了解應付帳款（AP）的示例以及如何記錄AP

應付帳款（AP）或簡單的“應付款項”，是企業還欠以信貸購買的商品和服務的未償還的金額。

如果應付額增加，這可能表明企業正在更大地利用有利的供應商信貸。但是，上升的應付額也可能表示財務困擾 - 一家公司可能會推遲付款，因為它沒有足夠的現金來履行其義務。

• 淨30：在發票日期或交貨日期的30天內需要全額付款。這是許多業務部門的常見應付型結構。
• 1/10或2/10 Net 30：支付發票10天內為買家提供1％（或2％等）的折扣，從發票總數中折扣。如果買方錯過了折扣期截止日期，他們將在30天內全部欠款。

如果美聯社在增加，這表明該公司正在以信用額而不是現金支付購買更多商品或服務。 AP下降表明，該業務的清除義務比新的信貸購買更快。 AP的有效管理至關重要，因此公司有足夠的費用來支付其賬單並具有穩定的現金流量。

應付帳款的示例

AP包括這些業務義務：

1. 供應商發票：當公司以信用額購買輸入或原材料時。
2. 承包商付款： 企業通常會簽約外部服務提供商，例如清潔服務或IT支持。
3. 訂閱服務：訂閱通常提供服務（例如媒體內容或某些服務的提供），然後以後發票。
4. 水電費：每月賬單在月底（使用後），例如電力，水，電話和互聯網的賬單。
5. 專業服務：在每個季度末支付的法律費用，諮詢服務和會計工作。
6. 維護：維護半年度支付的設備或設施。

例如，當一家餐廳從食品供應商那裡訂購價值2,000美元的食材並在30天內付款時，它會以相同數量的價格創建AP條目。然後，餐廳可以在付款到期之前使用這些用品來產生收入（例如，向顧客出售餐點）。

應付帳款在財務報表中的作用

AP出現在公司的財務報表在流動負債下的資產負債表上。因為AP代表一年內應付款的義務，所以它是公司短期流動性和營運資金。如果不仔細管理，不斷增長的AP餘額可能會表明潛在的現金流問題或表明公司過於依賴供應商信貸。

管理AP很好，不僅僅是簡單地記錄負債；這也是一個重要的變量管理會計以及了解公司財務狀況的基本分析。

AP周轉率

這付款營業額比率可以揭示公司在一年中支付其欠款的效率。較高的比率表明，該公司正在迅速，始終如一地解決其負債，這可以表明有效的現金管理。這是公式：

AP失誤比率=淨信用購買÷平均應付賬款

例子：
假設公司的淨信貸購買年度總計1.3億美元。它的開頭AP餘額為2500萬美元，其結局AP為1500萬美元（其平均AP為2000萬美元）：

AP周轉率= $ 1.3億美元÷$ 20M =每年6.5次。

應付付款日（DPO）

應付償還的天數（DPO）是公司需要支付賬單和義務的平均天數。 DPO較長的公司可能會推遲付款以增加營運資金，自由現金流，或者他們可能正在努力提出現金。這是公式：

dpo =（應付付款的平均賬款÷出售商品成本）×365天

例子：
如果平均AP為1500萬美元，而商品成本是1億美元：

DPO =（$ 15M÷$ 100M）×365≈55天。

現金轉換週期（CCC）

這現金轉換週期（CCC）估計公司將其庫存轉換為銷售現金流量所需的天數。這是公式：

ccc =未償還的天數（DIO） +天銷售未償還（DSO） - DPO

通過從中減去DPOdio（清除庫存需要多長時間）和DSO（從客戶那裡收集需要多長時間），CCC概述了公司的營運資金。較短的CCC意味著它將產品更快地轉換為現金。

錄製賬款應付

恰當的雙輸入簿記要求必須始終對通用分類帳的所有條目進行抵消借方和信用。在雙輸入簿記中，諸如現金賬戶之類的資產帳戶隨著信用輸入而減少。當您支付發票時，您將藉記AP帳戶（減少責任）並將現金帳戶貸記，這反映了現金減少。

即使現金離開，也使用信貸輸入，因為這是在會計中記錄資產帳戶的減少方式：借方增加資產並降低負債，而學分減少資產並增加負債。

初始記錄（接收商品/服務時）：

• 借方：（+）費用或資產帳戶
• 信用：{+）應付帳款

付款記錄（支付賬單時）：

• 借方：（ - ）應付帳款
• 信用：（-）現金

例子

假設公司購買辦公家具的信用額為10,000美元，並在45天內付款：

步驟1：初始記錄

• 借方：資產 +$ 10,000
• 這記錄了設備作為資產的增加。
• 信用：應付帳款 +$ 10,000
• 但是該公司現在負有責任，即仍然沒有為該資產付款。

步驟2：付款記錄（45天后）

• 借方：應付帳款 - 10,000美元
• 最終支付賬單時，原始責任將被取消
• 信用：現金 - $ 10,000
• 付款是以現金進行的，因此是從公司的現金頭寸中扣除的。

此方法可確保正確跟踪所有交易，並準確地代表公司的財務狀況。

應付帳款管理

當AP受到良好管理時，公司可以將其推遲給具有固定條款的供應商，以節省現金以進行立即投資或潛在客戶，同時防止延遲付款費用和信用問題。這涉及以下內容：

• 及時的發票處理： 現代會計系統使及時開具發票直接，這應該減少錯誤並自動及時付款以防止罰款。
• 談判有利的付款條款： 協商延長付款期或提早付款折扣以改進現金周轉。
• 定期和解：在AP分類帳中執行例行對帳總分類帳檢測差異並保持準確的記錄。
• 監視密鑰指標： 使用AP失誤率和DPO評估付款效率和流動性。
• 維護供應商關係：建立信任有助於雙方協商更好的術語和靈活性。

應付賬款與應收賬款

雖然美聯社是公司欠其供應商的錢，但應收賬款是其客戶欠公司的錢。

兩者本質上是公司資產負債表上的鏡像圖像 - AP是當前責任，而應收賬款是一個當前資產。

底線

AP不僅僅是一組賬單，因為它是業務會計和財務管理的關鍵要素。有效管理AP可以加強供應商的關係，改善現金流量並為公司的整體財務健康做出貢獻。