RFP: คำขอสำหรับข้อเสนอคืออะไรข้อกำหนดและตัวอย่าง

คำร้องขอข้อเสนอ (RFP) เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ประกาศโครงการอธิบายและร้องขอการเสนอราคาจากผู้รับเหมาที่มีคุณสมบัติเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์ องค์กรส่วนใหญ่ชอบที่จะเปิดตัวโครงการของพวกเขาโดยใช้ RFP และรัฐบาลหลายแห่งมักจะใช้พวกเขา

เมื่อใช้ RFP เอนทิตีที่ร้องขอการเสนอราคาจะรับผิดชอบในการประเมินความเป็นไปได้ของการเสนอราคาที่ส่งสุขภาพทางการเงินของ บริษัท ประมูลและแต่ละ บริษัทผู้ประมูลความสามารถในการดำเนินโครงการ

ทำความเข้าใจกับคำร้องขอข้อเสนอ (RFP)

RFPs ใช้สำหรับโครงการที่ซับซ้อนซึ่งมักจะต้องใช้จำนวนมากผู้รับเหมาช่วง- พวกเขาอธิบายถึงองค์กรที่ออก RFP ขอบเขตของโครงการที่ดำเนินการและเกณฑ์สำหรับการประเมินผลงาน พวกเขายังร่างกระบวนการประมูลและเงื่อนไขสัญญา

คำขอรวมถึงคำแถลงการทำงานที่อธิบายงานที่จะดำเนินการโดยผู้ชนะการประมูลและไทม์ไลน์สำหรับการทำงานให้เสร็จ

RFPS ยังแนะนำผู้ประมูลเกี่ยวกับวิธีการเตรียมข้อเสนอพร้อมคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการจัดรูปแบบและนำเสนอการเสนอราคา โดยทั่วไปรวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับข้อมูลที่ผู้เสนอราคาต้องรวมและรูปแบบที่ต้องการ

RFPs ส่วนใหญ่ออกโดยหน่วยงานภาครัฐและองค์กรอื่น ๆ ในภาครัฐ โดยทั่วไปจะต้องเปิดการแข่งขันระหว่าง บริษัท เอกชนและลบอคติออกจากกระบวนการ เอเจนซี่ต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการเสนอราคาต่ำสุดและแข่งขันได้มากที่สุด

อย่างไรก็ตามองค์กรเอกชนหรือสาธารณะใด ๆ อาจนำ RFP ออกมาเพื่อรับการเสนอราคาหลายครั้งและมุมมองที่หลากหลายในโครงการ

ตัวอย่างเช่นธุรกิจที่ต้องการเปลี่ยนกระบวนการรายงานจากระบบกระดาษเป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์อาจส่งตามคำขอสำหรับข้อเสนอฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์และโปรแกรมการฝึกอบรมผู้ใช้เพื่อสร้างและรวมระบบใหม่เข้ากับธุรกิจ กระบวนการเสนอราคาที่แข่งขันได้อาจทำให้พวกเขาเข้าใจถึงทางเลือกที่มีอยู่มากขึ้น

ข้อกำหนดสำหรับ RFP

หน่วยงานภาครัฐหรือหน่วยงานอื่น ๆ อาจจำเป็นต้องออกคำขอสำหรับข้อเสนอเพื่อให้การแข่งขันเต็มรูปแบบและเปิดกว้างและเพื่อลดค่าใช้จ่ายของการแก้ปัญหา การยอมรับข้อเสนอที่ตอบสนองต่อข้อกำหนดมากที่สุดอาจไม่ได้หมายถึงการเสนอราคาที่ต่ำที่สุด

การสร้างคำขอสำหรับข้อเสนออย่างชำนาญสามารถทำให้มั่นใจได้ถึงความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโซลูชันที่เกิดขึ้น หากข้อกำหนดที่ระบุนั้นคลุมเครือเกินไปผู้ประมูลอาจไม่ออกแบบและใช้วิธีแก้ปัญหาที่เพียงพอสำหรับปัญหา หากข้อกำหนดมีรายละเอียดและ จำกัด เกินไปนวัตกรรมของผู้ประมูลอาจถูก จำกัด

