400

วันที่ 3 - วันพุธที่ 14 กุมภาพันธ์
วันที่ -	รายละเอียด	ผู้อ้างอิง	เงินสด	ธนาคาร	ยอดเงินสด	ยอดเงินธนาคาร	ยอดรวม $
14 กุมภาพันธ์	การเปิดสมดุล	-	-	-	100	8,300	8,400
14 กุมภาพันธ์	ค่าใช้จ่ายที่ปรึกษา	R103	-	3,000	100	11,300	11,400
14 กุมภาพันธ์	เงินสดเล็กน้อย	TR102	500	(500)	600	10,800	11,400
14 กุมภาพันธ์	เงินเดือนพนักงาน	P103	-	(4,500)	600	6,300	6,900

ประโยชน์ของการบำรุงรักษาสมุดเงินสด

ข้อดีของการบำรุงรักษาสมุดเงินสดที่มีการจัดระเบียบอย่างดีเกินกว่าการเก็บบันทึกขั้นพื้นฐาน:

• การจัดการเงินสดที่ปรับปรุงแล้ว: การบำรุงรักษาสมุดเงินสดปกติให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์สู่กระแสเงินสดทำให้สามารถตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณได้ดีขึ้น สมุดเงินสดที่ได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมอาจเป็นระบบเตือนภัยล่วงหน้าสำหรับปัญหากระแสเงินสดที่อาจเกิดขึ้น
• การกระทบยอดธนาคารที่ง่ายขึ้น:รูปแบบที่มีโครงสร้างของหนังสือเงินสดช่วยให้กระบวนการกระทบยอดของธนาคารง่ายขึ้นช่วยให้ธุรกิจระบุความไม่ตรงกันในบันทึกและงบของธนาคารได้ทันที
• การบำรุงรักษาเส้นทางการตรวจสอบ:หนังสือเงินสดสร้างชัดเจนเส้นทางตรวจสอบในการทำธุรกรรมเงินสดทั้งหมดซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการควบคุมภายในและการตรวจสอบภายนอก เอกสารนี้สามารถมีค่าได้ในระหว่างการเตรียมภาษีและการทบทวนทางการเงิน
• การตรวจจับและป้องกันข้อผิดพลาด: กระบวนการบันทึกอย่างเป็นระบบช่วยระบุข้อผิดพลาดหรือความผิดปกติอย่างรวดเร็วลดความเสี่ยงของความคลาดเคลื่อนทางการเงินการโจรกรรมและการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้น
• การปฏิบัติตามกฎระเบียบ: เขตอำนาจศาลบางแห่งกำหนดให้ธุรกิจต้องเก็บบันทึกการทำธุรกรรมเงินสดโดยละเอียดสมุดเงินสดที่ได้รับการดูแลเป็นอย่างดีช่วยให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับกฎระเบียบเหล่านี้

การรวมเข้ากับระบบบัญชีที่ทันสมัย

ในขณะที่หนังสือเงินสดที่ใช้กระดาษแบบดั้งเดิมยังคงมีอยู่และบางเล่มเลือกที่จะใช้ Excel หรือ Google Spreadsheet อย่างง่าย แต่ธุรกิจจำนวนมากในปัจจุบันใช้ระบบบัญชีดิจิตอลที่รวมฟังก์ชั่นหนังสือเงินสด ระบบเหล่านี้ให้ประโยชน์เพิ่มเติมเช่นต่อไปนี้:

• การคำนวณอัตโนมัติ
• การอัปเดตแบบเรียลไทม์
• การรวมเข้ากับโมดูลทางการเงินอื่น ๆ เช่นซอฟต์แวร์เตรียมภาษี
• ความสามารถในการรายงานที่เพิ่มขึ้น
• การเข้าถึงและการสำรองข้อมูลบนคลาวด์

บรรทัดล่าง

หนังสือเงินสดแสดงถึงมากกว่าเครื่องมือเก็บบันทึก-เป็นองค์ประกอบพื้นฐานของการจัดการทางการเงินที่ดี ไม่ว่าจะใช้รูปแบบคอลัมน์เดียวอย่างง่ายหรือระบบคอลัมน์สามคอลัมน์ที่ซับซ้อนมากขึ้นการเก็บรักษาบันทึกเงินสดที่ถูกต้องจะช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจได้ดีขึ้นจัดการกระแสเงินสดมีประสิทธิภาพมากขึ้นและรักษาความปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ไม่ว่าจะทำด้วยตนเองหรือผ่านซอฟต์แวร์บัญชีที่ซับซ้อนหนังสือเงินสดนั้นเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับการจัดการทางการเงิน