W-4表格：雇主责任和信息

从本质上讲，在美国工作的所有员工都必须填写W-4表格，雇主用来计算员工薪水的联邦所得税预扣。本文介绍了W-4表格以及如果此表格存在问题，雇主必须做什么。

什么是IRS W-4表格？

每个在美国工作的员工在新工作中被雇用时都必须填写IRS表格W-4。这种形式称为员工的预扣证书，包括在计算雇员的联邦所得税预扣时供雇主使用的信息。它还包括工作表，以帮助员工弄清楚自己的预扣。

雇员必须在雇主给予他们的第一个薪水之前填写出租表格。您（作为雇主）必须在雇主接收到的第30天或之后结束的第一个工资期开始之前开始使用新的W-4。

这是一个例子：Josie在11月10日为您提供了新的W-4；她在每个月的第15和30号薪水。您必须在12月15日的工资单中使用W-4表格来设置她的员工记录并使用W-4表格付款，因为第30天的工资单为时已晚，无法满足实施要求。

员工如何更新其W-4？

员工可能会在一年中的任何时候更改W-4表格上的预扣金额，但是在年后期进行的更改将对当年的税收产生较小的影响。员工通常会提交新的W-4，以改变个人情况，例如婚姻，离婚或收入变动。如果更改减少了员工的预扣额，则必须在更改发生后的10天内提交。W-4保持生效多长时间没有时间限制。直到员工将其更改为止。

最新的W-4必须由雇员签署，雇主必须将其保留在员工的工资夹文件夹中，以验证联邦所得税预扣的金额。

如果员工想对W-4进行调整奖金或其他一次性薪酬更改，您应该给他们足够的通知，以便他们可以计划预扣更改，以与奖金相同的工资单生效。例如，如果乔在12月15日的薪水中获得了3,000美元的奖金，那么他可以完成新的W-4，以降低扣留扣款，仅仅是为此付款。然后，他可以为12月30日的薪水提交第二次W-4，以使预扣返回正常金额。

我可以通过电话或电子邮件接受W-4表格吗？

雇主无法通过电话或电子邮件从雇员那里接受有关新的或更改的W-4表格的信息，因为雇主无法知道该人是否已授权该诉讼。可以进行更改的唯一方法是亲自或通过邮件完成并签署W-4表格。

如果您对W-4有问题怎么办？

W-4表格可能无效，原因有几个原因，包括缺少所需的信息，缺乏签名或是否已更改表格。如果您认为W-4不有效，则必须根据上一个W-4继续扣留。如果无效的W-4表格是第一个形式，则扣留，就好像该人是单身，零津贴。

W-4表格的最新变化

自2020年1月1日起，W-4表被更改为遵守最近的税法变更。一些主要更改包括：

• 标题现在是“员工预扣证书”
• 由于津贴与个人豁免有关，因此没有更多的预提津贴。这些豁免不能再申请
• “家庭负责人”是未婚并支付合格人员一半以上的个人的新婚姻状况
• 对拥有多名工人的家庭有了新的调整，以更准确地估算预扣
• 雇主不能扣留平坦的百分比或美元金额。他们必须使用W-4和IRS表以及预扣方法。

常见问题（常见问题解答）

当雇员要求对W-4豁免时，雇主的责任是什么？

员工可以声称他们是免于预扣联邦所得税如果上一年没有纳税责任，而本年度则没有预期。员工必须在今年2月15日之前提交W-4要求豁免。如果员工以前被豁免，并且在此日期之前没有给您新的W-4，则必须扣留，好像该人是单身，没有其他调整。您还可以使用本年度以前的W-4（不要求豁免状态）。

雇主必须保留雇员W-4表格多长时间？

您必须将员工W-4表格保留在记录中至少四年，以验证您是否正确扣留联邦所得税。这些表格以及由员工签署的其他形式，必须在IRS审核的情况下以纸质副本格式提供。

多个作业计算如何影响W-4计算？

当前的W-4针对雇员或雇员和配偶有多个工作的情况有了新的计算。员工必须检查表格顶部的“多重收入”框。然后，您必须在W-4表格上使用适当的预扣表，以进行雇员的婚姻状况，以计算预扣额。