การจัดซื้อคืออะไร? คำจำกัดความประเภทและการจัดซื้อ

การจัดซื้อคืออะไร?

การจัดหาเป็นกระบวนการซื้อหรือได้รับสินค้าหรือบริการโดยทั่วไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือรัฐบาลและมักจะมีขนาดค่อนข้างใหญ่ มักจะสับสนกับการจัดซื้อการจัดซื้อแสดงให้เห็นถึงกระบวนการที่มีกลยุทธ์มากขึ้นและมีการทำธุรกรรมล้วนๆ

การจัดซื้อทำงานอย่างไร

ในธุรกิจกระบวนการจัดซื้ออาจเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ของ บริษัท เนื่องจากความสามารถในการรับวัสดุหรือบริการในปริมาณที่เพียงพอในราคาที่ยอมรับได้สามารถกำหนดได้ว่าการดำเนินงานจะเป็นอย่างไรทำกำไรได้- ในทำนองเดียวกันหน่วยงานของรัฐจะต้องให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับการจัดซื้อเพื่อให้อยู่ในงบประมาณ โดยทั่วไปแล้วงบประมาณการจัดหาจะจัดสรรจำนวนเงินเฉพาะที่ผู้จัดการสามารถใช้จ่ายเพื่อจัดหาสินค้าหรือบริการที่ต้องการ

เมื่อดูกันอย่างแพร่หลายกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีผลทุกขั้นตอนจากการเตรียมและการประมวลผลคำขอสำหรับรายการบางรายการเพื่อรับสินค้าหรือบริการและการอนุมัติการชำระเงิน ในระดับที่มีรายละเอียดมากขึ้นสิ่งนี้สามารถเกี่ยวข้องกับการกำหนดมาตรฐานและข้อกำหนดสำหรับสินค้าและบริการการพยากรณ์ความต้องการขององค์กรการค้นคว้าและการเลือกซัพพลายเออร์การจัดหาเงินทุน, การเจรจาราคาและสัญญา, สรุปการทำธุรกรรม, ชำระเงินและการจัดการสินค้าคงคลัง- ด้วยเหตุนี้ บริษัท มักต้องการการสนับสนุนจากแผนกภายในที่แตกต่างกันหลายแห่งและการประสานงานระหว่างพวกเขาเพื่อการจัดซื้อที่ประสบความสำเร็จ

ขึ้นอยู่กับความเชี่ยวชาญของพวกเขาแผนกเหล่านั้นอาจแบ่งงานเช่น:

• การเลือกสินค้าและบริการที่จำเป็นตามความต้องการเชิงกลยุทธ์ขององค์กร
• การชักชวนราคาจากซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม
• กำหนดเงื่อนไขราคาและสัญญา
• ได้รับการจัดส่งและส่งการชำระเงินสำหรับมัน

การจัดหาถือเป็นส่วนสำคัญของการจัดการซัพพลายเชน-

การเสนอราคาและการจัดหาที่แข่งขันได้

ธุรกิจและหน่วยงานภาครัฐที่แตกต่างกันจะมีกระบวนการของตนเองในการเลือกซัพพลายเออร์ สิ่งนี้มักเกี่ยวข้องกับซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพหลายรายและบางรูปแบบของการเสนอราคาแข่งขัน-

โดยทั่วไปการเสนอราคาการแข่งขันสำหรับสินค้าต้องการให้ซัพพลายเออร์ส่งข้อเสนอที่ให้รายละเอียดราคาต่อหน่วยของรายการพร้อมกับเงื่อนไขการจัดส่งและการจัดส่ง ในกรณีของบริการข้อเสนอสามารถเกี่ยวข้องกับจำนวนบุคคลที่จะทำงานในโครงการประเภทของการสนับสนุนทางเทคนิคที่จำเป็นและเรื่องอื่น ๆ เพื่อเริ่มต้นกระบวนการนี้ธุรกิจและโดยเฉพาะอย่างยิ่งหน่วยงานภาครัฐมักจะออกเป็นทางการขอข้อเสนอ (RFP)สะกดความต้องการของพวกเขา

ในที่สุดองค์กรที่ร้องขอการเสนอราคาจะเลือกซัพพลายเออร์หนึ่งรายขึ้นไปตามต้นทุนและปัจจัยอื่น ๆ ผู้ประมูลต่ำสุดไม่จำเป็นต้องได้รับธุรกิจ

ประเภทของการจัดซื้อ

การจัดซื้อสามารถแบ่งออกเป็นสี่ประเภทพื้นฐานโดยมีการทับซ้อนกันระหว่างพวกเขา เหล่านี้รวมถึง:

