วิธีการกรอกแบบฟอร์ม I-9 (ทีละขั้นตอน)

แบบฟอร์ม I-9 ใช้เพื่อตรวจสอบว่าบุคคลมีสิทธิ์ทำงานอย่างถูกกฎหมายในสหรัฐอเมริกา นายจ้างและลูกจ้างของสหรัฐฯรวมถึงพลเมืองและผู้ที่ไม่ใช่พลเมืองจะต้องกรอกแบบฟอร์มให้กรอกแบบฟอร์ม เมื่อคุณทำข้อเสนองาน (แต่ไม่ใช่ก่อน) พนักงานใหม่จะต้องแสดงให้เห็นถึงการมีสิทธิ์ทำงานในสหรัฐอเมริกาโดยกรอกแบบฟอร์ม

ในฐานะนายจ้างเป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องแน่ใจว่าแบบฟอร์มนี้จากบริการการเป็นพลเมืองและการเข้าเมืองของสหรัฐอเมริกา (USCIS) เสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้องทั้งพนักงานและคุณ นายจ้างควรเก็บบันทึกเหล่านี้ตราบเท่าที่มีคนจ้าง

กรอกแบบฟอร์ม I-9

แบบฟอร์ม I-9 ได้รับการออกแบบมาเพื่อรับข้อมูลจากพนักงานใหม่ที่แสดงให้เห็นถึงคุณสมบัติของพวกเขาในการทำงานอย่างถูกกฎหมายในสหรัฐอเมริกาไม่มีคนงานได้รับการยกเว้นจากการกรอกแบบฟอร์ม

แบบฟอร์มประกอบด้วยสามส่วน:

1. สำหรับพนักงานให้สร้างตัวตน (ส่วนที่ 1)

พนักงานกรอกส่วนนี้ของแบบฟอร์มนี้ มันมีข้อมูลเช่นชื่อเต็มของพนักงานที่อยู่วันเดือนปีเกิดหมายเลขประกันสังคม (SSN)(ถ้ามี) ที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์

พนักงานจะต้องยืนยัน - ภายใต้บทลงโทษของการเบิกความเท็จ - ว่าพวกเขามีสิทธิ์ตามกฎหมายในการทำงานในสหรัฐอเมริกาเนื่องจากเป็น:

• พลเมืองสหรัฐฯ
• ชาติที่ไม่ใช่พลเมืองของสหรัฐอเมริกา
• ผู้อยู่อาศัยถาวรที่ถูกต้องตามกฎหมาย
• คนต่างด้าวที่ได้รับอนุญาตให้ทำงานในสหรัฐอเมริกาพนักงานจะต้องป้อนวันหมดอายุสำหรับการอนุญาตนี้หากมี

พนักงานที่เป็นคนต่างด้าวและได้รับอนุญาตให้ทำงานต้องป้อนหมายเลขลงทะเบียนมนุษย์ต่างดาว (“ หมายเลข A” ซึ่งเป็นหมายเลขเจ็ด, แปด, หรือเก้าหลักที่กำหนดให้กับมนุษย์ต่างดาว) หรือหมายเลขค่าเข้าชม I-94

พนักงานจะต้องลงนามในแบบฟอร์มและวันที่ ข้อความเท็จอาจส่งผลให้เกิดค่าปรับและ/หรือการจำคุก

พนักงานบางคนอาจต้องการความช่วยเหลือในการกรอกแบบฟอร์ม หากพนักงานเป็นผู้เยาว์หรือผู้พิการ (หรือการแปลที่ต้องการ) บุคคลที่ช่วยเหลือในการกรอกแบบฟอร์ม (เช่นผู้เตรียมและ/หรือนักแปล) จะต้องรวมชื่อและที่อยู่ของพวกเขารวมถึงลายเซ็นในการเสริม A ของแบบฟอร์ม

2. สำหรับนายจ้างตรวจสอบเอกสารของพนักงาน (ส่วนที่ 2)

