วิธีกำหนดนโยบายการเดินทางขององค์กร: องค์ประกอบสำคัญแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

นโยบายการเดินทางขององค์กรเป็นชุดของแนวทางและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควบคุมการเดินทางของพนักงาน องค์กรที่มีนโยบายการเดินทางขององค์กรใช้พวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนปฏิบัติตามโปรโตคอลที่เหมาะสมเมื่อจองค่าใช้จ่ายในการเดินทางและการบันทึกธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

ในขณะที่นโยบายการเดินทางมักเป็นมาตรฐานสำหรับ บริษัท ขนาดใหญ่ธุรกิจขนาดเล็กสามารถได้รับประโยชน์จากการจัดตั้งพวกเขา

ประเด็นสำคัญ

นโยบายการเดินทางขององค์กรเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรในการจัดการค่าใช้จ่ายในการเดินทางตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามและปรับปรุงกระบวนการ
องค์ประกอบสำคัญของนโยบายการเดินทางขององค์กรรวมถึงขั้นตอนการจองการเดินทางแนวทางการชำระเงินคืนค่าใช้จ่ายมาตรการความปลอดภัยการเดินทางและกระบวนการอนุมัติ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้นโยบายการเดินทางขององค์กร ได้แก่ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพการฝึกอบรมพนักงานและการทบทวนนโยบายและการอัปเดตเป็นประจำ

ประโยชน์ของการมีนโยบายการเดินทางขององค์กร

การมีนโยบายการเดินทางขององค์กรสามารถให้ประโยชน์ได้หลากหลายทั้งสำหรับเจ้าของธุรกิจและพนักงานของพวกเขา

จากมุมมองของเจ้าของธุรกิจนโยบายการเดินทางขององค์กรสามารถอนุญาตให้คุณ:

ตรวจสอบพนักงานค่าเดินทางเพื่อให้แน่ใจว่ามีความแม่นยำและตรวจสอบกรณีการฉ้อโกงที่เป็นไปได้
กำหนดแนวทางที่โรงแรมสายการบินและองค์กรการท่องเที่ยวอื่น ๆ ที่พนักงานสามารถจองได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าใจค่าใช้จ่ายในการเดินทางใดสำหรับการชำระเงินคืน
จัดระเบียบข้อมูลค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้องและรวดเร็ว
ยังคงปฏิบัติตามInternal Revenue Service (IRS)กฎและข้อบังคับภาษีเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ
ลดขยะและปรับปรุงไฟล์การบัญชีระบบ

ในด้านพนักงานการมีนโยบายการเดินทางขององค์กรมาตรฐานในสถานที่สามารถช่วยให้พนักงานหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่พวกเขาอาจรอสัปดาห์หรือหลายเดือนเพื่อชำระคืนค่าใช้จ่ายที่พวกเขาจ่ายออกจากกระเป๋าเพราะ บริษัท ไม่สามารถตรวจสอบสิ่งที่พวกเขาใช้ไปได้

องค์ประกอบสำคัญของนโยบายการเดินทางขององค์กร

ไม่มีเทมเพลตนโยบายการเดินทางขององค์กรหรือพิมพ์เขียวขนาดเดียวที่เหมาะกับธุรกิจที่ธุรกิจสามารถติดตามได้ อย่างไรก็ตามนั่นเป็นข้อได้เปรียบเพราะช่วยให้คุณสร้างนโยบายการเดินทางที่เหมาะกับความต้องการของธุรกิจของคุณ

โดยทั่วไปนโยบายการเดินทางขององค์กรควรครอบคลุมกฎและแนวทางปฏิบัติต่อไปนี้:

สายการบินโรงแรมและการจองรถเช่า
อื่นค่าขนส่งเช่นการเดินทางทางรถไฟหรือการแชร์รถ
การใช้จ่ายของพนักงานเนื่องจากเกี่ยวข้องกับมื้ออาหารความบันเทิงการโทรศัพท์และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่จำเป็น
ค่าที่จอดรถและโทรผ่าน
การยอมรับของขวัญเมื่อพบกับลูกค้าหรือการใช้ของขวัญที่นำเสนอให้กับลูกค้า
การดูแลทางการแพทย์และประกันการเดินทาง
ค่าธรรมเนียมแลกเปลี่ยนสกุลเงินและธนาคารระหว่างประเทศ
การส่งรายรับจากพนักงานสำหรับการชำระเงินคืน
ตรวจสอบการอนุมัติและการชำระค่าใช้จ่ายที่ส่ง
ความปลอดภัยส่วนบุคคลของพนักงาน
ความปลอดภัยของอุปกรณ์ธุรกิจหรือเอกสาร

