คำแนะนำที่สมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดการการเดินทางขององค์กร

การจัดการการเดินทางขององค์กรคืออะไร?

การจัดการการเดินทางขององค์กร (CTM) เป็นกระบวนการที่ธุรกิจนำไปใช้ในการดูแลค่าใช้จ่ายในการเดินทางและความบันเทิง (T&E) ของพนักงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามนโยบายของ บริษัท ซึ่งอาจรวมถึงการอนุมัติ (หรือปฏิเสธ) แผนการเดินทางการจัดเส้นทางการเดินทางตั๋วซื้อและรายงานค่าใช้จ่ายการตรวจสอบ

บริษัท ขนาดใหญ่อาจมีแผนกแยกต่างหากสำหรับการจัดการการเดินทางขององค์กรในขณะที่ บริษัท ขนาดเล็กอาจมอบหมายงานให้กับทรัพยากรมนุษย์และแผนกบัญชีของพวกเขา บางคนอาจเอาท์ซอร์สฟังก์ชั่นเหล่านี้ไปยัง บริษัท จัดการการเดินทางของบุคคลที่สาม

ทำความเข้าใจการจัดการการเดินทางขององค์กร

บริษัท สามารถเลือกที่จะออกแรงควบคุมการเดินทางของพนักงานจากแนวทางทั่วไปเกี่ยวกับการใช้จ่ายตามขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงและเป็นขั้นตอนรวมถึงซัพพลายเออร์เดินทาง นี่คือบางเรื่องที่พวกเขาอาจคำนึงถึง

แผนการเดินทาง

การเดินทางเพื่อการเดินทางเพื่อธุรกิจเป็นบทสรุปของการเดินทางที่เสนอรวมถึงวันที่เดินทางและเวลาเดินทางหมายเลขเที่ยวบินการจองโรงแรมการนัดพบและข้อมูลการติดต่อและอื่น ๆ ผู้จัดการการท่องเที่ยวขององค์กรอาจพัฒนารายละเอียดการเดินทางร่วมกับพนักงานตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละด้านปฏิบัติตามนโยบายของ บริษัท แผนการเดินทางที่เขียนเป็นข้อมูลอ้างอิงที่มีประโยชน์สำหรับพนักงานที่จะนำพวกเขาไปด้วยในการเดินทางของพวกเขา

การขนส่ง

ผู้จัดการการเดินทางขององค์กรมักจะเตรียมการขนส่งในนามของพนักงานเช่นเดียวกับตัวแทนการท่องเที่ยวสำหรับวันหยุดพักผ่อนของใครบางคน เนื่องจากพวกเขาอาจควบคุมธุรกิจในปริมาณมากพวกเขาสามารถใช้ประโยชน์จากการเจรจากับซัพพลายเออร์ได้มากขึ้นเช่นสายการบินหรือ บริษัท รถเช่า พวกเขาอาจมีการเตรียมการพิเศษกับซัพพลายเออร์บางรายและ บริษัท อาจต้องการให้พนักงานใช้ซัพพลายเออร์เหล่านั้นเมื่อเป็นไปได้

แม้ว่าพวกเขาจะไม่มีการเตรียมการดังกล่าวหรือมีอำนาจมากในการเจรจาต่อรองราคาพวกเขาอาจมีเครื่องมือในการจัดการเพื่อค้นหาข้อเสนอและส่วนลดที่พนักงานแต่ละคนไม่มี ตัวอย่างเช่นพวกเขาอาจสามารถเข้าถึงระบบการจัดจำหน่ายทั่วโลกออนไลน์ (GDS) เช่น Amadeus, Saber หรือ Travelport ทำให้พวกเขาสามารถเปรียบเทียบผู้ให้บริการหลายรายในเวลาเดียวกัน

ที่พัก

เช่นเดียวกับผู้ให้บริการการขนส่งผู้จัดการการเดินทางขององค์กรสามารถช่วยจัดจองการจองโรงแรมมักจะได้รับส่วนลดที่พนักงานไม่สามารถใช้งานได้เป็นรายบุคคล นอกจากนี้ยังมีราคาโรงแรมและความพร้อมใช้งานบนแพลตฟอร์มระบบจัดจำหน่ายทั่วโลก (GDS) ช่วยประหยัดเวลาพนักงานและความพยายามในการหาห้องพัก

