现代企业资源规划（ERP）系统涵盖了单个且灵活的屋顶下的大量解决方案。 ERP实施通过提供通用语言访问数据的能力，同时还有助于减少下游影响，从而在业务洞察过程中创造效率。通过从多个来源收集组织共享的交易数据，ERP系统消除了数据的重复，并提供了单个真理来源的数据完整性。 ERP系统还将通过跟踪生产，物流和财务方面的各个方面来为完整的业务流程提供透明度。这些集成的系统充当端到端工作流程和数据的企业中心枢纽，从而可以访问各个部门。
每个ERP实施中都有许多关键过程。但是，对于所有使用与供应链流程相关的多种功能的公司，三向匹配功能至关重要。三向（3向）匹配是一个会计过程，它比较了订购的内容（采购订单或PO），已交付的内容（收据）以及供应商的发票，以验证发票是否合法并准备付款。作为此过程的一部分，公司通过比较三个文档（采购订单，接收商品和供应商发票）的详细信息来验证发票。
虽然通常将3向匹配提供了常见的ERP系统，但公司通常会面临挑战，以使该应用程序的开箱即用功能与他们的需求相匹配。典型的挑战包括：
- 如果公司的要求涉及大量逻辑和派生以到达发票所需的字段，则在匹配过程中不支持各种交易在渠道收入管理中的应用。
- 没有办法与第三方系统集成以考虑进行三向匹配的发票数据。
- 对于任何ERP系统，要执行任何发票的3向匹配过程，购买订单信息应位于ERP系统中；否则，购买订单匹配标准的发票将不起作用。
- 如果发票具有交易和货运津贴，则没有可容纳这些细节的功能。
- 如果发票有额外的费用，则没有和解额外费用的功能。
为了使这些挑战更加复杂，三通匹配的开箱即用程序不适合某些业务用例。这些案例的示例包括：
- 没有集成的ERP系统的公司，这些系统需要针对居住在其他系统中的采购订单上执行其供应商发票的三向匹配过程
- 通过与采购订单收据相匹配并根据收入数量计算授权的货运来进行运营商运输付款
- 采购订单匹配的经纪发票付款
- 通过专门的用户界面（UI）为价格不匹配，数量差异，采购订单费用以及采购订单与供应商发票之间的津贴，为用户提供了异常处理流程。
- 能够与EDI（电子数据互换）发票数据或OCR（图像读数）数据集成以导入发票数据
- 能够在3条比赛过程中照顾交易，货运津贴和额外的EDI费用。
自定义解决方案
由于标准的ERP 3向匹配不符合上述任何要求，因此我设计并开发了一个自定义生态系统（称为匹配匹配的自定义应用程序），该系统可以生成所有所需的参考交易，以在3路匹配的标准中执行采购付费过程。所有这些申请都需要提供的数据文件，其中包含采购订单详细信息，例如项目，成本，订单数量，采购订单时间表，间接费用和货物收据信息。一旦从供应商那里收到发票后，请调用匹配项。该匹配前具有内置规则，可以根据发票的信息确定发票的来源，基于发票属性的任何罚款以及折扣。匹配前验证完成后，它会做两件事：创建一个具有修改线的发票以匹配PO并创建其他日记帐分录以记录罚款和折扣。这项创新为客户公司节省了付出的付费流程，并利用了需要对供应商征收的折扣和罚款。
该系统的目的是促进供应商或服务提供商开具3向匹配过程的开具。总是期望有一个三向匹配的过程具有带有项目订单数量和收据数量的采购订单信息，该信息将与发票数量匹配。当这三个数量变量均在公差限制范围内时，记录将通过以下过程授权付款：
- 扫描发票- 从供应商那里收到的发票通过单独的扫描系统进行扫描。这些发票中的元数据被导入到登台表中，并触发自定义AP扫描发票过程，该过程将发票导入到匹配前的分期表中以进行三向匹配。同时，扫描的图像将发送到DMS并存储在各自的文件夹中。将发票导入到匹配前表中后，将图像链接附加到发票上。用户可以从匹配之前的应用程序打开发票图像。