• การจัดซื้อโดยตรง- การจัดซื้อประเภทนี้เกี่ยวข้องกับสินค้าหรือบริการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงในกระบวนการผลิต ตัวอย่างเช่นสำหรับผู้ผลิตที่อาจรวมถึงวัตถุดิบและชิ้นส่วนส่วนประกอบที่ทำโดยผู้อื่น
• การจัดซื้อทางอ้อม: การได้รับสินค้าและบริการที่จำเป็นเพื่อตอบสนองความต้องการในการดำเนินงานของธุรกิจ แต่ไม่ได้มีส่วนร่วมโดยตรงในกระบวนการผลิตนั้นเรียกว่าการจัดซื้อทางอ้อม ตัวอย่างอาจรวมถึงอุปกรณ์สำนักงานและวัสดุสิ้นเปลืองเฟอร์นิเจอร์และบริการเช่นการตลาดหรือการโฆษณา
• การจัดซื้อสินค้า: สินค้าทางกายภาพใด ๆ ที่ธุรกิจได้รับผ่านกระบวนการจัดหาจะอยู่ในหมวดหมู่นี้ พวกเขาสามารถเกี่ยวข้องกับการจัดซื้อโดยตรง (เช่นในวัตถุดิบ) หรือการจัดซื้อทางอ้อม (เช่นในอุปกรณ์สำนักงาน)
• การจัดซื้อบริการ- เช่นเดียวกับการจัดซื้อสินค้าการจัดซื้อบริการสามารถเป็นได้ทั้งทางตรงหรือทางอ้อม การจัดหาบริการโดยตรงอาจอ้างถึงแรงงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงในกระบวนการผลิตในขณะที่การจัดหาบริการทางอ้อมอาจรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นความปลอดภัยในสถานที่เพื่อป้องกันสถานที่
  

การจัดหากับการซื้อ

การจัดหาและการซื้อทั้งสองส่งผลให้การซื้อสินค้าและบริการดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายที่จะสร้างความสับสนให้กับทั้งสอง แต่มีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างพวกเขา

การจัดซื้อส่วนใหญ่เป็นกระบวนการทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าและบริการบางอย่างโดยปกติจะตอบสนองความต้องการทันที การซื้อมีแนวโน้มที่จะมุ่งเน้นไปที่การได้รับราคาที่ดีที่สุดมากกว่าปัจจัยอื่น ๆ มันสามารถคิดได้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดซื้อแทนที่จะเป็นเหมือนกันกับมัน

การจัดซื้อเป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์มากกว่ามักจะเกี่ยวข้องกับชุดของขั้นตอน (ตามที่ระบุไว้ข้างต้น) ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการซื้อจริง การจัดหามีแนวโน้มที่จะมุ่งเน้นไปที่มูลค่าระยะยาวต่อธุรกิจมากกว่าราคาและเพื่อส่งเสริมความสัมพันธ์ของซัพพลายเออร์ที่ยั่งยืนมากกว่าการทำธุรกรรมครั้งเดียว

ตารางด้านล่างเน้นความแตกต่างที่สำคัญเหล่านั้น:

การจัดหากับการซื้อ
กระบวนการเชิงกลยุทธ์	กระบวนการทำธุรกรรม
เน้นคุณค่าของธุรกิจมากขึ้น	มุ่งเน้นไปที่ราคามากขึ้น
ส่วนหนึ่งของการวางแผนระยะยาว	ตอบสนองความต้องการทันที

บัญชีสำหรับการจัดซื้อ

ค่าใช้จ่ายในการจัดหาโดยทั่วไปจะรวมอยู่ในไฟล์การบัญชีการเงินของ บริษัท เนื่องจากการจัดซื้อเกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าและ/หรือบริการสำหรับเป้าหมายรายได้ของธุรกิจ

ขึ้นอยู่กับขนาดและความต้องการของพวกเขาบาง บริษัท อาจจ้างผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อเพื่อนำไปสู่ความพยายามเหล่านี้ เพิ่มมากขึ้น บริษัท ขนาดใหญ่กำลังเพิ่มเจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างหัวหน้าผู้บริหารระดับสูง (CPO สำหรับระยะสั้น) เพื่อรับผิดชอบและให้การจัดซื้อจัดจ้างมากขึ้นในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ของพวกเขาCPO โดยทั่วไป:

• ดูแลมาตรฐานการจัดซื้อ
• ทำงานกับบัญชีเจ้าหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพ
• ทำหน้าที่ในทีมจัดซื้อเพื่อตัดสินใจจัดซื้อจัดจ้างเมื่อมีการเสนอราคาการแข่งขันหลายครั้ง

บรรทัดล่าง

การจัดหาเป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับการได้มาซึ่งสินค้าและบริการ ดำเนินการอย่างถูกต้องการจัดซื้อทำหน้าที่สำคัญที่สามารถสร้างความแตกต่างระหว่างกำไรและขาดทุนหรืออยู่ภายในงบประมาณหรือเกินกว่า