การประชุมและกิจกรรมต่างๆ

สำหรับ บริษัท ที่วางแผนการประชุมและกิจกรรมอื่น ๆ ผู้จัดการการเดินทางขององค์กรสามารถจองสถานที่และช่วยเหลือผู้เข้าร่วมประชุมในการเตรียมการเดินทาง บริษัท บางแห่งอาจมีแผนกจัดการการเดินทางและการวางแผนงานแยกต่างหากหรือรวมทั้งสองเข้าด้วยกันในแผนกเดียว พวกเขายังสามารถฟาร์มฟังก์ชั่นเหล่านี้ไปยัง บริษัท บุคคลที่สามที่เชี่ยวชาญในการจัดกิจกรรมและมีประสบการณ์อย่างลึกซึ้งและการติดต่อในพื้นที่นั้น

ค่าใช้จ่ายและการรายงาน

เนื่องจากการรักษาค่าใช้จ่ายภายใต้การควบคุมเป็นเหตุผลหลักในการใช้โปรแกรมการจัดการการเดินทางขององค์กรการตั้งค่าและการบังคับใช้นโยบายการใช้จ่ายเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการ โดยทั่วไปพนักงานจะต้องส่งรายงานค่าใช้จ่ายหลังการเดินทางซึ่งผู้จัดการการเดินทางทบทวน

การเก็บบันทึกที่ถูกต้อง (และใบเสร็จรับเงินในกรณีที่จำเป็น) ก็เป็นสิ่งสำคัญสำหรับวัตถุประสงค์ในการรายงานภาษี โดยทั่วไป บริษัท สามารถหักค่าใช้จ่ายในการเดินทางของพนักงานหากพวกเขามีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่ชัดเจนและเป็น“ ธรรมดาและจำเป็น” และไม่ใช่“ ฟุ่มเฟือยหรือฟุ่มเฟือย”

ในหลายกรณี บริษัท จะจัดหาบัตรเครดิตองค์กรสำหรับพนักงานที่จะใช้ในระหว่างการเดินทาง บัตรเครดิตขององค์กรสามารถทำให้ บริษัท รวบรวมข้อมูลที่ต้องการเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานและพนักงานสำรองค่าใช้จ่ายและพนักงานสำรองค่าใช้จ่ายและพนักงานสำรองรบกวนการใช้ค่าใช้จ่ายในการเดินทางด้วยบัตรเครดิตของตัวเองและรอให้ได้รับเงินคืน

การปฏิบัติตามนโยบาย

บริษัท ส่วนใหญ่ทุกขนาดที่ต้องการการเดินทางจะมีนโยบายการเดินทางเป็นลายลักษณ์อักษรพวกเขาคาดหวังว่าพนักงานที่เดินทางเพื่อธุรกิจจะคุ้นเคย เอกสารนี้จะครอบคลุมเรื่องต่าง ๆ เช่นกระบวนการอนุมัติที่จำเป็นก่อนออกเดินทาง จำกัด การใช้จ่ายซัพพลายเออร์การเดินทางที่ต้องการค่าใช้จ่ายที่สามารถคืนเงินได้ (หรือไม่) กฎการใช้บัตรเครดิตขององค์กรและวิธีการกรอกและส่งรายงานค่าใช้จ่ายในตอนท้ายของการเดินทาง นโยบายการเดินทางที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีวัตถุประสงค์สองประการในการควบคุมค่าใช้จ่ายของ บริษัท และช่วยให้พนักงานไม่พอใจความประหลาดใจเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่ บริษัท จะไม่คืนเงินให้

นอกเหนือจากนโยบายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางโดยเฉพาะการเดินทางขององค์กรอาจได้รับผลกระทบจากนโยบายของ บริษัท ที่กว้างขึ้น ตัวอย่างเช่นการศึกษา Deloitte 2024 รายงานว่า“ ร้อยละสี่สิบหก [ของ บริษัท ที่ทำการสำรวจ] กล่าวว่าพวกเขามีกลยุทธ์ในการกำหนดงบประมาณการปล่อยการเดินทางให้กับทีมและบุคคลเพิ่มขึ้นจาก 30% ในปี 2023

