บัตรเครดิตขององค์กร: คำจำกัดความวิธีการทำงานประเภทและผลประโยชน์

บัตรเครดิตขององค์กรคืออะไร?

บัตรเครดิตขององค์กรเป็นบัตรเครดิตที่ออกให้กับพนักงานของ บริษัท ที่จัดตั้งขึ้นซึ่งให้พวกเขาคิดค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเช่นการเข้าพักของโรงแรมและตั๋วเครื่องบินโดยไม่ต้องใช้บัตรหรือเงินสดของตนเอง บัตรเหล่านี้ซึ่งเป็นที่รู้จักกันในชื่อ“ บัตรเครดิตเชิงพาณิชย์” สามารถทำให้พนักงาน (และนายจ้าง) จัดการค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้นและข้อเสนอมากมายเช่นไมล์สะสมบ่อยและการเข้าถึงเลานจ์สนามบิน

บัตรเครดิตขององค์กรทำงานอย่างไร

บัตรเครดิตขององค์กรคือออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของ บริษัท ที่จัดตั้งขึ้น- โดยทั่วไปแล้วผู้ที่มีรายได้อย่างน้อย $ 4 ล้านรายปีผู้ใช้บัตร 15 คนขึ้นไปและคาดว่าจะมีค่าใช้จ่าย $ 250,000 หรือมากกว่าในแต่ละปี ในขณะที่ธุรกิจส่วนใหญ่รวมถึงการเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวสามารถรับไฟล์บัตรเครดิตธุรกิจขนาดเล็กบัตรองค์กร (ตามชื่อหมายถึง) ถูกสงวนไว้สำหรับ บริษัท ซึ่งหมายความว่า บริษัท จะต้องมีโครงสร้างและจดทะเบียนเป็นC Corporation, หนึ่งบริษัท Sหรือกบริษัท รับผิด จำกัด (LLC)-

ผู้ออกบัตรเครดิตที่สำคัญที่สุดเช่น American Express, Capital One, JP Morgan Chase, Citibank และ Wells Fargo เสนอบัตรเครดิตขององค์กรการอนุมัติบัตรขึ้นอยู่กับสุขภาพทางการเงินของ บริษัท ที่ใช้ไม่ใช่การเงินส่วนบุคคลของเจ้าของตัวอย่างเช่นผู้ออกบัตรอาจกำหนดให้ บริษัท มีการเงินที่แข็งแกร่งและสภาพคล่องและกระแสเงินสดที่ดี

โดยทั่วไปแล้วผู้ออกบัตรเครดิตของ บริษัท ต้องการดูงบการเงินที่ตรวจสอบล่าสุดของ บริษัท รายละเอียดเกี่ยวกับโครงสร้างและองค์กร ข้อมูลภาษีรวมถึงไฟล์หมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN)- รายงานเครดิตและการจัดอันดับ และข้อมูลการติดต่อสำหรับเจ้าหน้าที่ บริษัท ที่ได้รับอนุญาตให้ทำธุรกิจในนามของ บริษัท เช่นเจ้าของประธานหรือเหรัญญิก

ชื่อของ บริษัท จะอยู่ในบัตรพร้อมกับชื่อของพนักงานในฐานะผู้ถือบัตรที่ได้รับมอบหมายลายเซ็นของพนักงานไปที่ด้านหลังของบัตรเช่นเดียวกับที่ใช้ในบัตรเครดิตส่วนบุคคล

ประเภทของบัตรเครดิตองค์กร

ขึ้นอยู่กับประเภทของบัตรเครดิตองค์กรไม่ว่าจะเป็นพนักงานหรือนายจ้างอาจรับผิดชอบในการชำระค่าบัตรเครดิต

ด้วยบัตรรับผิดส่วนบุคคลหรือที่เรียกว่า "บัตรรับผิดส่วนบุคคล" พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการชำระเงินผู้ออกบัตรเครดิตโดยตรงสำหรับค่าใช้จ่ายใด ๆ หลังจากนั้นพวกเขาสามารถยื่นรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อขอรับการชำระเงินคืนจากนายจ้างของพวกเขา ผู้ออกบัตรเครดิตจะตรวจสอบเครดิตของพนักงานก่อนที่จะให้บัตร แต่เป็น“การดึงอ่อน” นั่นจะไม่ส่งผลกระทบต่อคะแนนเครดิตของพวกเขาอย่างไรก็ตามเมื่อพวกเขาได้รับบัตรคะแนนเครดิตของพวกเขาอาจลดลงหากพวกเขาล้มเหลวในการชำระเงินตรงเวลา

