การตรวจสอบที่โดดเด่น: คำจำกัดความความเสี่ยงและวิธีการหลีกเลี่ยง

เช็คที่โดดเด่นคืออะไร?

เช็คที่โดดเด่นคือตรวจสอบการชำระเงินที่เขียนโดยใครบางคน แต่ไม่ได้รับเงินสดหรือฝากโดยผู้รับเงิน ผู้ชำระเงินเป็นนิติบุคคลที่เขียนเช็คในขณะที่ผู้รับเงินเป็นบุคคลหรือสถาบันที่เขียนไว้ เช็คที่โดดเด่นยังหมายถึงเช็คที่นำเสนอต่อธนาคาร แต่ยังอยู่ในธนาคารรอบการตรวจสอบการล้าง

เช็คที่โดดเด่นแสดงถึงความรับผิดสำหรับผู้ชำระเงิน ผู้ชำระเงินจะต้องแน่ใจว่าได้เก็บเงินไว้ในบัญชีเพียงพอที่จะครอบคลุมจำนวนเช็คที่ค้างชำระจนกว่าจะได้รับเงินสดซึ่งอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือบางครั้งแม้กระทั่งเดือน การตรวจสอบที่โดดเด่นเป็นเวลานานเป็นที่รู้จักกันในชื่อการตรวจสอบค้าง

การตรวจสอบที่โดดเด่นทำงานอย่างไร

หนึ่งในวิธีการชำระเงินสำหรับไฟล์ธุรกรรมคือการตรวจสอบ เช็คเป็นเครื่องมือทางการเงินที่อนุญาตให้ธนาคารโอนเงินจากบัญชีของผู้ชำระเงินไปยังบัญชีของผู้รับเงิน เมื่อผู้รับเงินฝากเช็คที่ธนาคารจะขอเงินจากธนาคารของผู้ชำระเงินซึ่งในทางกลับกันจะถอนจำนวนเงินจากบัญชีของผู้ชำระเงินและโอนไปยังธนาคารของผู้รับเงิน เมื่อธนาคารได้รับเงินเต็มจำนวนที่ร้องขอจะฝากเงินเข้าบัญชีของผู้รับเงิน

เช็คจะโดดเด่นเมื่อผู้รับเงินไม่ได้เป็นเงินสดหรือฝากเช็ค ซึ่งหมายความว่ามันไม่ได้ชัดเจนบัญชีธนาคารของผู้ชำระเงินและไม่ปรากฏในใบแจ้งยอดเมื่อสิ้นเดือน เนื่องจากการตรวจสอบมีความโดดเด่นซึ่งหมายความว่ายังคงเป็นความรับผิดชอบสำหรับผู้ชำระเงิน เมื่อผู้รับเงินฝากเช็คจะได้รับการกระทบยอดกับบันทึกของผู้ชำระเงิน

เช็คที่ยังคงโดดเด่นเป็นเวลานานไม่สามารถถูกเก็บเงินได้เนื่องจากเป็นโมฆะ การตรวจสอบบางอย่างกลายเป็นเก่าถ้าลงวันที่หลังจาก 60 หรือ 90 วันในขณะที่คนอื่น ๆ กลายเป็นโมฆะหลังจากหกเดือน

ความเสี่ยงของการตรวจสอบที่โดดเด่น

การตรวจสอบที่โดดเด่นไม่จำเป็นต้องเลวร้ายโดยเนื้อแท้ อย่างไรก็ตามมีความเสี่ยงและข้อเสียบางประการที่จะมีการตรวจสอบอิทธิพล

เงินเบิกเกินบัญชีเกิดขึ้นเมื่อเจ้าของบัญชีที่เขียนเช็คที่ยังอยู่ระหว่างการพิจารณาไม่มีเงินเพียงพอในบัญชีของพวกเขาเพื่อครอบคลุมจำนวนเช็คเมื่อมีการส่งเพื่อชำระเงินในที่สุด ซึ่งอาจส่งผลให้บัญชีถูกถอนออกไป ในเวลาที่มีการเขียนเช็คอาจมีเงินสดเพียงพอ อย่างไรก็ตามหากการใช้จ่ายในบัญชีเกิดขึ้นระหว่างเมื่อมีการเขียนเช็คและเมื่อมีการฝากเช็คบัญชีจะมีความเสี่ยงสำหรับกองทุนที่ไม่เพียงพอสถานะ.