การสนับสนุนการเดินทางและความช่วยเหลือ

นอกเหนือจากการช่วยเหลือพนักงานในด้านการเดินทางและด้านการเงินของการเดินทางผู้จัดการการเดินทางขององค์กรยังสามารถให้การสนับสนุนในรูปแบบอื่น ๆ รวมถึงความช่วยเหลือในการแพทย์หรือฉุกเฉินอื่น ๆ แผนกการท่องเที่ยวของ บริษัท ขนาดใหญ่จำนวนมากและบริษัท บุคคลที่สามมีบริการสนับสนุน 24/7 ในกรณี

ตัวเลือกสำหรับการจัดการการเดินทางขององค์กร

ดังที่ได้กล่าวไว้ บริษัท ไม่จำเป็นต้องใช้ความรับผิดชอบเหล่านี้ (หรือใด ๆ ) ทั้งหมด แต่สามารถจ้าง บริษัท อื่นเพื่อจัดการกับพวกเขาได้ ในขณะที่แสดงถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม บริษัท ที่เชี่ยวชาญในการเดินทางขององค์กรมีแนวโน้มที่จะนำความเชี่ยวชาญที่มากขึ้นมาสู่บทบาทและอาจพบว่าการประหยัดต้นทุนที่อาจไม่มีใครสังเกตเห็น

บริษัท ยังสามารถซื้อโปรแกรมซอฟต์แวร์การจัดการการเดินทางที่อนุญาตให้พนักงานจองการเตรียมการเดินทางของตนเองและอาจเชื่อมโยงไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของ บริษัท เพื่อลดความซับซ้อนของการรายงานค่าใช้จ่าย ซอฟต์แวร์ดังกล่าวยังสามารถตั้งค่าสถานะและแม้กระทั่งปฏิเสธค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่ไม่ปฏิบัติตามกฎของ บริษัท

หากพวกเขาไม่สามารถเข้าถึงแพลตฟอร์ม GDS มืออาชีพผู้จัดการการเดินทางสามารถใช้ประโยชน์จากเว็บไซต์จองผู้บริโภคทั่วไปเช่นค่าตอบแทนและ TripAdvisor

ความท้าทายของการจัดการการเดินทางขององค์กร

ในขณะที่การจัดการการเดินทางขององค์กรมักจะเป็นประโยชน์ต่อ บริษัท จากมุมมองทางการเงิน แต่นำเสนอความท้าทาย

ตัวอย่างเช่นเนื่องจากต้องใช้ความเป็นอิสระบางอย่างที่พนักงานอาจคุ้นเคยกับการวางแผนการเดินทางของตัวเองจึงอาจทำให้พวกเขารู้สึกไม่ไว้วางใจหรือมีขนาดเล็กและทำให้การเดินทางดูเหมือนจะเป็นภาระมากขึ้น นอกจากนี้เพื่อให้การจัดการการเดินทางขององค์กรมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีคนที่ดูแลโปรแกรมให้เป็นผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับการเงินการเดินทางขององค์กรและการกำหนดนโยบายซึ่งอาจต้องใช้การฝึกอบรมไม่เพียง แต่ยังมีหลักสูตรทบทวนบ่อยครั้งเพื่อให้ทันกับอุตสาหกรรมการท่องเที่ยวที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับในการสร้างนโยบายการจัดการการเดินทางขององค์กร

ความดีนโยบายการจัดการการเดินทางขององค์กรจะจัดทำตามกฎเกณฑ์ของ บริษัท สำหรับการจัดเที่ยวบินและการขนส่งอื่น ๆ โดยเฉพาะการจองที่พักของโรงแรมและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางคืนเงินอื่น ๆ เช่นมื้ออาหารและความบันเทิง ค่าใช้จ่ายใด ๆ ควรได้รับการทบทวนและแก้ไขอย่างสม่ำเสมอตามความจำเป็นเพื่อให้ทันกับอัตราเงินเฟ้อและการเปลี่ยนแปลงในตลาด

นโยบายควรอธิบายกระบวนการที่ชัดเจนสำหรับการได้รับการอนุมัติล่วงหน้าหากจำเป็นและส่งรายงานค่าใช้จ่ายหลังจากการเดินทางเพื่อชำระเงินคืนในเวลาที่เหมาะสม