เมื่อมีข้อสงสัยจะดีกว่าสำหรับนโยบายการเดินทางขององค์กรที่จะครอบคลุมพื้นที่มากกว่าน้อยกว่า การทำให้นโยบายการเดินทางขององค์กรของคุณครอบคลุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สามารถช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่ยอมรับได้และเมื่อพนักงานสามารถคาดหวังว่าจะได้รับเงินคืน

การสร้างนโยบายการเดินทางขององค์กร

การสร้างนโยบายการเดินทางขององค์กรเป็นกระบวนการหลายขั้นตอน การทำลายแต่ละขั้นตอนสามารถทำให้การจัดการและสร้างนโยบายที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจของคุณได้ง่ายขึ้น

Investopedia / Julie Bang

ระบุวัตถุประสงค์ของคุณ

ก่อนอื่นให้พิจารณาสิ่งที่คุณต้องการนโยบายการเดินทางขององค์กรเพื่อทำเพื่อคุณ คุณสนใจที่จะลดต้นทุนหรือป้องกันการละเมิดเป็นหลักหรือไม่? คุณต้องการให้แน่ใจว่าพนักงานกำลังจองกับองค์กรที่ได้รับอนุมัติและดำเนินการเพื่อรักษาความปลอดภัยในขณะที่พวกเขากำลังเดินทางหรือไม่? การพิจารณาวัตถุประสงค์สามอันดับแรกของคุณสามารถเสนอจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการพัฒนานโยบายการเดินทางของ บริษัท

คุณสามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นเพื่อร่างคำสั่งวัตถุประสงค์ที่สรุปความตั้งใจของนโยบาย สิ่งนี้ไม่จำเป็นต้องมีความยาว แต่ควรถ่ายทอดสิ่งที่นโยบายออกแบบมาให้ทำ

ทำให้ทีมของคุณมีส่วนร่วม

นโยบายการเดินทางขององค์กรนั้นดีพอ ๆ กับความสามารถในการตอบสนองความต้องการของผู้ที่คาดว่าจะปฏิบัติตาม ถามคำถามเกี่ยวกับทีมของคุณและกิจกรรมการเดินทางของธุรกิจของคุณสามารถช่วยคุณปักหมุดสิ่งที่นโยบายของคุณควรครอบคลุม

ตัวอย่างเช่นถามตัวเองต่อไปนี้:

พนักงานคนใดต้องการที่พักพิเศษสำหรับการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับสภาพสุขภาพหรือความพิการหรือไม่?
มีจุดหมายปลายทางที่ธุรกิจเดินทางไปเป็นประจำหรือไม่?
มีโรงแรมที่ต้องการสายการบินหรือ บริษัท รถเช่าที่ธุรกิจชอบใช้หรือไม่?
มีกระบวนการที่ต้องการสำหรับการจองทริปหรือตอบคำถามหรือไม่?
ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการอนุมัติการจองตอบคำถามพนักงานอนุมัติค่าใช้จ่ายและส่งพวกเขาเพื่อชำระเงิน?
พนักงานจะจ่ายค่าใช้จ่ายอย่างไร
หากพนักงานใช้บัตรเครดิตองค์กรพวกเขาคาดว่าจะปฏิบัติตามกฎอะไรบ้าง?
พวกเขาจะส่งค่าใช้จ่ายเหล่านั้นสำหรับการชำระเงินคืนอย่างไรและพวกเขาจะต้องให้ข้อมูลอะไรบ้าง?

การสำรวจพนักงานของคุณสามารถแจ้งการตัดสินใจของคุณต่อไป ตัวอย่างเช่นพนักงานที่เดินทางบ่อยครั้งอาจรู้ว่าโรงแรมใดดีกว่าคนอื่นหรือสายการบินที่เสนอราคาที่ดีที่สุด พนักงานของคุณอาจชื่นชมที่ได้รับโอกาสแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกและความคิดเห็นเกี่ยวกับนโยบายการเดินทางของ บริษัท ที่ควรมีลักษณะอย่างไร

เคล็ดลับ

หากคุณกำลังพิจารณาบัตรเครดิตขององค์กรสำหรับพนักงานให้มองหาบัตรที่ช่วยให้คุณตั้งค่าการควบคุมการใช้จ่ายส่วนบุคคลสำหรับการ์ดแต่ละใบ

ร่างนโยบายและตรวจสอบอย่างรอบคอบ

เมื่อคุณรวบรวมข้อเสนอแนะทั้งหมดที่คุณคิดว่าคุณต้องการคุณสามารถทำงานเกี่ยวกับนโยบายการเดินทางของ บริษัท อีกครั้งคุณต้องการให้รายละเอียดนโยบายและขั้นตอนที่คุณคาดหวังให้พนักงานปฏิบัติตาม

หลังจากที่คุณเขียนร่างแรกให้ผ่านนโยบายของคุณเป็นครั้งที่สอง มีอะไรที่สามารถอธิบายได้ชัดเจนกว่านี้หรือไม่? พื้นที่ใดที่อาจทำให้พนักงานสับสน? มีอะไรที่คุณทิ้งไว้ทั้งหมด?

