什么是发票？它的部分以及为什么它们很重要

什么是发票？

发票是一份时间戳记的商业文件，逐项列出和记录买方与卖方之间的交易。如果以信用额购买商品或服务，则发票通常指定交易条款，并提供有关可用付款方式的信息。

发票的类型可能包括纸质收据，销售清单，借记笔记，销售发票或在线电子记录。

发票的基础知识

发票必须声明，这是法案表面上的发票。它通常具有称为发票号的唯一标识符，这对于内部和外部参考很有用。发票通常包含卖方或服务提供商的联系信息，以防与帐单有关的错误。

术语

可以在发票上概述付款条款，以及有关延期付款评估的任何折扣，早期付款详细信息或财务费用的信息。它还显示了商品的单位成本，购买的总单位，货运，处理，运输和相关税收费用，并概述了欠款的全部款项。

时间和打印

公司可以选择发送一个月的声明作为所有未偿交易的发票。如果是这种情况，则该声明必须表明不会发送随后的发票。从历史上看，发票已在纸上记录，通常会产生多个副本，因此买方和卖方都有交易记录。

目前，计算机生成的发票很普遍。它们可以按需打印或通过电子邮件发送给每个方。电子记录还允许您更容易按数字，日期，商品或客户端进行搜索和分类。

由于形状

一个由于形式发票是初步销售单在发货或交付货物之前发送给买家。发票通常会描述购买的物品和其他重要信息，例如运输重量和运输费用。由于形状发票经常通过国际交易发挥作用，尤其是用于进口的海关目的。

发票日期

发票日期表示已计费货物和交易正式记录的时间戳记的时间和日期。因此，发票日期具有基本的付款信息，因为它决定了账单的信用期限和到期日。这对于提供信用的实体（例如净30）尤其至关重要，这意味着付款应在30天内付款。

同样，为客户提供返回商品的选项通常会根据购买证明的特定数量的截止日期，如发票中所示。

电子发票

自从计算机是，人和企业发现，更容易依靠电子发票作为纸质文件的替代方案。电子发票或电子发票是一种电子计费形式，可产生，存储和监视器与交易相关的文档在各方之间，确保其协议条款得以履行。

这些电子文件可能包括发票和收据，采购订单，借方和信用票据，付款条款和说明以及汇款单。数字发票通常是通过电子邮件，网页或应用发送的。优点包括以下内容：

• 永久性和抵抗身体损害
• 易于搜索和分类特定的名称，术语或日期
• 提高审核能力
• 按需打印或复制的能力
• 数据收集和商业智能的能力
• 减少纸张用途

电子发票包括几种技术和条目选项，并用作一般术语来描述发票以电子方式呈现给客户付款的任何方法。已经开发出了几种电子发票标准，例如Edifact和UBL，以促进采用和效率。

应付发票和账款

发票跟踪产品的销售，用于库存控制，会计和税收目的，以帮助跟踪应付帐款以及类似的义务。许多公司运送该产品并期望稍后付款，因此应付的总金额成为买方应付的帐户，并为卖方收款。

现代发票是以电子方式传输的，而不是基于纸张的。如果丢失发票，买方可以向卖方索取副本。发票的使用代表信贷的存在，因为卖方已经发送了产品或提供服务，而无需预先获得现金。

发票和内部控制

发票是会计的关键要素内部控制。发票上的费用必须由负责任的管理人员批准。或者，发票与采购订单匹配，并在对信息进行核对后，将付款用于批准的交易。审计公司确保在测试费用截止时将发票输入适当的会计期。

底线

发票是用于通知客户付款的文档。它也可以作为发行业务的记录，因此可以跟踪其应收款。过去，由于技术的局限性，发票仅在纸上发行。最近，电子发票很受欢迎，因为它们可以节省时间和金钱，并且可以自动生成和发送。