如何制定公司旅行政策：关键要素，最佳实践和合规性

公司旅行政策是管理员工旅行的一系列准则和最佳实践。拥有公司旅行政策的组织使用它们来确保所有员工在预订与业务相关的旅行和伐木费用时遵循适当的协议。

尽管旅行政策通常是大型公司的标准配置，但较小的企业也可以从建立它们中受益。

制定公司旅行政策的好处

拥有公司旅行政策可以为企业主及其员工带来一系列利益。

从企业主的角度来看，公司旅行政策可以让您：

• 监视员工旅行费用确保准确性并检测可能的欺诈实例
• 建立有关员工可以预订的酒店，航空公司和其他旅行组织的准则
• 确保员工了解可以提交哪些旅行费用以进行报销
• 准确，快速组织费用数据
• 保持合规国税局（IRS）有关商务旅行的税法和法规
• 最大程度地减少浪费并简化您的会计系统

在员工方面，制定标准的公司旅行政策可以帮助员工避免在几周或几个月等待的情况下，以偿还他们从口袋里支付的费用，因为该公司无法验证他们的花费。

公司旅行政策的关键要素

没有企业可以遵循的一定大小的公司旅行政策模板或蓝图。但是，这是一个优势，因为它允许您创建适合您业务需求的旅行策略。

一般而言，公司旅行政策应涵盖以下规则和准则：

• 航空公司，酒店和租车预订
• 其他运输费用，例如铁路旅行或乘车共享
• 员工支出，因为它与用餐，娱乐，电话和其他必要的费用有关
• 停车费和通行费
• 与客户见面时接受礼物，或付给客户的礼物
• 医疗保险
• 货币交换费和国际银行业务
• 雇员提交补偿收入的收据
• 审查，批准和支付提交的费用
• 员工的人身安全
• 商业设备或文件的安全

如有疑问，企业旅行政策最好涵盖更多的立场，而不是更少。使您的组织的旅行政策尽可能全面，可以帮助避免混淆哪些费用是可以接受的以及何时可以期望偿还员工。

制定公司旅行政策

制定公司旅行政策是一个多步骤过程。分解每个步骤可以使管理和创建适合您企业需求的策略。

确定您的目标

首先，考虑您需要的公司旅行政策要为您做什么。您是否主要对最小化成本或预防滥用感兴趣？您是否要确保员工在批准的组织中预订并采取步骤在旅行时保持安全？考虑到您的前三个目标可以为制定公司旅行政策提供一个良好的起点。

您可以使用这些见解来起草概述政策意图的目的声明。这不需要冗长，但是应该传达政策设计的目的。

让您的团队参与进来

公司旅行政策仅与满足那些有望遵守的人的需求的能力一样好。询问有关您的团队的一些问题，您企业的旅行活动可以帮助您确定您的政策应涵盖的内容。

例如，问自己以下内容：

• 任何员工是否需要与健康状况或残疾有关的旅行特殊住宿？
• 业务定期旅行是否有任何目的地？
• 企业喜欢使用任何首选的酒店，航空公司或租车公司吗？
• 是否有预订旅行或回答问题的首选过程？
• 谁将负责批准预订，回答员工问题，批准开支并提交付款？
• 员工将如何支付他们预定的费用？
• 如果员工正在使用公司信用卡，他们期望遵循哪些规则？
• 他们将如何提交这些费用进行报销，以及需要提供什么信息？

对员工进行轮询可以进一步告知您的决策。例如，经常旅行的雇员可能知道哪些酒店比其他酒店更好，或者哪些航空公司提供最优惠的价格。您的员工可能会很高兴有机会分享他们对公司旅行政策的外观的见解和意见。

起草政策，并仔细审查

一旦收集了所需的所有反馈，就可以努力实现您的公司旅行政策。同样，您想详细介绍您希望员工遵循的政策和程序。

写出初稿后，第二次仔细阅读您的政策。有什么可以更清楚地解释的吗？有可能引起员工混乱的领域吗？您完全遗漏了什么？

您可能需要几次审查旅行政策，以确保您涵盖了所有最重要的基础。一旦使用语言，您可以在最后一次查看它以检查拼写和语法错误。

与您的员工分享政策

制定公司旅行政策后的最后一步是将其传达给受其影响的每个人。如果员工不知道政策中的内容，那么他​​们很难坚持下去。

请记住，每当您对策略进行更改时，都需要重复此步骤。如果您添加新内容或取出一些东西，则有责任将其传达给员工，以便他们意识到变化。

实施公司旅行政策的最佳实践

创建公司旅行政策后，您需要实施它。这些技巧可以帮助您介绍公司的旅行政策并执行它。

• 确保员工知道他们可以将谁引向有关商务旅行预订，费用报告和报销的问题。
• 设定特定时间范围，以提交向员工报销和处理付款的费用。
• 考虑安排员工会议或研讨会以浏览旅行政策的详细信息，并回答可能出现的任何问题。
• 确保所有新员工获得旅行政策的副本。
• 必要时定期审查并更新您的旅行政策。
• 进行每月审查或审核旅行支出，以检查错误并可能检测欺诈或虐待。

指定员工发现与该政策不合规的后果（如果有的话）可能会面临什么后果也很重要。这可能包括受到限制的旅行特权，或者在最坏的情况下，如果发现欺诈的证据，就会解雇。

确保遵守公司旅行政策

从成本的角度来看，确保遵守公司的公司旅行政策至关重要，因为您不想付出旅行预算。您可以使用不同的策略来维持所有人的合规性利益相关者。

• 定期更新您的政策，以反映公司的最新实践和准则。
• 如有必要，简化政策以避免混乱。
• 清楚地将合规性期望以及违规的后果传达给所有员工。
• 确保在新员工的入门过程中详细详细详细详细介绍该政策。
• 定期对旅行费用进行审查和审核，以寻找任何违规迹象。
• 考虑使用商务旅行管理工具或软件跟踪预订和费用报告。

您还可以在旅行预订中放置保障措施，以防止员工在政策的边界之外散布。例如，如果您使用公司旅行社，则可以指示该机构自动拒绝任何不涉及首选旅行伙伴的预订。

样本公司旅行政策

从金融到零售再到政府，公司旅行政策在各个行业中都是普遍的。维护公司旅行政策的组织的示例包括：

• 摩根大通公司
• 百思买
• 哥伦比亚大学
• 美国内政部
• 星巴克

所有这些样本策略都具有相似的特征，因为它们概述了政策的目的，指定适用于预订住宿的规则，并向员工提供有关如何提交费用报告以进行报销的详细说明。制定您的旅行政策可能需要一些时间，但是审查此类示例可以使您了解要添加的内容。

底线

如果您的员工进行定期商务旅行与客户或潜在客户会面，参加专业会议或研讨会或参加职业培训，则可能是必要的公司旅行政策。如果您还没有制定政策，则可能需要将其设置为业务的优先事项。有明确的政策遵循误解和对旅行特权管理不善的空间。