กระบวนการ RFP เริ่มต้นด้วยการร่างคำขอข้อเสนอ ผู้ประมูลตรวจสอบการชักชวนและส่งคำแนะนำเพื่อการปรับปรุง หลังจากดำเนินการข้อเสนอแนะมีการออกคำขอขั้นสุดท้ายสำหรับข้อเสนอ ผู้ประมูลจากนั้นส่งข้อเสนอของพวกเขา

ลูกค้าลดการเลือกให้เป็นกลุ่มผู้ประมูลกลุ่มเล็ก ๆ และเข้าสู่การเจรจาเกี่ยวกับการกำหนดราคาและรายละเอียดทางเทคนิค ลูกค้าอาจขอให้ผู้ประมูลที่เหลือส่งข้อเสนอที่ดีที่สุดและสุดท้ายก่อนที่จะได้รับสัญญา จากนั้นสัญญาจะถูกนำเสนอต่อ บริษัท ที่ให้ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับปัญหา

ประโยชน์ของ RFP

RFP ส่วนหนึ่งเป็นโฆษณา มันประกาศว่าโครงการกำลังดำเนินการและเปิดประตูสู่ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติซึ่งสามารถทำงานให้เสร็จได้

ในรัฐบาล RFP ได้รับการยอมรับเป็นวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าการวิจารณ์ถูกลบออกเป็นปัจจัยในการให้รางวัลสัญญา นอกจากนี้ยังเปิดกระบวนการในการแข่งขันซึ่งคาดว่าจะทำให้ต้นทุนโครงการลดลง

ทางเลือกสำหรับ RFP เป็นกระบวนการที่เป็นทางการน้อยกว่าที่ต้องการผู้จัดการโครงการเพื่อวิจัยและระบุผู้ขายที่มีศักยภาพสำหรับโครงการ การตอบสนองที่อาจเกิดขึ้นอาจมี จำกัด ผู้ขายรายใหม่และคำตอบที่เป็นนวัตกรรมอาจมีโอกาสน้อยที่จะเปิดเผย

ข้อเสียของ RFP

กระบวนการตอบสนองต่อการร้องขอข้อเสนอนั้นซับซ้อนและใช้เวลานานซึ่งสามารถกีดกัน บริษัท ขนาดเล็กจากการเข้าร่วมในกระบวนการประมูล อุปสรรคเหล่านี้สามารถบิดเบือนการเสนอราคาและไม่รวม บริษัท ที่มีการแข่งขันสูงที่สุดจากการสมัคร

ในบรรดา บริษัท เหล่านั้นที่ตอบสนองต่อ RFP พวกเขาไม่ได้มีแรงจูงใจที่จะเสนอราคาที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ผู้ขายสามารถแยกแยะจำนวนการเสนอราคาคู่แข่งได้อย่างง่ายดายและพวกเขาอาจไม่เสนออัตราที่ดีที่สุดเสมอไป

RFP กับ RFQ กับ RFI

คำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP), ขอใบเสนอราคา (RFQ) และการร้องขอข้อมูล (RFI) เป็นเอกสารที่แตกต่างกันสามประเภทที่ธุรกิจและหน่วยงานอื่น ๆ ใช้เพื่อเข้าถึงชุมชนธุรกิจสำหรับซัพพลายเออร์หรือผู้รับเหมาที่พวกเขาอาจทำงานด้วย

• คำร้องขอข้อเสนอดังที่ระบุไว้ข้างต้นประกาศโครงการเฉพาะที่วางแผนไว้และกระตุ้นผู้รับเหมาที่สามารถทำงานให้เสร็จได้
• อันขอใบเสนอราคา(RFQ) เป็นการร้องขอที่ส่งไปยังซัพพลายเออร์จำนวนมากที่กำลังมองหาการเสนอราคาสำหรับสัญญาเพื่อจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะ คำขอจะต้องระบุคุณภาพและปริมาณที่จำเป็นและเวลาที่ บริษัท หรือองค์กรต้องการ
• คำขอข้อมูล (RFI) เป็นการชักชวนให้กับซัพพลายเออร์สำหรับข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการที่พวกเขาสามารถให้ได้ อาจใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลสำหรับฐานข้อมูลของซัพพลายเออร์สำหรับการอ้างอิงในอนาคต

