什么是业务需求文件？

业务需求文件的工作原理

您的小型企业已准备好扩展或出售新产品或各种更改，您可能正在寻找顾问或承包商来帮助您进行此项目。您需要做的第一件事是准备一份业务需求文件，以描述该项目以及需要做什么才能实现。

业务需求文档的主要目的是阐明使项目成功所需的所有内容，并对项目的每个部分进行详细要求。

企业，政府机构，教育机构，非营利组织或其他类型的组织可以使用业务需求文件。

业务需求文件（BRD）可以分为两个阶段。在项目的第一阶段中，它是一份文档，阐明了项目的所有要求，包括成本，实施详细信息，预计的福利，里程碑和实施时间表。

在第二阶段，该文件可以成为双方之间的合同，正式阐明了招聘公司（在这种情况下为ZXY，Inc。）和承包商进行工作的要求。

BRD的替代名称包括项目需求文档和要求规范文档。

一家公司（我们将其称为ZXY Inc.）决定将其会计功能外包给美国共享服务中心，他们开始寻找位置，设置服务，招聘和管理员工的过程。这是一项复杂的事业，需要花费数月的时间才能完成。他们从准备业务需求文件的团队开始。

尽管BRD和业务计划都可能包含类似的部分（例如，执行摘要），但意图是不同的。

一个商业计划是为了指导新的或现有的业务而创建的，但其目的更多是向贷方介绍筹款或扩展。

该业务计划包含有关公司及其计划和策略的一般信息，以产生收入以偿还贷款。财务报表是业务计划的关键部分，而BRD中的财务文件可能完全不同，以特定项目为中心。

两个文档之间的区别很小，但很重要。通常，为邀请各种供应商的建议而创建提案请求（RFP）。在Zxy，Inc，RFP的示例中，将送给提供外包服务的潜在公司以征集出价。

另一方面，BRD是为特定供应商准备的合资伙伴谁已经被招聘公司选中。 BRD包含更多细节，更多的规格和截止日期，并在项目结束时要满足。

创建RFP时，它会带有提交投标的截止日期和要求。截止日期后评估投标。

在某些方面，业务需求文档类似于其他类型的业务建议，但区别在文档的主要部分，即基本需求清单。

在编写此文档时尽可能详细。最好找律师帮助您确保您不会错过任何重要的事情。

BRD应包括这些部分：

介绍：首先对项目进行广泛描述，以及一个背景声明，描述了为什么必须进行项目。包括有关项目当事方的信息。
定义：定义并描述所有重要术语，因此每个人都在谈论同一件事。
目的声明：清楚地说明项目的目标，并以“本文档的目的是……”开始。
基本要求：这是文档的主要部分。列出该项目的所有要求，尽可能详细。在ZXY，Inc。的示例中，一个部分可能是雇用会计员工的要求。需要多少？他们有什么技能？什么证书？招聘公司必须遵循哪些就业法？
截止日期和临时检查站：时间表，流程图和图表。包括您认为的任何视觉效果将提高理解并阐明过程。确保包括一个详细的时间表。
签名：最后，包括一个双方签名的地方，证明个人已经阅读并理解文件的条款，并且他们同意遵守条款。

在初始阶段，业务需求文件是一项建议。您可能已经注意到，上面部分列表中缺少某些东西 - 付款的付款。没有关于要提供的服务的协议，没有合同的付款条款。

在双方在文档上签字之前，应在律师的帮助下添加标准合同语言，包括：

首先从目的声明开始，以确保文档中的所有内容都集中在目的上。然后编写定义以确保每个人都在谈论相同的事情。本文档的主要部分是项目的所有要求列表。包括图表，时间轴和其他支持视觉效果。

如果公司正在订购软件以操作其仓库，那么该软件可能必须能够包括多少种产品以及库存中需要哪些类型。另一个要求可能是跟踪位置和状态（现成的，日期运送等），另一个要求可能是仓库软件必须连接到公司的会计软件。