การตรวจสอบที่โดดเด่นยังมีความเสี่ยงที่จะใช้ในการกระทำที่หลอกลวง มีคนอื่นสามารถเปลี่ยนชื่อผู้รับเงินหรือจำนวนเงินหากเช็คถูกวางผิดหรือถูกขโมยก่อนที่จะถูกนำไปที่ธนาคาร สิ่งอื่น ๆ ที่เท่าเทียมกันมันจะปลอดภัยที่สุดหากเช็คถูกฝากเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อหลีกเลี่ยงการดัดแปลงเครื่องมือ

ความไม่สอดคล้องกันทางบัญชีอาจเกิดขึ้นหากการตรวจสอบที่โดดเด่นไม่ได้ถูกรายงานและติดตามในลักษณะที่เหมาะสม ด้วยเหตุนี้การเก็บบันทึกทางการเงินที่ถูกต้องอาจเป็นเรื่องยากและอาจนำไปสู่ปัญหาในระหว่างการตรวจสอบหรือเมื่อกระทบยอดการเงิน ตัวอย่างเช่นการชำระเงินอาจแสดงว่าเป็นเงินที่จ่าย แต่หากเงินสดยังไม่ได้รับการหักจากบัญชีอาจมีความไม่สอดคล้องกันคุ้มค่า

สุดท้ายเช็คที่โดดเด่นอาจส่งผลกระทบต่อการจัดการกระแสเงินสด หาก บริษัท มีเช็คจำนวนมากที่ยังไม่ได้รับเงินสดอาจสร้างความกำกวมมากกว่าจำนวนเงินสดที่มีอยู่ทำให้ยากที่จะวางแผนและจัดการค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ของการตรวจสอบที่โดดเด่น

จริง ๆ แล้วมีประโยชน์บางอย่างที่จะมีการตรวจสอบที่โดดเด่นเช่นกัน การตรวจสอบการเขียนทำให้เป็นไปได้สำหรับองค์กรและบุคคลที่จะชำระเงินโดยไม่ต้องใช้เงินสดทันทีหรือธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ที่จะเสร็จสิ้น ตรวจสอบว่ามีเพียงซื้อ บริษัท มากขึ้นในการรวบรวมทรัพยากรเพียงพอสำหรับการชำระเงินเพื่อล้างหากจำเป็นต้องใช้เวลามากขึ้น

การติดตามการชำระเงินสามารถทำได้ผ่านการใช้เช็คซึ่งให้ทั้งเส้นทางกระดาษและหลักฐานการชำระเงิน ผ่านการใช้เช็คผู้ส่งและผู้รับการชำระเงินสามารถเก็บบันทึกการทำธุรกรรมซึ่งรวมถึงวันที่จำนวนเงินและผู้รับเงิน ในบริบทนี้การตรวจสอบที่โดดเด่นไม่จำเป็นต้องโดดเด่นเป็นเวลานาน อาจเป็นช่วงเวลาสั้น ๆ ระหว่างเมื่อมีการส่งเช็คและเมื่อได้รับ

เช็คที่โดดเด่นยังให้โอกาสสำหรับความล่าช้าในการชำระเงินซึ่งอาจเป็นประโยชน์เมื่อมันมาถึงการจัดการกระแสเงินสด บุคคลที่เขียนเช็คที่ไม่ได้นำเสนอทันทีสำหรับการชำระเงินสามารถควบคุมเวลาการถอนเงินจากบัญชีของตนเองได้หากเช็คไม่ได้รับการชำระเงินทันที แม้ว่าผู้ตรวจสอบมีเงินทุนเพียงพอ แต่ความล่าช้าจากผู้ฝากเงินก็หมายถึงรายได้ดอกเบี้ยที่สูงขึ้นจากยอดเงินทุนที่รอการดึงลงมา

วิธีหลีกเลี่ยงการตรวจสอบที่โดดเด่น

การตรวจสอบที่โดดเด่นที่ถูกลืมเป็นแหล่งที่มาของเงินเบิกเกินบัญชีของธนาคาร วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงเหตุการณ์นี้คือการรักษาสมุดเช็คที่สมดุล สิ่งนี้สามารถช่วยป้องกัน NSF ที่ไม่จำเป็นหากผู้รับเงินตัดสินใจที่จะจ่ายเงินสดเช็คในภายหลัง

นอกจากนี้คุณยังสามารถโทรหรือเขียนเพื่อเตือนผู้รับเงินว่าเช็คนั้นโดดเด่น สิ่งนี้อาจกระตุ้นให้พวกเขาเงินฝากหรือเงินสดเช็ค หากพวกเขายังไม่ได้รับการชำระเงินสิ่งนี้อาจส่งพวกเขาเพื่อแจ้งให้คุณออกเช็คใหม่