ตัวอย่างของ RFP

ตัวอย่างเช่นการบริหารทางรถไฟของรัฐบาลกลางออกขอเสนอข้อเสนอเพื่อการเงินการออกแบบสร้างสร้างและดูแลระบบรถไฟความเร็วสูง

ผู้ที่สนใจส่งข้อเสนอตรงตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ในเอกสาร ตามข้อเสนอที่ได้รับตามกำหนดเวลากรมการขนส่งกำหนดค่าคอมมิชชั่นสำหรับการตรวจสอบและพัฒนาข้อเสนอเพิ่มเติม

DOT เลือกข้อเสนอที่ครอบคลุมเป้าหมายมากที่สุดและว่าจ้าง บริษัท ให้ทำงาน

ดู RFP โดยละเอียด

ตัวอย่างนี้ rfpจาก Chesapeake Bay Trust แสดงระดับรายละเอียดที่เหมาะสมที่จำเป็นสำหรับการร้องขอที่ประสบความสำเร็จ ข้อเสนออธิบายโครงการให้ภาพรวมขององค์กรกำหนดเป้าหมายสำหรับบริการที่กำลังดำเนินการและอธิบายว่าข้อเสนอจะได้รับการประเมินอย่างไร มันสื่อสารรูปแบบที่คาดหวังข้อ จำกัด ด้านงบประมาณและข้อกำหนดกำหนดเวลา

RFP ยังมีเอกสารที่สนับสนุนและการจัดแสดงมากมายเพื่อชี้แจงเพิ่มเติมว่าความน่าเชื่อถือกำลังมองหา สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยกำหนดขอบเขตของบริการที่กำลังดำเนินการ แต่ยังช่วยให้ บริษัท ที่สนใจประเมินตารางเวลาโลจิสติกส์และราคา

ตัวอย่างอื่น ๆ สามารถพบได้ผ่าน TechSoup เว็บไซต์ที่ให้บริการห้องสมุดข้อมูลวิธีการและตัวอย่าง RFPs สำหรับองค์กรไม่หวังผลกำไร

อธิบายเหมือนฉันอายุห้าขวบ

การร้องขอข้อเสนอ (RFPS) เป็นวิธีการที่หน่วยงานภาครัฐองค์กรไม่แสวงหากำไรและองค์กรอื่น ๆ บางแห่งหาผู้รับเหมาให้เสร็จสิ้นโครงการของพวกเขา RFP มีคำอธิบายของโครงการที่เสนองบประมาณไทม์ไลน์และรายละเอียดอื่น ๆ และเชิญผู้รับเหมาที่มีคุณสมบัติเหมาะสมให้เสนอราคา

RFPs อนุญาตให้รัฐบาลและหน่วยงานระหว่างประเทศบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่ลดต้นทุน แทนที่จะจ้างคนงานโดยตรงหน่วยงานเรียกร้องนักแสดงตลาดที่มีประสบการณ์และเลือกผู้ที่มีการเสนอราคาที่ไม่แพงที่สุด

บรรทัดล่าง

RFP กำหนดโครงการสำหรับ บริษัท ที่ออกกฎหมายรวมถึง บริษัท ที่ตอบสนองต่อ บริษัท RFP ที่เขียนขึ้นอย่างดีบ่งบอกถึงความตั้งใจที่อยู่เบื้องหลังข้อเสนอและทำให้มั่นใจได้ว่าผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นไปตามความคาดหวัง

นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการเปิด ตามหลักการแล้วผู้ประมูลหลายรายจะตอบสนอง สิ่งนี้ทำให้องค์กรมีโอกาสศึกษาแนวทางและราคาที่หลากหลายและเลือกสิ่งที่ตรงกับความต้องการที่ดีที่สุด