คุณอาจต้องตรวจสอบนโยบายการเดินทางของคุณหลายครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมฐานที่สำคัญที่สุดทั้งหมด เมื่อคุณมีภาษาลงแล้วคุณสามารถตรวจสอบได้ครั้งสุดท้ายเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดในการสะกดคำและไวยากรณ์

แบ่งปันนโยบายกับพนักงานของคุณ

ขั้นตอนสุดท้ายหลังจากการสร้างนโยบายการเดินทางขององค์กรคือการถ่ายทอดให้ทุกคนใน บริษัท ที่ได้รับผลกระทบจากมัน หากพนักงานไม่รู้ว่ามีอะไรอยู่ในนโยบายมันจะเป็นเรื่องยากมากสำหรับพวกเขาที่จะปฏิบัติตาม

โปรดจำไว้ว่าคุณจะต้องทำซ้ำขั้นตอนนี้เมื่อใดก็ตามที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงนโยบาย หากคุณเพิ่มสิ่งใหม่ ๆ หรือนำบางสิ่งบางอย่างออกไปคุณต้องถ่ายทอดสิ่งนั้นให้กับพนักงานของคุณดังนั้นพวกเขาจึงตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการดำเนินนโยบายการเดินทางขององค์กร

เมื่อคุณสร้างนโยบายการเดินทางขององค์กรคุณจะต้องดำเนินการ เคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยแนะนำนโยบายการเดินทางของ บริษัท และบังคับใช้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานรู้ว่าพวกเขาสามารถส่งคำถามเกี่ยวกับการจองการเดินทางเพื่อธุรกิจการรายงานค่าใช้จ่ายและการชำระเงินคืน
กำหนดกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการส่งค่าใช้จ่ายสำหรับการชำระเงินคืนและการประมวลผลการชำระเงินให้กับพนักงาน
พิจารณากำหนดเวลาการประชุมพนักงานหรือการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อเดินผ่านรายละเอียดของนโยบายการเดินทางและตอบคำถามใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ทั้งหมดได้รับสำเนานโยบายการเดินทาง
ตรวจสอบและอัปเดตนโยบายการเดินทางของคุณเป็นประจำหากจำเป็น
ดำเนินการตรวจสอบรายเดือนหรือการตรวจสอบค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อตรวจสอบข้อผิดพลาดและตรวจจับการฉ้อโกงหรือการละเมิด

สิ่งสำคัญคือต้องระบุว่าพนักงานอาจเผชิญกับผลที่ตามมาหากพวกเขาพบว่าไม่สอดคล้องกับนโยบาย ซึ่งอาจรวมถึงการ จำกัด สิทธิในการเดินทางหรือในสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุดคือการเลิกจ้างหากพบหลักฐานการฉ้อโกง

สร้างความมั่นใจว่าสอดคล้องกับนโยบายการเดินทางขององค์กร

การสร้างความมั่นใจว่าการปฏิบัติตามนโยบายการเดินทางของ บริษัท ของ บริษัท นั้นมีความสำคัญจากมุมมองค่าใช้จ่ายเนื่องจากคุณไม่ต้องการระเบิดงบประมาณการเดินทางของคุณ มีกลยุทธ์ที่แตกต่างกันที่คุณสามารถใช้เพื่อรักษาความปฏิบัติตามทั้งหมดผู้มีส่วนได้เสีย-

อัปเดตนโยบายของคุณเป็นประจำเพื่อสะท้อนแนวทางปฏิบัติและแนวทางล่าสุดของ บริษัท
ลดความซับซ้อนของนโยบายหากจำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
สื่อสารความคาดหวังการปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างชัดเจนรวมถึงผลที่ตามมาจากการไม่ปฏิบัติตามพนักงานทุกคน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายมีรายละเอียดอย่างละเอียดในระหว่างกระบวนการรับตำแหน่งสำหรับการจ้างงานใหม่
ดำเนินการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอและการตรวจสอบค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อค้นหาสัญญาณของการไม่ปฏิบัติตาม
พิจารณาใช้เครื่องมือหรือซอฟต์แวร์การจัดการการเดินทางเพื่อธุรกิจเพื่อติดตามการจองและการรายงานค่าใช้จ่าย

