การควบคุมภายใน: คำจำกัดความประเภทและความสำคัญ

การควบคุมภายในคืออะไร?

การควบคุมภายในเป็นกระบวนการบัญชีและการตรวจสอบที่ใช้ในแผนกการเงินของ บริษัท ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าการรายงานทางการเงินและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การควบคุมภายในช่วยให้ บริษัท ต่างๆปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับและป้องกันการฉ้อโกง พวกเขายังสามารถช่วยได้ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานด้วยการรับรองว่างบประมาณจะปฏิบัติตามนโยบายจะถูกระบุการขาดแคลนเงินทุนและรายงานที่ถูกต้องถูกสร้างขึ้นเพื่อความเป็นผู้นำ

ทำความเข้าใจกับการควบคุมภายใน

การควบคุมภายในได้กลายเป็นหน้าที่ทางธุรกิจที่สำคัญสำหรับทุก บริษัท ในสหรัฐอเมริกาตั้งแต่เรื่องอื้อฉาวทางบัญชีของต้นปี 2000 หลังจากการประพฤติมิชอบขององค์กรดังกล่าวพระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley ปี 2545ได้รับการประกาศใช้เพื่อปกป้องนักลงทุนจากกิจกรรมการบัญชีที่ฉ้อโกงและเพื่อปรับปรุงความแม่นยำและความน่าเชื่อถือของการเปิดเผยข้อมูลขององค์กร

สิ่งนี้มีผลอย่างลึกซึ้งต่อการกำกับดูแลกิจการ กฎหมายทำให้ผู้จัดการรับผิดชอบในการรายงานทางการเงินและการสร้างไฟล์เส้นทางตรวจสอบผู้จัดการพบว่ามีความผิดในการจัดตั้งและจัดการการควบคุมภายในอย่างถูกต้องต้องเผชิญกับบทลงโทษทางอาญาที่ร้ายแรง

ที่ผู้สอบบัญชีความเห็นที่มาพร้อมกับงบการเงินขึ้นอยู่กับการตรวจสอบขั้นตอนและบันทึกที่ใช้ในการผลิต เป็นส่วนหนึ่งของการตรวจสอบผู้ตรวจสอบภายนอกจะทดสอบกระบวนการบัญชีของ บริษัท และการควบคุมภายในและให้ความเห็นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพวกเขา

ความสำคัญของการควบคุมภายใน

การตรวจสอบภายในประเมินการควบคุมภายในของ บริษัท รวมถึงการกำกับดูแลกิจการและกระบวนการบัญชี การควบคุมภายในเหล่านี้สามารถรับรองการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับรวมถึงการรายงานและการรวบรวมข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและทันเวลา พวกเขาช่วยรักษาประสิทธิภาพการปฏิบัติงานโดยการระบุปัญหาและแก้ไขปัญหาก่อนที่จะถูกค้นพบในการตรวจสอบภายนอก

การตรวจสอบภายในมีบทบาทสำคัญในการดำเนินงานของ บริษัท และการกำกับดูแลกิจการตั้งแต่พระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley ของปี 2545 ทำให้ผู้จัดการรับผิดชอบอย่างถูกกฎหมายต่อความถูกต้องของงบการเงิน

ไม่มีระบบการควบคุมภายในสองระบบที่เหมือนกัน แต่ปรัชญาหลักจำนวนมากเกี่ยวกับความสมบูรณ์ทางการเงินและแนวทางปฏิบัติทางบัญชีได้กลายเป็นแนวทางการจัดการมาตรฐาน ในขณะที่พวกเขาอาจมีราคาแพงการควบคุมภายในอย่างเหมาะสมสามารถช่วยปรับปรุงการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานนอกเหนือจากการป้องกันการฉ้อโกง

ส่วนประกอบของการควบคุมภายใน

ระบบควบคุมภายในของ บริษัท ควรมีส่วนประกอบดังต่อไปนี้:

• สภาพแวดล้อมควบคุม: สภาพแวดล้อมการควบคุมกำหนดให้พนักงานทุกคนมีความสำคัญของความซื่อสัตย์และความมุ่งมั่นที่จะเปิดเผยและหยั่งรากลึกไม่น่าเชื่อถือรวมถึงการฉ้อโกง คณะกรรมการและผู้บริหารสร้างสภาพแวดล้อมนี้และเป็นผู้นำโดยตัวอย่าง ฝ่ายบริหารจะต้องจัดทำระบบภายในและบุคลากรเพื่ออำนวยความสะดวกในการควบคุมเป้าหมายภายใน
• การประเมินความเสี่ยง:บริษัท จะต้องประเมินและระบุศักยภาพหรือการดำรงอยู่ของความเสี่ยงหรือการสูญเสียเป็นประจำ จากการค้นพบของการประเมินดังกล่าวอาจมีการมุ่งเน้นและระดับการควบคุมที่เพิ่มขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเสี่ยงหรือดูความเสี่ยงในพื้นที่ที่เกี่ยวข้อง
• เฝ้าสังเกต:บริษัท จะต้องตรวจสอบระบบการควบคุมภายในเพื่อความมีชีวิตอย่างต่อเนื่อง การทำเช่นนั้นสามารถมั่นใจได้ว่าไม่ว่าจะเป็นการอัปเดตระบบเพิ่มพนักงานหรือการฝึกอบรมพนักงานที่จำเป็นความสามารถอย่างต่อเนื่องของการควบคุมภายในเพื่อการทำงานตามต้องการ
• สารสนเทศ/การสื่อสาร:ข้อมูลที่เป็นของแข็งและการสื่อสารที่สอดคล้องกันมีความสำคัญในสองด้าน ขั้นแรกความชัดเจนของวัตถุประสงค์และบทบาทสามารถกำหนดขั้นตอนสำหรับการควบคุมภายในที่ประสบความสำเร็จ ประการที่สองการอำนวยความสะดวกในการทำความเข้าใจและความมุ่งมั่นในการดำเนินการตามขั้นตอนสามารถช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
• กิจกรรมควบคุม:สิ่งเหล่านี้เกี่ยวข้องกับกระบวนการนโยบายและหลักสูตรการดำเนินการอื่น ๆ ที่รักษาความสมบูรณ์ของการควบคุมภายในและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ พวกเขาเกี่ยวข้องกับกิจกรรมป้องกันและนักสืบ
• การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับ: กิจกรรมทางการเงินขององค์กรจะต้องปฏิบัติตามกฎหมายกฎระเบียบและมาตรฐานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบทางการเงินและการดำเนินการตามมาตรการเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตาม
• การแยกหน้าที่: การกระจายความรับผิดชอบระหว่างคนที่แตกต่างกันช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดหรือการกระทำที่ไม่เหมาะสม ซึ่งรวมถึงการแยกการอนุญาตการดูแลและบทบาทการเก็บบันทึกเพื่อป้องกันการฉ้อโกงและข้อผิดพลาด
• การควบคุมทางกายภาพ: ธุรกิจจะต้องใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยเพื่อปกป้องสินทรัพย์รวมถึงเงินสดสินค้าคงคลังและอุปกรณ์ สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับสิ่งอำนวยความสะดวกการจัดเก็บที่ปลอดภัยการควบคุมการเข้าถึงและระบบเฝ้าระวัง