หากเป็นบัตรรับผิดขององค์กรนายจ้างจะจ่ายเงิน (แม้ว่าพนักงานอาจอยู่ในเบ็ดสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือส่วนตัว) เนื่องจาก บริษัท มีหน้าที่รับผิดชอบในการชำระเงินผู้ออกบัตรเครดิตมักจะไม่ตรวจสอบเครดิตของพนักงาน แต่บุคคลนั้นมีแนวโน้มที่จะรับผิดชอบในการยื่นรายงานค่าใช้จ่ายปกติดังนั้น บริษัท จึงสามารถกระทบยอดใบแจ้งยอดบัตรในแต่ละเดือน

ข้อตกลงบัตรที่ทำให้ บริษัท มากกว่าบุคคลที่รับผิดชอบค่าใช้จ่ายใด ๆ ในบัตรจะเรียกว่ามี“การรับประกันธุรกิจ- นี่เป็นเรื่องธรรมดามากที่สุดกับการ์ดขององค์กรในขณะที่การ์ดธุรกิจขนาดเล็กอาจต้องใช้การรับประกันส่วนบุคคลจากเจ้าของหรือตัวเลขคีย์อื่น ๆ

ประโยชน์ของบัตรเครดิตองค์กร

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของบัตรเครดิตขององค์กรคือมันทำให้ง่ายต่อการจัดการค่าใช้จ่ายสำหรับพนักงานและนายจ้างเหมือนกัน จากมุมมองทางธุรกิจบัตรขององค์กรช่วยให้นายจ้างสามารถ จำกัด จำนวนผู้ถือบัตรสามารถใช้จ่ายต่อการทำธุรกรรมตามหมวดหมู่การใช้จ่ายหรือโดยรวม บริษัท ยังสามารถควบคุมตำแหน่งที่สามารถใช้การ์ด จำกัด การซื้อไปยังร้านค้าเฉพาะประเภทของพ่อค้าและสถานที่นอกจากนี้บัตรองค์กรยังให้บันทึกที่เป็นประโยชน์เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี

จากมุมมองของพนักงานบัตรองค์กรไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจแล้วรอการชำระเงินคืน ประโยชน์อีกประการหนึ่งคือบัตรเครดิตของ บริษัท บางใบเสนอการรายงานค่าใช้จ่ายทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายของ บริษัท โดยอัตโนมัติพร้อมข้อมูลการซื้อซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ทำให้เกิดความยุ่งยากน้อยลงในการส่งรายงานที่เหมาะสมและแม่นยำ

ข้อดีที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือขึ้นอยู่กับนายจ้างผู้ถือบัตรอาจได้รับรางวัลใด ๆ ที่พวกเขาได้รับในขณะที่ใช้บัตรเครดิตขององค์กร ยกตัวอย่างเช่นพวกเขาอาจจะได้รับและแลกรางวัลสำหรับโปรแกรมนักบินประจำของสายการบินหรือโปรแกรมแขกประจำของโรงแรม แน่นอนว่านายจ้างอาจตัดสินใจที่จะรักษารางวัลเพื่อจุดประสงค์ของตนเอง ถึงกระนั้น บริษัท ขนาดใหญ่หลายแห่งก็อนุญาตให้พนักงานได้รับผลประโยชน์จากโปรแกรมรางวัลเนื่องจากการทำเช่นนั้นสามารถปรับปรุงขวัญกำลังใจของพนักงานได้

นอกเหนือจากโปรแกรมรางวัลบัตรเครดิตองค์กรจำนวนมากยังให้ประโยชน์อื่น ๆ ที่นักเดินทางบ่อยครั้งจะชื่นชมเช่นการเข้าถึงเลานจ์สนามบินการยกเว้นความเสียหายจากการชนกัน-