นายจ้างเสร็จสิ้นส่วนนี้ของแบบฟอร์ม I-9 มันอธิบายเอกสารที่นายจ้างได้ตรวจสอบเพื่อตรวจสอบคุณสมบัติการจ้างงาน นายจ้างควรดำเนินการนี้ภายในสามวันของวันแรกของการจ้างงาน นายจ้างสามารถ - แต่ไม่จำเป็นต้องทำ - สร้างสำเนาของเอกสารที่นำเสนอ

มีเอกสารสามรายการที่สามารถใช้งานได้ ประเภทของเอกสารที่ใช้กำหนดส่วนของส่วนที่ 2 ที่นายจ้างต้องเสร็จสมบูรณ์

รายการ A: เอกสารในรายการนี้สร้างขึ้นทั้งคู่ตัวตนของพนักงานและการอนุญาตการจ้างงานพนักงานต้องการเพียงรูปแบบเดียวเท่านั้นที่จะทำเช่นนี้เช่นหนังสือเดินทางสหรัฐบัตรประจำถิ่นถาวรเช่นกรีนการ์ดหรือคนต่างด้าวใบเสร็จรับเงินลงทะเบียนหรือเอกสารการอนุญาตการจ้างงาน (แบบฟอร์ม I-766)

รายการ B: เอกสารในรายการนี้แสดงตัวตนของพนักงาน หากพนักงานไม่มีเอกสารจากรายการ A เอกสารหนึ่งฉบับจากรายการ B ต้องผลิตบวก เอกสารหนึ่งฉบับจากรายการ C (ด้านล่าง)

• ใบขับขี่หรือบัตรประจำตัวประชาชนที่ออกโดยรัฐ (ตราบเท่าที่มันมีรหัสรูปภาพและข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ๆ )
• บัตรประจำตัวประชาชนที่ออกโดยหน่วยงานรัฐบาลกลางรัฐหรือรัฐบาลท้องถิ่น (ตราบใดที่มันมีรหัสภาพถ่ายและข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ๆ )
• รหัสโรงเรียนพร้อมรูปถ่าย
• บัตรลงทะเบียนของผู้มีสิทธิเลือกตั้ง
• บัตรทหารสหรัฐฯหรือบันทึกร่าง
• บัตรประจำตัวของทหารพึ่งพา
• การ์ด Merchant Mariner ของ US Coast Guard
• เอกสารชนเผ่าอเมริกันพื้นเมือง
• ใบขับขี่ที่ออกโดยหน่วยงานรัฐบาลแคนาดา

สำหรับผู้เยาว์ (อายุต่ำกว่า 18 ปี) ที่ไม่สามารถผลิตเอกสารฉบับหนึ่งในรายการ B เอกสารทางเลือกที่ยอมรับได้ในการพิสูจน์ตัวตนของพนักงานรวมถึงบันทึกของโรงเรียนหรือบัตรรายงาน บันทึกคลินิกแพทย์หรือโรงพยาบาล; หรือบันทึกประจำวันหรือโรงเรียนอนุบาล

รายการ C: เอกสารเหล่านี้สร้างการอนุญาตให้พนักงานทำงานในสหรัฐอเมริกา อีกครั้งหากพนักงานไม่สามารถผลิตเอกสารจากรายการ A ได้พวกเขาจะต้องผลิตจากรายการ Bและ หนึ่งจากรายการ C.

• ประกันสังคมบัตรหมายเลขบัญชี (เว้นแต่ว่าบัตรจะบอกว่า: ไม่ถูกต้องสำหรับการจ้างงานใช้ได้เฉพาะสำหรับการทำงานกับการอนุญาต INS หรือใช้ได้สำหรับการทำงานกับการอนุญาต DHS เท่านั้น)
• การรับรองการเกิดในต่างประเทศที่ออกโดยกระทรวงการต่างประเทศ (แบบฟอร์ม FS-545)
• การรับรองรายงานการเกิดที่ออกโดยกระทรวงการต่างประเทศ (แบบฟอร์ม DS-1350)
• สำเนาต้นฉบับหรือได้รับการรับรองจากสูติบัตรที่ออกโดยรัฐมณฑลหน่วยงานเทศบาลหรือดินแดนของสหรัฐอเมริกาที่มีตราประทับอย่างเป็นทางการ
• เอกสารชนเผ่าอเมริกันพื้นเมือง
• บัตรประจำตัวประชาชนสหรัฐฯ (แบบฟอร์ม I-197)
• บัตรประจำตัวสำหรับการใช้พลเมืองถิ่นที่อยู่ในสหรัฐอเมริกา (แบบฟอร์ม I-179)
• เอกสารการอนุมัติการจ้างงานที่ออกโดยกระทรวงความมั่นคงแห่งมาตุภูมิ

