永久库存系统：定义，利弊以及示例

什么是永久库存系统？

永久库存系统是一个计算机化系统，它可以连续记录库存的实时变化，从而减少或消除了对物理库存检查的需求。依靠电子点技术提供的数据，它提供了更详细的视图存货并立即报告库存库存数量。永久库存系统与定期库存系统，其中公司必须取决于定期安排的物理计数。

了解永久库存系统

永久库存系统可能比较旧的周期性库存系统更可取，因为它们可以立即跟踪单个项目的销售和库存水平，这有助于防止库存用完。

不需要由公司的会计师手动调整永久库存，除非由于损失，断裂或盗窃而偏离物理库存数量。

系统软件通过使用条形码扫描仪或其他计算机化的产品获取，销售和收益记录的计算机记录，为库存提供实时更新。此信息被馈入不断调整的永久数据库。

该系统允许与其他领域（包括财务和会计团队）集成。这有助于确保遵守税收和其他法规。员工可以使用永久库存数据来提供有关产品，替换零件和其他物理组件的可用性的更准确的客户服务。

永久与周期性库存系统

之间的差异永久和周期性库存系统超越两个系统的运作方式，尽管这是区别的主要点。

永久库存系统通过计算机点的技术不断地跟踪销售。周期性库存系统仅在订购物理计数并需要时间点计数时跟踪销售。

大公司或具有复杂库存的人非常适合永久系统。库存有限的较小公司通常可以通过周期性系统生存。这也适用于误差的余量，尽管有限的，简单的库存可能不会与周期性系统遭受太大影响，但这种误差较低。

这出售商品成本（COGS）是通过在库存购买成本中添加库存的开头平衡并减去结束库存的成本来得出的重要会计指标。使用永久库存系统，COGS会不断更新，而不是定期使用替代物理库存。

总体而言，一旦永久库存系统就位，它比物理系统所需的精力少。但是，永久库存系统的启动成本更大。

永久和周期性库存系统之间的差异
永久库存系统	定期库存系统
立即跟踪销售	经常跟踪销售
使用销售点系统	利用经常性的物理计数
对大型企业更好	对于小公司来说更好
较小的错误	较大的错误
齿轮不断更新	齿轮定期更新
需要更少的努力	需要物理计数
启动成本可能很高	启动便宜

永久库存系统的优势和缺点

永久库存系统的支持者并不总是会竭尽所能指出这些系统的弊端，而这些系统的负责人缺乏损失，损坏或盗窃的责任。

另一方面，批评者不一定会指出，没有相应销售的情况下报告的库存可以发出盗窃或损失的信号，并触发与周期系统更快的造成物理库存检查。

在决定如何保持对身体库存的控制时，谨慎地权衡所考虑系统的利弊是谨慎的。

优势

• 实时更新。顾名思义，永久系统提供了有关购买和销售的持续更新。经理和员工都可以监视这些数据并根据需要实时使用它们。
• 更明智的预测。跟踪客户购买模式和季节性波动以及此信息提供的机会的能力是永久库存系统的重要优势。了解和更新客户购买模式，可以制定库存计划，以最大程度地减少多余或不足的库存，这可能会导致损失。
• 多地点管理。库存管理的主要挑战之一是在多个位置监视库存。一个连接的永久库存系统创造了许多履行机会，包括将库存从一个位置转移到另一个位置，并在内部管理所有位置的库存水平。
• 准备财务报表。该系统使准备财务报告变得更加容易。财务报表的组成部分之一是库存价值；直接记录在系统中的可用股票的数量和价值可以加快财务报告的准备，并避免手动计算的错误。
• 减少停机时间或商店关闭。仅依靠定期物理库存的企业有艰难的决定。他们是否将员工的时间甚至频繁地关闭商店，以进行清单并获得准确性，还是选择较少的库存计数和牺牲最新数据？永久库存系统消除了这些问题。

缺点

• 股票损失。这可能是由于损坏，变质和盗窃等原因而发生的。当估计的永久库存与随后的物理清单不符时，差异等于损失。
• 库存跟踪不当。扫描错误，产品错误，软件故障或操作员（员工）错误可能会降低永久库存系统的效率。发生这种情况时，在仓库或商店中跟踪公司的商品和库存将妨碍业务运营。
• 黑客。尽管计算机系统的速度和效率，但仍容易以黑客攻击形式出现渎职。黑客威胁所有数据和信息的安全性和准确性，并迫使实施网络安全措施，这可能是昂贵的。
• 成本。永久库存系统很昂贵，尤其是由于设备，软件和培训的成本，在前端。以上所有内容的更新是维护永久系统持续成本的一部分。对于一家库存有限且利润很小的小型公司，永久系统可能不起作用，甚至是必需的。 （但是，较大的公司或多个地点的公司可能会节省成本。）
• 需要物理库存。由于最终需要“计数东西”，如果不是绝对必要的话，至少在年度的情况下，一个物理库存是审慎的。尽管无法消除物理库存，但在最佳情况下可以减少其数量。