ผู้ถือบัตรจะต้องการอ่านสิ่งพิมพ์ที่ดีในข้อตกลงบัตรเครดิตเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจว่าผลประโยชน์เหล่านี้ทำงานอย่างไร ในการเปิดใช้งานความคุ้มครองอัตโนมัติเมื่อเช่ารถยนต์คุณอาจต้องทำธุรกรรมทั้งหมดด้วยบัตรเครดิตที่ครอบคลุมและปฏิเสธการสละความเสียหายจากการชนของ บริษัท ให้เช่า หากมีข้อสงสัยให้โทรไปที่ด้านหลังของการ์ด

นโยบาย บริษัท สำหรับบัตรเครดิตองค์กร

บริษัท ที่ให้บัตรองค์กรพร้อมใช้งานสำหรับพนักงานมักจะมีนโยบายเป็นลายลักษณ์อักษรหรือคู่มือทั้งหมด - เกี่ยวกับการใช้งานที่เหมาะสมพนักงานควรพยายามทำตามกฎเหล่านี้จากการเดินทางเพื่อหลีกเลี่ยงการทำผิดพลาดที่อาจนำไปสู่การบัญชีฝันร้ายหรือแย่กว่านั้น นี่หมายถึงการทำความคุ้นเคยกับข้อกำหนดการใช้จ่ายและการรายงานทั่วไปของ บริษัท และค้นหาว่ามีข้อ จำกัด การใช้จ่ายใด ๆ ที่ใช้กับหมวดหมู่บางประเภทหรือไม่

เมื่อผู้ถือบัตรเรียนรู้นโยบายของ บริษัท ของพวกเขาจะเป็นการดีที่สุดที่จะยึดติดกับพวกเขา หากพวกเขาใช้บัตรของพวกเขาเพื่อซื้อสิ่งที่ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ได้รับอนุมัติมันสามารถทำให้พวกเขาดูแย่ในสายตาของนายจ้างแม้ว่าจะเป็นความผิดพลาดที่ซื่อสัตย์ก็ตาม ยิ่งไปกว่านั้น บริษัท ขนาดใหญ่หลายแห่งมีผู้จัดการบัตรการเดินทางและความบันเทิงสำหรับพนักงานที่สามารถตรวจสอบค่าใช้จ่ายของพนักงานได้ตลอดเวลา

ก่อนที่จะเปิดใช้งานบัตรเครดิตขององค์กรนายจ้างอาจเสนอ (หรือต้องการ) เซสชันการฝึกอบรมแบบตัวต่อตัวหรือออนไลน์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้พนักงานเรียนรู้นโยบาย นอกจากนี้นายจ้างอาจโพสต์และอัปเดตนโยบายบนเว็บไซต์ภายใน เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะได้รับข้อมูลปฏิบัติตามกฎและหลีกเลี่ยงการทำสิ่งใดก็ตามที่อาจส่งผลให้เอกสารเพิ่มเติมหรือตีความว่าเป็นการฉ้อโกง ผู้ถือบัตรที่มีคำถามเกี่ยวกับนโยบายของนายจ้างควรติดต่อบุคคล (หรือแผนก) ที่จัดการโปรแกรม

บรรทัดล่าง

ก่อนที่พนักงานจะใช้บัตรเครดิตขององค์กรเป็นครั้งแรกพวกเขาควรทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการชำระเงินในแต่ละเดือน หากพวกเขามีความรับผิดชอบพวกเขาอาจต้องการตั้งค่าระบบเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินของพวกเขาตรงเวลา (เช่นการแจ้งเตือนทางอีเมล) และพวกเขามีเงินทุนอยู่ในมือเพื่อครอบคลุมยอดคงเหลือจนกว่าพวกเขาจะได้รับเงินคืน

พนักงานควรปฏิบัติต่อบัตรเครดิตขององค์กรด้วยความระมัดระวังและเก็บไว้ในที่ที่ปลอดภัยเพื่อป้องกันการขโมยหรือขาดทุนเช่นเดียวกับบัตรเครดิตใด ๆ หากการ์ดสูญหายหรือถูกขโมยพวกเขาควรรายงานว่าโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ดังนั้นจึงสามารถยกเลิกและเปลี่ยนได้