负责计划：报销的定义和税收

什么是负责计划？

负责计划是一种以非税收的方式向员工偿还任何与业务相关的自付费用的方法。如果是国税局（IRS）满足要求，符合条件的业务费用的报销不算为收入，这意味着它们不受预扣税或W-2报告。

关键要点

负责计划是向员工偿还与工作相关的费用的过程。
负责计划不征税，因为它们不被视为工人赔偿的一种形式。
如果成本与业务相关，准确地报告，并且返回过多的报销时，费用才能被视为负责计划的一部分。
如果将偿还成本视为不负责任，那么IRS就可以征税。多余的资金通常必须在120天内退还。

负责计划的运作方式

负责计划是一种向员工偿还与工作相关的费用而无需支付税款的方法。

根据IRS规则，根据责任计划，如果与业务相关并得到充分考虑，则将偿还费用。此外，必须在指定的时间范围内将超过实际费用支付的金额退还给公司。如果没有，则可能应纳税。

员工产生的与业务相关的费用可以包括旅行，餐饮，住宿，娱乐或运输。员工必须充分考虑带有记录的费用。

雇主无需将计划的详细信息提交给国税局，但他们必须能够证明他们符合负责计划的要求。

重要的

雇主通常能够比美国国税局（IRS）发布的更严格的负责计划要求。

负责计划与非责任计划

如果业务的报销计划不遵循IRS对责任计划的要求，则该计划是不可收回的。与非责任计划，报销费用被认为是雇员赔偿的一部分，因此需要预扣，必须在员工的W-2表上进行报告。

提示

多余的资金应在支付后的120天内退还给雇主。

负责计划的要求

对责任计划的要求是，他们与业务相关，以合理和及时的方式将雇员的费用充分地向其雇主负责，并且必须在合理的时间内退还任何多余的偿还雇主。

业务费用与个人费用

为了将其视为与业务相关的费用，必须在就业过程中产生。任何融合个人费用和企业费用之间的费用都适当地说明，将雇主与雇员之间的费用分配。

一个常见的例子是用于商务旅行的私人汽车：在这种情况下，可能有望在其个人运输和与工作相关的运输过程中占用的里程，并适当分配费用。

证明

足够的会计通常需要第三方确认，以证明员工的资金与业务相关。收据是员工将用来证明其资金请求合法性的第三方基础的常见形式。

但是，该规则有例外，包括少于75美元的非行业费用案件，饮食报销额，属于IRS的每个DIEM标准，以及获得正式付款证明的运输费用，例如出租车，地铁和公共汽车。

多余的报销

如果雇员的报销过多，则必须在120天内退还多余的金额。例如，当员工在商务旅行之前获得预付款时，可能会发生多余的报销。员工没有花所有的钱，在这种情况下，必须将任何剩下的钱退还给公司。

合理的时间

美国国税局提供以下示例，以指导某些措施必须完成：

在员工支付或征收费用的时间内的30天内收到预付款。
雇员在支付或产生费用后的60天内充分说明了他们的费用。
雇员在支付或产生费用后的120天内退还任何多余的报销。

责任计划和非责任计划之间有什么区别？

责任计划和非责任计划之间的差额是税收。负责计划符合美国国税局对企业费用报销的要求，这些要求将排除在员工的总收入之外。非责任计划不会。本计划中的任何报销都视为收入，并有税。

您如何编写负责计划？

不需要编写负责计划。要提供一个，雇主必须遵守以下三个要求：

·费用必须与业务相关。

·支出必须在合理的时期内证实。

·雇员必须退还任何不花钱给雇主的钱。

负责计划的好处是什么？

偿还责任计划的员工无需将报销作为收入的纳税申报表。这导致较低的税单。

底线

负责计划是一种向工人偿还业务费用的方式，而无需对这些付款征收所得税。为了获得免税状况，这些报销必须满足特定的IRS要求。要求包括费用与业务相关，以合理和及时的方式充分说明，并退还了任何超额款项。

雇主无需向国税局报告该计划中的所有交易。但是，如果经过审核，他们必须保留良好的记录。