นอกจากนี้คุณยังสามารถปกป้องการจองการเดินทางเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานหลงทางนอกขอบเขตของนโยบาย ตัวอย่างเช่นหากคุณใช้ บริษัท ตัวแทนการท่องเที่ยวขององค์กรคุณอาจกำกับให้เอเจนซี่ปฏิเสธการจองความพยายามใด ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับพันธมิตรการท่องเที่ยวที่ต้องการโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างนโยบายการเดินทางขององค์กร

นโยบายการเดินทางขององค์กรเป็นเรื่องธรรมดาในหลากหลายอุตสาหกรรมตั้งแต่การเงินไปจนถึงการค้าปลีกไปจนถึงรัฐบาล ตัวอย่างขององค์กรที่รักษานโยบายการเดินทางขององค์กร ได้แก่ :

JPMorgan Chase & Co.
ซื้อที่ดีที่สุด
มหาวิทยาลัยโคลัมเบีย
กระทรวงมหาดไทยของสหรัฐอเมริกา
สตาร์บัคส์

นโยบายตัวอย่างทั้งหมดเหล่านี้มีลักษณะคล้ายกันซึ่งพวกเขาร่างวัตถุประสงค์ของนโยบายระบุกฎที่ใช้กับการจองที่พักและเสนอคำแนะนำโดยละเอียดแก่พนักงานเกี่ยวกับวิธีการส่งรายงานค่าใช้จ่ายสำหรับการชำระเงินคืน อาจต้องใช้เวลาสักครู่ในการกำหนดนโยบายการเดินทางของคุณ แต่การตรวจสอบตัวอย่างเช่นนี้อาจทำให้คุณทราบว่าจะเพิ่มอะไร

เคล็ดลับ

หากการเขียนนโยบายการเดินทางขององค์กรโดยละเอียดด้วยตัวคุณเองดูเหมือนจะน่ากลัวคุณอาจพิจารณาการเอาท์ซอร์สงานนี้ให้ที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการปฏิบัติตาม

นโยบายการเดินทางขององค์กรคืออะไรและทำไมจึงสำคัญ?

นโยบายการเดินทางขององค์กรกำหนดแนวทางสำหรับการจองค่าใช้จ่ายในการเดินทางและส่งพวกเขาสำหรับการชำระเงินคืน นโยบายการเดินทางยังสามารถขยายไปสู่สิ่งต่าง ๆ เช่นความปลอดภัยส่วนบุคคลและความปลอดภัยของอุปกรณ์ธุรกิจหรือเอกสาร การมีนโยบายการเดินทางขององค์กรเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการลดการฉ้อโกงและการละเมิดในขณะที่ทำให้มั่นใจได้ว่าการเก็บบันทึกที่แม่นยำยิ่งขึ้น

สิ่งที่ควรรวมอยู่ในนโยบายการเดินทางขององค์กร?

อย่างน้อยที่สุดนโยบายการเดินทางขององค์กรควรร่างแนวทางปฏิบัติที่ได้รับการอนุมัติสำหรับการจองตั๋วเครื่องบินโรงแรมรถเช่าและค่าใช้จ่ายในการเดินทางอื่น ๆ ที่จำเป็น นอกจากนี้ยังควรให้รายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการส่งค่าใช้จ่ายสำหรับการชำระเงินคืนรวมถึงวิธีการอนุมัติค่าใช้จ่ายและเมื่อพนักงานสามารถคาดหวังว่าจะได้รับเงิน

องค์กรสามารถสร้างนโยบายการเดินทางขององค์กรที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไร

ขั้นตอนแรกในการสร้างนโยบายการเดินทางขององค์กรที่มีประสิทธิภาพคือการทำความเข้าใจว่าธุรกิจของคุณต้องการอะไร การคาดการณ์งบประมาณของคุณสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจและการกำหนดขีด จำกัด ที่เหมาะสมซึ่งค่าใช้จ่ายเป็นที่ยอมรับได้เป็นขั้นตอนต่อไป องค์กรต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนตระหนักถึงนโยบายการเดินทางขององค์กรและเข้าใจวิธีการปฏิบัติตาม

บรรทัดล่าง

นโยบายการเดินทางขององค์กรอาจเป็นสิ่งจำเป็นหากพนักงานของคุณเดินทางไปทำธุรกิจเป็นประจำเพื่อพบปะกับลูกค้าหรือลูกค้าที่คาดหวังเข้าร่วมการประชุมระดับมืออาชีพหรือสัมมนาหรือเข้าร่วมในการฝึกอบรมอาชีพ หากคุณยังไม่มีนโยบายในสถานที่คุณอาจต้องการตั้งค่าเป็นลำดับความสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ การมีนโยบายที่ชัดเจนในการติดตามออกจากห้องเล็ก ๆ สำหรับความเข้าใจผิดและการจัดการสิทธิพิเศษในการเดินทางที่ไม่ถูกต้อง