วิธีใช้ Excel เป็นบัญชีแยกประเภทบัญชีทั่วไป

Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่สามารถใช้เพื่อจุดประสงค์มากมาย สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีการทำธุรกรรมน้อยเจ้าของธุรกิจที่มีความชำนาญสามารถใช้ Excel แทนซอฟต์แวร์บัญชี- สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ต้องการฝึกฝนทักษะที่ยอดเยี่ยมก่อนที่จะใช้เส้นทางนี้มีหลักสูตร Excel ออนไลน์มากมายให้ลอง

Excel มีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างและบำรุงรักษาบัญชีแยกประเภททั่วไปแต่มันต้องมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับการบัญชีขั้นพื้นฐานและการใส่ใจในรายละเอียด สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ไม่มีทรัพยากรในการลงทุนในซอฟต์แวร์การบัญชี Excel อาจเป็นสถานที่ที่ดีในการเริ่มรักษาบันทึกการบัญชีจนกว่าจะมีการซื้อซอฟต์แวร์บัญชี ต่อไปนี้เป็นแนวทางที่จะช่วยจัดวางวิธีที่ดีที่สุดในการใช้ Excel เพื่อวัตถุประสงค์ในการบัญชี

เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าทุกธุรกิจแตกต่างจากกันและจะมีความต้องการในการรายงานที่แตกต่างกัน ขั้นตอนแรกในการตั้งค่ากระบวนการทำบัญชีคือการพิจารณาว่าตัวชี้วัดการบัญชีจะต้องรวมอยู่บนพื้นฐานของประเภทธุรกิจ

การตั้งค่าการเก็บบันทึกอย่างง่ายควรรวมคอลัมน์สำหรับวันที่ทำธุรกรรมคำอธิบายธุรกรรมและหมายเลขอ้างอิงเช่นไฟล์ใบแจ้งหนี้หรือตรวจสอบหมายเลข คอลัมน์ถัดไปจะแสดงรายการแต่ละบัญชีที่จะใช้ในระหว่างปี ความคิดที่รอบคอบควรเข้าสู่การเลือกบัญชีเนื่องจากเป็นการยากที่จะย้อนกลับไปและทำการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง จากซ้ายไปขวาบัญชีแรกที่ระบุไว้ควรเป็นงบกำไรขาดทุนบัญชีเริ่มต้นด้วยรายได้และสิ้นสุดด้วยค่าใช้จ่าย ถัดไปจะเป็นบัญชีสินทรัพย์จากนั้นบัญชีความรับผิดและบัญชีผู้ถือหุ้นขั้นสุดท้าย

บัญชีแยกประเภททั่วไปใช้การเข้าสองครั้งการทำบัญชีเพื่อติดตามการทำธุรกรรมทั้งหมดของ บริษัท และเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับแนวคิดนี้ก่อนที่จะเริ่มใช้ Excel เป็นบัญชีแยกประเภททั่วไป การทำบัญชีสองรายการขึ้นอยู่กับการป้อนทั้งเดบิตและเครดิตสำหรับการทำธุรกรรมเพื่อให้ในที่สุดหนังสือมีความสมดุล

การทำบัญชีสองรายการใน Excel

หากนี่เป็น บริษัท ใหม่การทำธุรกรรมครั้งแรกน่าจะเป็นการลงทุนใน บริษัท ตัวอย่างเช่นสมมติว่าผู้ประกอบการชื่อเจนตัดสินใจที่จะเปิดร้านขายเครื่องจักร เธอมีเงินออม $ 750,000 เพื่อเริ่มต้นธุรกิจและเปิดบัญชีตรวจสอบธุรกิจที่ธนาคารในพื้นที่ของเธอด้วยเงินทุนที่เธอบันทึกไว้

การใช้แนวคิดการทำบัญชีสองครั้งเจนรู้ว่าการทำธุรกรรมนี้จะเพิ่ม บริษัทบัญชีเงินสด(รายการเดบิต) และจะถูกชดเชยด้วยการเพิ่มขึ้นของบัญชีผู้ถือหุ้นของเจ้าของ (รายการเครดิต) ในระบบ Excel นี้รายการเดบิตทั้งหมดควรถูกบันทึกเป็นค่าบวกในขณะที่รายการเครดิตทั้งหมดควรถูกบันทึกด้วยค่าลบ

ในตัวอย่างนี้เจนควรป้อนวันที่ทำธุรกรรมและคำอธิบายเช่น "การลงทุน" ลงในบรรทัดแรกของสเปรดชีต จากนั้นเธอจะใส่เงินจำนวน $ 750,000 เข้าสู่คอลัมน์บัญชี“ เงินสด” ของสเปรดชีตและรายการ $ 750,000 ติดลบในคอลัมน์บัญชี“ เจ้าของส่วนของเจ้าของ” ของสเปรดชีต ในการตรวจสอบตัวเลขเจนควรใช้สูตรผลรวมของ Excel เพื่อให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดในแต่ละแถวรวมเป็นศูนย์ดอลลาร์

จากนั้นเจนจะเข้าสู่บรรทัดสำหรับการทำธุรกรรมแต่ละรายการต่อไป หากเธอซื้ออุปกรณ์ด้วยเงินสดของ บริษัท เจนจะเข้าสู่การทำธุรกรรมเพื่อแสดงเดบิตหรือรายการบวกไปยังคอลัมน์บัญชี "อุปกรณ์" และเครดิตหรือรายการติดลบไปยังคอลัมน์บัญชี "เงินสด" หากเธอขายบริการเครื่องจักรกลให้กับลูกค้าเธอจะบันทึกเครดิตไปยังบัญชี "รายได้" และเดบิตไปยังบัญชี "ผู้ถือหุ้น"

ในที่สุดควรรวมยอดรวมสำหรับแต่ละคอลัมน์บัญชีที่ด้านล่างของสเปรดชีต ผลรวมของบัญชีรายได้ทั้งหมดสามารถเพิ่มเข้าด้วยกันเพื่อคำนวณปัจจุบันรายได้สุทธิ- คอลัมน์อื่น ๆ ที่จะคำนวณสามารถกำหนดค่าได้ตามต้องการเช่นสินทรัพย์ทั้งหมดหนี้สินรวมและทุนทั้งหมด

บรรทัดล่าง

การดำเนินธุรกิจต้องใช้การบัญชีจำนวนมหาศาลซึ่งให้บริการที่ดีที่สุดโดยใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางบัญชี หากนี่ไม่ใช่ตัวเลือกสำหรับเจ้าของธุรกิจการใช้ Microsoft Excel เป็นทางเลือกที่ดี การติดตามบันทึกการบัญชีของแต่ละบุคคลสำหรับ บริษัท ควรมีความเข้าใจในคำศัพท์และเทคนิคการบัญชีและเข้าใจเครื่องมือต่าง ๆ ภายใน Excel เพื่อสร้างรายการบัญชีที่แม่นยำ เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นขอแนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีที่เหมาะสม