ในที่สุดเป็นสิ่งสำคัญที่พนักงานควรได้รับการสนับสนุนให้อ่านนโยบายและรู้กฎ พวกเขาอาจได้รับโอกาสในการให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวิธีการที่กฎสามารถปรับปรุงในครั้งต่อไปที่นโยบายได้รับการแก้ไข

การจัดทำงบประมาณและการลดต้นทุนสำหรับการเดินทางขององค์กร

นอกเหนือจากการมีบทบาทในการติดตามเงินของ บริษัท ถูกใช้ไปอย่างไรและมองหาวิธีลดต้นทุนผู้จัดการการเดินทางขององค์กรจะต้องสามารถคาดการณ์ค่าใช้จ่ายในการเดินทางระหว่างการวางแผนงบประมาณและคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงราคาในอุตสาหกรรมการท่องเที่ยว

วันนี้ที่อาจเกี่ยวข้องกับการชั่งน้ำหนักเมื่อการประชุมเสมือนจริงสามารถแทนที่การแข่งขันด้วยตนเอง การสำรวจมอร์แกนสแตนลีย์ 2023 จากผู้จัดการการท่องเที่ยวทั่วโลก 100 คนพบว่าพวกเขาวางแผนที่จะแทนที่ 17% ของการเดินทางของ บริษัท ด้วยการประชุมเสมือนจริงด้วยเหตุผล“ ตั้งแต่การประหยัดต้นทุนไปจนถึงการลดลงของคาร์บอน

อนาคตของการจัดการการเดินทางขององค์กร

ในปี 2024 สมาคมการท่องเที่ยวธุรกิจทั่วโลกคาดการณ์ว่าการใช้จ่ายด้านการเดินทางเพื่อธุรกิจจะเพิ่มขึ้นจนถึงปี 2028 รายงานดัชนีการเดินทางธุรกิจปี 2567 ระบุว่า 61% ของนักธุรกิจธุรกิจทั่วโลกมีและใช้บัตรเครดิตองค์กรโดย 59% ของพวกเขาอัปโหลดบัตรไปยังกระเป๋าเงินมือถือเช่น Apple Pay หรือ Google Pay

ปัญญาประดิษฐ์ได้ถูกรวมเข้ากับแพลตฟอร์มการเดินทางหลายแห่งโดยมีแชทบอทเปรียบเทียบราคาและเสนอคำแนะนำสำหรับที่พักการพักผ่อนหย่อนใจและการรับประทานอาหาร บอทยังรายงานความผันผวนของการแลกเปลี่ยนสกุลเงินเพื่อช่วยในการรายงานทางการเงิน

ผู้จัดการการท่องเที่ยวควรระบุโอกาสในการใช้เทคโนโลยี AI ประหยัดต้นทุนในโปรแกรมการเดินทางของพวกเขาหากพวกเขายังไม่ได้ใช้พวกเขาเนื่องจากความสามารถของเทคโนโลยีในการลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและแม้แต่บังคับใช้การปฏิบัติตามโปรแกรมการเดินทาง

บรรทัดล่าง

การเดินทางขององค์กรมีราคาแพง แต่หลาย บริษัท พบว่าผลประโยชน์มีค่าใช้จ่ายสูงกว่าค่าใช้จ่าย การจัดการการเดินทางขององค์กรเป็นวิธีหนึ่งที่ บริษัท สามารถพยายามรักษาค่าใช้จ่ายเหล่านั้นไว้ภายใต้การควบคุมและได้รับประโยชน์สูงสุดจากงบประมาณการเดินทางของพวกเขา ในขณะที่หลาย บริษัท ได้รับการยอมรับโปรแกรมการจัดการการเดินทางขององค์กร แต่ บริษัท อื่น ๆ ยังคงตัดสินใจกับพนักงานส่วนใหญ่

เทคโนโลยีที่เกิดขึ้นใหม่เช่นปัญญาประดิษฐ์และ blockchain ได้รับการพิจารณาอย่างกว้างขวางสำหรับการใช้งานและการดำเนินการในอุตสาหกรรมการท่องเที่ยวขององค์กรเนื่องจากมีโอกาสที่จะใช้พวกเขาเพื่อลดค่าใช้จ่ายและปรับปรุงโปรแกรมการเดินทางขององค์กร