您的新雇用文书指南

在新员工开始工作并获得第一份薪水之前，您需要一些表格才能使员工完成。这些表格必须为每位新员工备案，才能使雇主遵守联邦和州法律。

在这里，我们将介绍新员工必须填写的所有表格，每种表格的通用性，以及每种表单文档的任何著名细节。

在IRS注册为雇主

在开始雇用员工的过程之前，您必须首先通过获得雇主ID号（EIN）来向美国国税局（IRS）注册为雇主。这是一个几乎所有企业都必须拥有的标识号工资税报告和付款。您可以通过在线申请快速获得EIN。

拥有EIN后，您需要加入IRS电子联邦税收支付系统（EFTP）。这将使您能够通过安全的在线门户网站向员工预扣和业务的雇佣税。您还可以使用EFTP提前安排付款并设置通知或警报，以帮助管理与薪资税和其他雇主税收责任相关的不同日期。

现在，您已经准备好开始收集新员工所需的表格和其他注册。

联邦所得税预扣的W-4表格

W-4表格也称为雇员的预扣证书，用于确定在每个薪水期间出于税收目的而扣押多少。您可以从IRS下载并打印表格或订购多个副本。

所有新员工都必须在收到第一个薪水之前填写W-4表格。截至2020年1月1日，您必须使用新的W-4表格，以及想要更改其预扣的新员工和现任员工。员工在2020年1月1日之前雇用，不需要填写此表格。

雇主不应就如何完成此表格提供建议，但您可以将其引导到IRS文章中，并回答常见问题，其中包括预扣税估算员（计算器）。

员工可能会根据自己的意愿改变其W-4形式。例如，员工可以获得奖金并想改变预扣。作为雇主，您有责任跟踪最新变化并确保雇员薪水反映雇员预扣的意愿。

I-9表格和电子验证系统的就业资格

作为雇主，您有责任记录新员工在美国工作的资格，为此，您将使用I-9表格，就业资格验证，这是每个新员工必须完成的。新员工必须提供身份和工作资格的文件。

I-9过程有两个步骤。首先，员工填写表格并说明将使用哪些身份和工作资格文件。然后，雇主必须查看这些文件，并确保它们足够适当。

您必须将此表格保留在员工的记录中，但是您无需将其发送给任何人。如果移民官来到您的公司或想检查您的员工文件，则表格是您证明您验证了员工的工作资格。

较大的雇主可以注册电子验证系统，并使用它来检查新员工的资格在美国工作，系统使用I-9表格上的信息与联邦数据库进行比较。

工作申请表

每个新员工都应填写一份工作申请表，即使此人已经提交了工作简历。工作申请表包含有关可以验证的新员工的信息，例如以前的雇主和教育。它还包括申请人必须签名的几个陈述。

新员工必须签署的一个这样的说法就是验证申请中有关的信息是正确和正确的；其他声明允许雇主进行参考检查和背景检查。

在国家就业机构注册

除了遵守所有联邦就业法规外，您还必须符合任何州一级法规。各州的特定表格和要求可能有所不同，但此处提供了有关如何遵循状态形式的信息。

开始新租用注册系统

雇主必须在其州的新雇用通知系统中注册新员工；此注册允许该州从这些员工那里收取儿童抚养费（如果适用）。美国卫生与公共服务部有有关如何注册新员工与您的状态。

国家雇主注册

每个征收所得税的州都有要求雇主报告和缴纳这些税款的要求。对于有所得税的州，您需要从雇员薪水中扣除这些税，并将扣留税款发送给适当的州机构。

联系您州的税务机构有关如何在该州注册为雇主的信息。国家机构还将为您提供有关预扣表和要求扣押金额的信息的信息。

国家失业税

您可能还需要在州劳工部注册以缴纳州失业税。这项税是由雇主（而不是雇员）支付的，如果雇员被解雇，则将其支付。付款率基于员工人数和可比业务的经验。联系您州劳工部有关更多信息。

国家工人的赔偿

州工人的薪酬支付受伤或生病的员工。您必须在州的工人薪酬机构注册并向基金付款。联系您州工人赔偿机构有关更多信息。

获取工作场所海报

每个拥有员工的企业都必须在员工聚集的地方显示某些联邦工作场所海报，例如休息室：

• 家庭和病假法案海报（适用于拥有50名或更多雇员的雇主）
• OSHA（职业安全与健康法）海报，对于所有雇主（某些州都有自己的计划和海报）
• 美国劳工部的公平劳工标准法案海报，所有雇主
• 劳工部的残疾人法/特殊最低工资海报的通知，雇主有残疾人
• 劳工部的雇员测谎仪保护法海报

您可以从美国劳工部（DOL）或查看此DOL Elaws海报顾问，以帮助您确定必须在工作场所发布哪些通知。

提供您的员工手册

所有雇主都应拥有雇员手册或政策和程序手册。所有新员工都应收到本手册的副本，并应签署他们已经阅读和理解的。员工手册成为您和您的员工都具有法律约束力的文件。

如何处理新员工文书工作

在大多数情况下，您不需要将表格归还给任何人，但是它们必须在场，因为它们可能是州或联邦机构的审核。这些表格完成后，您应该将它们保留在特定的位置，该位置可供员工和其他需要查看它们的人使用。

美国劳工部（在工资和小时部门下）对必须保留所有员工的员工记录有具体要求。

美国国税局对就业税有记录保存要求。

联邦，州和地方机构可以出于各种原因审核您的员工记录，因此保留记录很重要。

常见问题（常见问题解答）

员工是否花了完成新员工文书工作的时间？

在大多数情况下，是的，根据《公平劳动标准法》，您必须在员工花在方向或培训上的时间以及填写新员工文书工作的时间，假设他们在工作时间或公司时间填写表格。如果员工开展与自愿招聘过程或自己的时间有关的任何活动，则该公司无需为此付费。