- EDI发票- EDI流程从各种EDI供应商中获取发票数据，并将其加载到EDI登台表中。自定义AP EDI Invoices导入程序从EDI登台表中选择发票，并执行验证。如果发票成功验证并具有所有强制性字段，则将发票加载到ERP登台表中。发票是由自定义发票导入程序拾取的，该程序将发票加载到3向匹配程序的匹配表中，该程序可进行验证和标准派生。如果验证失败，则将发票带来具有无效状态的匹配表，否则会带来新的状态。除此之外，还有一个准备匹配标志，将被标记为“ Y。”加载发票后，这将调用匹配程序。完成后，匹配前程序将选择此发票与其他发票以及处理相同的发票（图1）。
- 手动发票- 用户还可以在匹配之前的应用程序中手动创建发票。他们加载标头信息，屏幕自动加载收据线。用户可以手动平衡发票并在需要时更正发票。完成后，匹配前程序将选择此发票与其他发票以及处理相同的发票（图2）。
- 匹配前过程- 从各种来源进行匹配表的发票与收据进行3向匹配，并且自定义AP发票前匹配过程以不同的状态拾取发票，并根据不同条件和规则匹配发票。如果该过程没有找到任何例外，则将发票的状态更新为“匹配的和解。”如果该过程发现数量异常但没有价格异常，则需要三天的时间才能进行任何接收更正。三天后，发票被盖章为“匹配的和解。”如果该计划发现价格例外，则应该将各自的团队清除例外，以进一步处理发票。一旦各自的团队做出决定，发票就会被盖章“匹配的和解”通过匹配前程序。所有具有状态的发票“匹配的和解”被选为“自定义AP接口预先匹配的发票到ERP”并插入ERP AP接口表中。基于发票上更新的方案，插入接口中的行会有所不同。该程序调查了场景，将发票加载到接口中，并调用以下标准程序，即应付件打开接口导入。成功传输到ERP Accalbales系统系统的所有发票都绑在匹配申请中的发票中，这有助于从匹配之前的申请中提取发票相关的详细信息。来自ERP系统的发票ID在匹配之前的发票上盖章（图3）。
除了匹配功能外，匹配前应用程序还提供以下增强功能，可在发票标头级分组的交易，发票线级分组的交易，交易 - 交易 - 发票匹配 - PO上不可用的交易，交易 - 交易 - 发票匹配 - PO，货运津贴以及在发票匹配期间的罚款。
发票标题级分组的交易
- 发票在标题级别以及线路级别具有交易
- 在标题和行级别上，发票上可能有很多交易，因此匹配程序需要根据自定义表中的数据将交易分离
- 如果交易在标题级别，
- 总结交易金额从事交易
- 使用自定义表中的映射标识父交易，并将其分类为父交易。
- 如果没有父母交易，请将交易作为标头级负面调整。
发票线级分组的交易
如果交易处于行级别，则需要执行以下逻辑：
- 总结一下交易方面的交易。
- 使用自定义表中的映射标识父交易，并将其分类为父交易。
- 如果将自定义表中的映射中的子交易或父母交易标记为标题级别，则该交易金额应归类为标头级交易，并以标头级交易显示。
- 如果自定义表中的映射中的子交易或父股票被标记为行级别，并且将其标记为未发票，则交易金额乘以数量，交易/单位到达。如果买家例外，买家也向买家显示同样的情况（例如：OI津贴）。
- 如果自定义表中的映射中的子交易或父母交易被标记为行级别，并且未将其标记为未发票，则该交易应视为线级交易，并且不受买方的例外（例如：BDF津贴）。
一旦完成了上述分组，就需要根据自定义表中的其他映射来检查标题级别的交易，并在线级别（非OI）进行检查，然后继续进行交易匹配。
交易 - 发票匹配 - PO上没有交易
如果将发票上的父母交易称为“各种各样的，”这意味着该交易在PO上不可用。在这种情况下：
- 该交易已滚到标题，并以杂项线路传递给ERP AP接口。
- 与此类交易的PO/收据相匹配。
- 自定义表中的映射具有GL分布，要给此其他线条。
交易 - 发票匹配 - PO上可用的交易
如果发票上的父母交易未提及“各种各样的，”这意味着该交易可在采购订单上可用。在这种情况下：
- 交易金额应在标题级别上滚动，并与PO/收据匹配。
- 应在自定义表中的映射中检查父交易，然后转到相应的PO表以检查此PO的交易。
- 目的是获得以下三个金额：