การป้องกันและการควบคุมนักสืบ

การควบคุมภายในมักจะประกอบด้วยกิจกรรมการควบคุมเช่นการอนุญาตเอกสารการกระทบยอดการรักษาความปลอดภัยและการแยกหน้าที่ พวกเขาแบ่งออกเป็นกิจกรรมป้องกันและนักสืบในวงกว้าง

กิจกรรมการควบคุมเชิงป้องกันมีจุดมุ่งหมายเพื่อยับยั้งข้อผิดพลาดหรือการฉ้อโกงที่เกิดขึ้นในตอนแรกและรวมถึงเอกสารประกอบและการอนุมัติอย่างละเอียด การแยกหน้าที่ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีบุคคลใดอยู่ในฐานะที่จะอนุญาตบันทึกและอยู่ในความดูแลของธุรกรรมทางการเงินและสินทรัพย์ที่เกิดขึ้น การอนุญาตใบแจ้งหนี้และการตรวจสอบค่าใช้จ่ายคือการควบคุมภายใน

นอกจากนี้การควบคุมภายในเชิงป้องกันยังรวมถึงการ จำกัด การเข้าถึงอุปกรณ์สินค้าคงคลังเงินสดและสินทรัพย์อื่น ๆ

การควบคุมนักสืบเป็นขั้นตอนการสำรองข้อมูลที่ออกแบบมาเพื่อจับสิ่งของหรือกิจกรรมการป้องกันบรรทัดแรกที่พลาดไป ที่นี่กิจกรรมที่สำคัญที่สุดคือการกระทบยอดซึ่งใช้เพื่อเปรียบเทียบชุดข้อมูล การดำเนินการแก้ไขจะดำเนินการเมื่อค้นหาความแตกต่างของวัสดุ การควบคุมนักสืบอื่น ๆ รวมถึงการตรวจสอบภายนอกจาก บริษัท บัญชีและการตรวจสอบภายในของสินทรัพย์เช่นสินค้าคงคลัง

ข้อ จำกัด ของการควบคุมภายใน

โดยไม่คำนึงถึงนโยบายและขั้นตอนที่จัดตั้งขึ้นโดยองค์กรการควบคุมภายในสามารถให้การรับรองที่สมเหตุสมผลว่าข้อมูลทางการเงินของ บริษัท นั้นถูกต้อง

ประสิทธิภาพของการควบคุมภายในอาจถูก จำกัด โดยการตัดสินของมนุษย์ ตัวอย่างเช่นธุรกิจอาจให้บุคลากรระดับสูงมีความสามารถในการแทนที่การควบคุมภายในด้วยเหตุผลด้านประสิทธิภาพการดำเนินงาน

ยิ่งไปกว่านั้นการควบคุมภายในสามารถหลีกเลี่ยงผ่านการสมรู้ร่วมคิดซึ่งพนักงานที่มีกิจกรรมการทำงานโดยปกติจะถูกคั่นด้วยการควบคุมภายในทำงานร่วมกันในความลับเพื่อปกปิดการฉ้อโกงหรือการประพฤติมิชอบอื่น ๆ

บรรทัดล่าง

การควบคุมภายในมีความสำคัญต่อการรับรองความสมบูรณ์ของการดำเนินงานของ บริษัท และความน่าเชื่อถือของข้อมูลทางการเงินที่พวกเขารายงาน พระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley ของปี 2545 กระตุ้นการควบคุมภายในในภายหลังของเรื่องอื้อฉาวเช่นผู้ที่เกี่ยวข้องกับ Enron และ WorldCom เพื่อปกป้องนักลงทุนจากการฉ้อโกงทางบัญชีขององค์กร

ความสำเร็จของการควบคุมภายในอาจถูก จำกัด โดยบุคลากรที่ตัดมุมกิจกรรมควบคุมเพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติงานและโดยพนักงานที่ทำงานร่วมกันเพื่อปกปิดการฉ้อโกง