ด้วยกิจกรรมการธนาคารที่มีอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นอีกวิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงการเขียนเช็คและลืมเกี่ยวกับเรื่องนี้คือการใช้บริการชำระเงินออนไลน์ของบัญชีตรวจสอบ สิ่งนี้ควรให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับจำนวนเงินดอลลาร์ทั้งหมดของการตรวจสอบที่ค้างชำระและยอดเงินดอลลาร์รวมอยู่ในบัญชี

การตรวจสอบธุรกิจที่โดดเด่น

เมื่อธุรกิจเขียนเช็คจะหักจำนวนเงินจากบัญชีเงินสดบัญชีแยกประเภททั่วไปที่เหมาะสม หากเงินทุนไม่ได้ถูกถอนหรือจ่ายเงินโดยผู้รับเงินบัญชีธนาคารของ บริษัท จะเกินจริงและมียอดคงเหลือมากกว่ารายการบัญชีแยกประเภททั่วไป

ถึงคืนดีใบแจ้งยอดธนาคารดังนั้นบัญชีเงินสดของ บริษัท ในงบการเงินจึงสอดคล้องกับเงินสดในบัญชีธนาคาร บริษัท จะต้องปรับ "ยอดคงเหลือต่อธนาคาร" ซึ่งหมายถึงยอดเงินสดที่สิ้นสุดลงในใบแจ้งยอดธนาคาร

การสื่อสารเช็คคงค้างกับผู้รับเงิน

ในขณะที่ธุรกิจต้องปฏิบัติตามที่ไม่มีการอ้างสิทธิ์คุณสมบัติกฎหมายการตรวจสอบใด ๆ ที่โดดเด่นเป็นเวลานานจะต้องส่งต่อไปยังรัฐเป็นทรัพย์สินที่ไม่มีการอ้างสิทธิ์ ดังนั้นจึงไม่มีแรงจูงใจที่จะต้องการให้ตรวจสอบที่โดดเด่นเพื่อไม่ได้รับเงินสดอย่างถาวรเนื่องจากการชำระเงินนั้นเป็นหนี้ต่อรัฐบาลในการถือครอง

มีความจำเป็นสำหรับผู้ออกที่จะให้การสื่อสารกับผู้รับเงินในเวลาที่เหมาะสมเกี่ยวกับการออกเช็ครวมถึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องใด ๆ โดยเร็วที่สุด สิ่งนี้ทำให้ง่ายต่อการกำหนดความคาดหวังและเปิดโอกาสให้พวกเขาวางแผนอย่างถูกต้อง ระวังเงื่อนไขที่ทำการไปรษณีย์และความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นสำหรับฤดูกาลสภาพอากาศหรือปัญหาพนักงาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับเงินสามารถเข้าถึงข้อมูลการติดต่อที่ถูกต้องเพื่อให้พวกเขาสามารถติดต่อคุณหรือตัวแทนที่ได้รับมอบหมายของคุณเกี่ยวกับคำถามปัญหาหรือการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบที่เกินกำหนด ตรวจสอบเพื่อดูว่าข้อมูลการติดต่อถูกต้องเนื่องจากการตรวจสอบอาจหายไปเพียงเพราะที่อยู่จดหมายที่ไม่ถูกต้อง

เก็บบันทึกการสื่อสารทุกครั้งที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบที่โดดเด่นและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดทำเอกสารการสนทนาทั้งหมด ซึ่งรวมถึงการสื่อสารเช่นอีเมลการโทรศัพท์และการติดต่อแบบอื่น ๆ ในหลายกรณี บริษัท ส่งใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ที่ผ่านมาถึงกำหนด ตรวจสอบสิ่งเหล่านี้กับการชำระเงินที่เกิดขึ้นในระบบเสมอในกรณีที่เช็คหายไปไม่ถูกนำไปใช้อย่างถูกต้องหรือมีการจัดการที่ไม่ถูกต้อง

บรรทัดล่าง

เช็คคงค้างเป็นเช็คที่ออก แต่ยังไม่ได้นำเสนอสำหรับการชำระเงินหรือเคลียร์โดยธนาคาร พวกเขาเป็นตัวแทนของการทำธุรกรรมที่รอดำเนินการซึ่งกองทุนยังไม่ได้ถูกหักออกจากบัญชีของผู้ออก การตรวจสอบเหล่านี้สามารถก่อให้เกิดความเสี่ยงเช่นการถอนบัญชีการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นความแตกต่างทางบัญชีและการรายงานทางการเงินล่าช้า

การจัดการที่เหมาะสมของการตรวจสอบที่โดดเด่นเกี่ยวข้องกับการติดตามการกระทบยอดการสื่อสารที่ทันเวลาและมั่นใจว่ามีเงินทุนเพียงพอที่จะให้เกียรติการตรวจสอบเมื่อนำเสนอสำหรับการชำระเงิน