- 交易发票
- 采购订单交易
- 收据交易（应计）
- 决定要开具哪些交易：
- 如果发票交易金额大于PO交易，则进行发票交易
- 如果发票交易金额低于PO交易，则进行PO交易
- 一旦达成的交易金额到达：
- 如果交易的范围在收据上，它将按照自定义表中的映射中提到的交易A/C达到各自交易中的交易
- 采用交易归还交易：其余的金额用于Deals HI帐户/交易收入法案，在自定义表中的映射中提到了基于公差的该协议。
货运津贴
- 货运津贴在采购订单标头级别捕获。
- 供应商发票还以购买订单标头级别或仅在交易行的采购订单线级别获得货运津贴。
- 这些线路在采购订单标题级别上滚动到货运津贴。
- 计算采购订单货物和供应商发票货物之间的差额，如果差额在公差范围内，则将处理，如果差异不在公差之外，则会呈价格异常。
- 发票的状态将是“匹配价格异常”并被标记为例外。
发票匹配期间的罚款
- 发票EDI合规费：如果发票EDI合规费大于零，并且未通过EDI收到EDI合规性费
- 手动PO费：如果手册采购订单费大于零，并且手动采购订单未通过EDI发送，则手动采购订单费金额存储在“手动PO费”收到的每个发票的字段
- 发票定价差异罚款：发票定价差异罚款大于零，并且被买家例外陷入困境，如果买方的调整价格低于发票价格，则考虑使用此罚款。罚款存储在“发票定价差异罚款”收到的每个发票的字段
- 损失潜在收入罚款：如果损失的潜在收入收费设置为“ X，”然后，以少于订购的数量收到的任何扣除发票金额的物品都会为发票金额乘以扣除发票金额的扣除额。
对于3向匹配问题的定制解决方案是使用Oracle数据库，后端的Java，前端的React JS设计的，而Oracle PLSQL则设计了。
除了通过捕获对供应商的折扣和罚款来优化对付款过程的财务成果，并提高盈利能力外，该解决方案还节省了大量的员工时间在体力劳动中。作为额外的好处，减少与手动更新相关的乏味对任何规模的企业都有很大价值。
在本解决方案提供的许多优势中，它在任何情况下都会无缝地处理三向匹配过程，并允许所有业务用例。此外，在这家客户公司的情况下，有25多名员工用户在匹配申请实施之前从事交易，津贴和EDI费用。在实施之后，完成交易，津贴和EDI费用只需要几个用户就可以在更少的时间内完成工作，并且努力少得多。在很短的时间内，开发和实施该解决方案的成本超过了自己支付的费用。
关于作者
Malyadri Kapugorla is an Oracle Solution Architect at SPL Consulting, Inc. He brings 20 years of highly specialized experience in Oracle E-Business Suite (EBS) Enterprise Resource Planning (ERP) Applications and Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning applications to engineering transformative process improvements for businesses across diverse sectors, including air transportation, wholesale grocery, sales and distribution, manufacturing, real estate construction, technology, and software 发展。 Malyadri凭借商业和计算机应用学士学位以及财务管理硕士学位，擅长于商业和系统分析，配置，测试，转换和实施后支持。他通过开发和实施创新的解决方案来提高运营效率，以简化和自动化财务和业务流程，收入管理云服务以及项目组合管理。