永久库存系统的利弊
优点	缺点
实时更新	股票损失
知情的预测	跟踪不当
多地点管理	黑客
易于财务报表准备	成本
减少停机时间	仍然需要身体库存

何时使用永久库存系统

大量不断旋转的物理库存的大型公司应考虑实施永久库存系统。同样适用于具有多个位置的企业。现在不符合这些标准但预计未来增长的公司也可能希望考虑这样的系统。

可能影响永久库存系统需求的其他因素包括：

• 公司的利润率及其负担实施和持续运营成本的能力
• 库存的大小要管理
• 供应商响应不同类型的库存管理方法的能力
  

如何使用永久库存系统

为了计算库存，公司需要建立一个系统，其中将每库存输入系统并从系统中扣除。这需要使用销售点终端，条形码扫描仪和永久库存软件，可在每次购买和销售的情况下更新估计的库存。

由于永久库存系统估计手头上的库存，因此无法取代定期的物理库存。在某个时候，应进行身体库存。

使用永久库存系统的企业通常采用周期计数或物理计算一部分库存的过程，用作检查永久系统准确性的基线。目的是随着时间的推移完成完整的身体库存。

库存管理

库存管理是指订购原材料，存储和使用它们来创建产品的过程，并最终向最终用户出售产品。有四种主要的库存管理方法：

• 正义（JIT）管理
• 材料要求计划（MRP）
• 经济秩序数量（EOQ）
• 库存的天数（DSI）

这些方法中的每一种都有其在永久库存系统中使用时的利弊。

永久库存系统的使用使公司特别容易地使用经济订单数量（EOQ）方法来购买库存。 EOQ是一个公式，管理人员用来决定何时根据持有库存的成本以及公司的订单库存成本来购买库存。

出售商品成本（COGS）

当公司在永久库存系统中出售产品时，费用帐户会增加并增长销售成本（COGS）。 COGS代表特定时期内的生产成本和费用。这包括材料和人工成本，但不分配或销售费用。齿轮的公式出现在下面。

COGS = BI + P -EI

BI =开始清单

P =该期间的购买

EI =结束库存

永久库存系统保持交易的连续计算，使齿轮随时可用。相比之下，只有在进行物理库存后，定期库存系统才能计算出齿轮。

永久系统在提供COGS的滚动估算中的优势是明显的。一家公司知道，每次交易后，生产出售产品的成本是多少。通过连续更新这些数据并将它们与其他业务系统集成在一起，该公司拥有可行的24/7可用信息，以及时响应增加的成本。

计算毛利润

毛利是从收入中减少齿轮的结果。回想一下，齿轮包括人工和材料的成本，但不包括销售或分销成本。毛利的公式是：

毛利润=收入 - 齿轮

连续估算齿轮的能力还为公司提供了永久库存系统的能力，能够连续估计毛利。这是因为在永久库存系统下，每笔交易都是实时记录的。

库存成本核算系统的示例

公司可以在几种方法中选择以说明持有的库存成本，但是使用任何方法，库存总成本的总额相同。方法之间的差异是何时确认库存成本，并且出售的库存成本已发布到销售费用成本。

这首先，首先（FIFO）方法假设最古老的单元首先出售，而最后，首先（lifo）方法记录了最新单元，因为这些单元首先出售。企业可以通过使用加权平均成本，或总库存成本除以库存中的单位数量。

底线

企业越来越多地使用永久库存系统与较旧的物理定期库存系统跟踪库存。永久性系统的实施成本很高，但长期以来又耗时且耗时。

尽管不断更新的库存估计值和会计系统的互连性具有优势，但永久系统的主要缺点是无法跟踪丢失，损坏或被盗的项目。许多公司用定期的部分库存计数来对抗这一数字，这些库存计数为永久系统提供了基准，并旨在在该时期结束时提供完整的物理库存。

中小型公司或具有少量物理库存的公司继续使用定期库存系统，尽管许多公司选择了低成本的永久库存系统。

大型公司，拥有多个地点的公司以及拥有大量物理库存的公司已在很大程度上转换为永久系统，因为它们可以吸收高启动成本，并通过最少使用永久系统带来的劳动力来节省。