5个步骤，保留有效的业务记录系统

您可能已经听到了“垃圾，垃圾”的表达。”它最初应用于计算机硬件和软件，但也适用于您的业务财务方面。您必须创建一个金融系统，如果您想成功，可以清除垃圾。

您的系统应该为您提供准确且有用的信息，以便您可以看到自己的表现，并且知道何时采取行动。这五个简单的步骤将帮助您创建一个简单的财务记录保存系统：捕获，检查，记录，审查和行动。

捕获信息

如果不存在，则不存在。养成捕获业务时捕捉一切的习惯。一段时间后，它将变得自动。

“捕获”是最困难的一步，它是过程中最重要的部分。跟踪您在业务上花费的每笔钱以及您作为销售的每笔收入。小心，即使您从该帐户付款时始终偿还业务，也要保持个人和业务支出分开。

在这一点上不用担心对信息进行任何操作。只是养成收集它的习惯。确保您捕获的所有内容都包括对项目的描述，金额和日期

检查以确保信息完成和正确

每隔两个星期左右花一个小时浏览您捕获的所有内容，并确保所有信息都准备好录制。

确保您已经提供了有关费用的详细信息，以便您可以准确记录它。 “纸，3.55美元，7/12”的注释可能还不够。纸是用什么？这是您在办公室购买的报纸，还是您为计算机买了一张纸张？

记录信息以保存它

录制意味着将您的财务信息纳入可用表格。将您检查的所有内容都转到您的簿记员中，以自己记录或记录。每月做。

将信息输入到电子表格或会计软件中。您可能会发现在线软件最适合您 - 您和您的簿记员都可以查看信息并进行讨论。只要确保您每个月都会记录所有内容，以便您可以对其进行审查。

合并并查看信息

每月记录财务信息后，打印出四个报告：资产负债表，损益表（P＆L），一个应收账款老化报告，以及应付帐款报告。

将与上个月的相同报告信息与每个报告进行比较。在这些报告中特别注意特定信息。

根据您所知道的

如果一切看起来都不错，则“行动”可能意味着什么都不做。但是在其他时候，这可能意味着做出改变。

创建信息迫使您行动的触发点。如果你看到负债在资产负债表上，每个月增加三个月，这可能意味着资产或费用也在增加。减少支出。

如果您发现特定费用在损益表上的销售额占销售额的百分比，请问自己为什么。如果需要增加，您可能需要削减其他费用支出，以维持利润水平。

在追随慢速付款人的努力时要有自信应收账款老化报告。您让债务无偿的时间越长，您收到的钱就越少。设置收集系统，以确保您及时付款。不要让慢速付款人认为您不想要您的钱，因为他们已经有一段时间没有收到您的消息。

至于应付账款（您的账单），请尽快支付您可以尽快支付的费用。您通常可以通过提早付款来获得折扣。如果您不能支付所有账单，请支付那些会导致您受到罚款的账单，或者如果您不提前，则会影响您的信用评级。

即使其他人负责支付账单，您最终还是有责任确保您的企业债务得到支付。

您的业​​务信用评级

如果你想保留业务分开fROS您的个人财务生活，您需要努力获得业务信用等级。 Dun＆Bradstreet（D＆B），Equifax和Experian是主要的企业信用局。

保留出于税收目的的记录

保留出色业务记录的另一个重要原因：税收时间。井井有条的记录使您的税收准备变得更加容易，并在您的情况下帮助证明费用被审计由美国国税局，您的州或其他税务部门。国税局有具体要求为了税收目的，您必须保留业务记录多长时间。

底线

即使您不熟悉金融系统，也应该能够将此设置为动态，并以最小的努力保持运行。最困难的部分是收集信息。在形成“收集习惯”之后，您会发现其余的将会随之而来。

记住CCRRA：捕获您的业​​务财务信息，查看每隔一周，记录和审查每月信息，然后行为必要时保持您的财务状况顺利进行。

您将最大程度地减少“垃圾”和随之而来的问题，如果您遵循此简单的五步系统，则最大化财务状况。组织良好的金融体系应使您的业务在未来的许多年中可行。