พนักงานและนายจ้างจะต้องยืนยันภายใต้บทลงโทษของการเบิกความเท็จว่าพวกเขาได้ตรวจสอบเอกสารที่จำเป็นเชื่อว่าพวกเขาเป็นของแท้และพนักงานได้รับอนุญาตให้ทำงานให้ดีที่สุด พวกเขาจะต้องบันทึกวันแรกของการจ้างงานของพนักงานและให้ข้อมูลทางธุรกิจของตนเองรวมถึงชื่อที่อยู่และตำแหน่งงาน

นายจ้างควรทราบว่าพวกเขาอาจตรวจสอบเอกสารแบบฟอร์ม I-9 ของพนักงานจากระยะไกลตราบใดที่พวกเขาลงทะเบียนในระบบเว็บของกระทรวงความมั่นคงแห่งมาตุภูมิ E-Verify

3. สำหรับนายจ้างเมื่อได้รับการฟื้นฟู (เสริม b)

ส่วนนี้ของแบบฟอร์มนี้เสร็จสมบูรณ์โดยนายจ้างเท่านั้นและใช้เพื่อตรวจสอบอีกครั้งเมื่อจ้างพนักงานอีกครั้ง หากพนักงานได้รับการว่าจ้างใหม่ภายในสามปีนับจากวันที่ I-9 ดั้งเดิมนายจ้างสามารถกรอกส่วนนี้หรือ I-9 ใหม่

หากจำเป็นต้องทำส่วนนี้ให้เสร็จสมบูรณ์แล้วนายจ้างจะแสดงชื่อของพนักงาน (หรือชื่อใหม่หากพนักงานมีการเปลี่ยนชื่อ) และวันที่เช่าใหม่ หากการอนุญาตก่อนหน้านี้ของการจ้างงานหมดอายุ แต่ขณะนี้ได้ขยายออกไปให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่กำหนดการอนุญาตดังกล่าว (ชื่อเอกสารหมายเลขและวันหมดอายุการอนุญาตการจ้างงานใหม่)

ในส่วนอื่น ๆ พนักงานจะต้องลงนามภายใต้บทลงโทษของการเบิกความเท็จว่าพวกเขาเชื่อว่าเอกสารที่นำเสนอนั้นเป็นของแท้และพนักงานได้รับอนุญาตให้ทำงานในสหรัฐอเมริกาบทลงโทษสำหรับการเบิกความเท็จอาจรุนแรงโดยรัฐโดยมีประโยคที่มีศักยภาพสูงสุด 15 ปีในคุกในบางกรณี

บรรทัดล่าง

นายจ้างควรรักษา I-9s ตราบใดที่มีคนจ้างในบางครั้งรัฐบาลอาจตรวจสอบบันทึกการจ้างงานของคุณ ความล้มเหลวในการรักษาและผลิตรูปแบบ I-9 อย่างเหมาะสมในระหว่างการตรวจสอบอาจส่งผลให้เกิดค่าปรับทางแพ่งซึ่งอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความรุนแรงของการละเมิดและในบางกรณีการลงโทษทางอาญา

เป็นการดีที่สุดที่จะตรวจสอบรูปแบบ I-9 ของคุณเป็นประจำและแก้ไขข้อผิดพลาดหรือการละเว้นที่คุณพบ แบบฟอร์มเหล่านี้ควรจัดเก็บอย่างปลอดภัยไม่ว่าจะเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือในรูปแบบกระดาษ

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ I-9 จาก“ คู่มือสำหรับนายจ้าง: คำแนะนำสำหรับการกรอกแบบฟอร์ม I-9”สำหรับคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับ I-9 คุณสามารถปรึกษากับทนายความกฎหมายการจ้างงานได้