การจัดการโครงการคืออะไรและประเภทอะไร?

การบริหารโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการคือการวางแผนและการจัดระเบียบทรัพยากรของ บริษัท เพื่อย้ายงานกิจกรรมหรือหน้าที่ที่เฉพาะเจาะจงไปสู่ความสำเร็จ มันสามารถเกี่ยวข้องกับโครงการครั้งเดียวหรือกิจกรรมต่อเนื่องและการจัดการทรัพยากร ได้แก่ บุคลากรการเงินเทคโนโลยีและทรัพย์สินทางปัญญา

ทำความเข้าใจการจัดการโครงการ

โดยทั่วไปกระบวนการจัดการโครงการรวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้: การวางแผนการเริ่มต้นการดำเนินการตรวจสอบและปิด เราจะพูดถึงแต่ละขั้นตอนเหล่านั้นในเชิงลึกมากขึ้นในบทความนี้

การจัดการโครงการมักเกี่ยวข้องกับสาขาวิชาวิศวกรรมและการก่อสร้างและเมื่อเร็ว ๆ นี้การดูแลสุขภาพและเมื่อเร็ว ๆ นี้เทคโนโลยีสารสนเทศ(IT) ซึ่งโดยทั่วไปจะมีชุดส่วนประกอบที่ซับซ้อนซึ่งจะต้องทำให้เสร็จและประกอบในแฟชั่นชุดเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานได้

ไม่ว่าอุตสาหกรรมจะเป็นอย่างไรผู้จัดการโครงการมีแนวโน้มที่จะมีงานเดียวกันโดยประมาณ: เพื่อช่วยกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการและพิจารณาว่าจะต้องเสร็จสิ้นส่วนประกอบโครงการต่างๆและใคร พวกเขายังสร้างการตรวจสอบการควบคุมคุณภาพเพื่อให้แน่ใจว่าส่วนประกอบที่เสร็จสมบูรณ์เป็นไปตามมาตรฐานที่แน่นอน

ทุกโครงการมักจะมีงบประมาณและกรอบเวลา การจัดการโครงการใช้กประเภทของกระบวนการ triageเพื่อให้ทุกอย่างเคลื่อนไหวได้อย่างราบรื่นตรงเวลาและตามงบประมาณ นั่นหมายความว่าเมื่อกรอบเวลาที่วางแผนไว้สิ้นสุดลงผู้จัดการโครงการอาจทำให้สมาชิกในทีมทั้งหมดทำงานในโครงการให้เสร็จสิ้นตามกำหนด การจัดการโครงการหลายประเภทได้รับการพัฒนาเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของอุตสาหกรรมหรือประเภทของโครงการ สามประเภทเหล่านั้นคือน้ำตกว่องไวและลีน

ประเภทของการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการน้ำตก

สิ่งนี้คล้ายกับการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม แต่รวมถึงข้อแม้ที่แต่ละงานจะต้องเสร็จสิ้นก่อนที่งานถัดไปจะเริ่ม ขั้นตอนคือเส้นตรงและความคืบหน้าไหลในทิศทางเดียว - เช่นน้ำตก ด้วยเหตุนี้การให้ความสนใจกับลำดับงานและระยะเวลาจึงมีความสำคัญมากในการจัดการโครงการประเภทนี้ บ่อยครั้งที่ขนาดของทีมที่ทำงานในโครงการจะเติบโตขึ้นเมื่องานที่เล็กลงเสร็จสมบูรณ์และงานที่ใหญ่ขึ้นเริ่มต้นขึ้น

การจัดการโครงการที่คล่องตัว

อุตสาหกรรมซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เป็นหนึ่งในคนแรกที่ใช้วิธีการนี้ ด้วยพื้นฐานที่มีต้นกำเนิดในหลักการ 12 หลักของการประกาศ Agile การจัดการโครงการ Agile เป็นกระบวนการวนซ้ำที่มุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องและการปรับปรุงของสิ่งที่ส่งมอบได้-ที่สำคัญของมันการส่งมอบคุณภาพสูงเป็นผลมาจากการให้คุณค่าของลูกค้าการโต้ตอบของทีมและปรับให้เข้ากับสถานการณ์ทางธุรกิจในปัจจุบัน

การจัดการโครงการ Agile ไม่เป็นไปตามวิธีการตามลำดับตามขั้นตอน แต่เฟสของโครงการจะเสร็จสิ้นในแบบคู่ขนานโดยสมาชิกในทีมต่าง ๆ ในองค์กร วิธีการนี้สามารถค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดได้โดยไม่ต้องรีสตาร์ทขั้นตอนทั้งหมด

การจัดการโครงการลีน

วิธีการนี้เกี่ยวกับการหลีกเลี่ยงของเสียทั้งเวลาและทรัพยากร แนวคิดหลักคือการสร้างคุณค่าให้กับลูกค้าที่มีทรัพยากรน้อยลง เมื่อจัดการโครงการด้วยวิธีการนี้เป้าหมายจะคล้ายกับของEnterpriseหลักการผลิต ทรัพยากรเดียวที่จะใช้ในโครงการคือทรัพยากรที่มีส่วนร่วมโดยตรงกับความสำเร็จของมัน

มีวิธีการและประเภทของการจัดการโครงการอีกมากมายมากกว่าที่ระบุไว้ที่นี่ แต่สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องธรรมดาที่สุด ประเภทที่ใช้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของผู้จัดการโครงการหรือ บริษัท ที่มีการจัดการโครงการ

การบริหารโครงการ Kanban

Kanban เป็นวิธีการจัดการโครงการที่มองเห็นได้สูงและใช้งานง่ายออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์และเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต ที่สำคัญคือ Kanban อาศัยคณะกรรมการ Kanban ซึ่งเป็นตัวแทนของงานและสถานะของโครงการและสถานะของพวกเขา งานถูกอธิบายว่าเป็นการ์ดที่เคลื่อนผ่านขั้นตอนต่าง ๆ ของเวิร์กโฟลว์โดยทั่วไปจะแสดงเป็นคอลัมน์บนกระดานเช่น "ทำ" "กำลังดำเนินการ" และ "เสร็จสิ้น"

ในขณะที่การทำงานดำเนินไปสมาชิกในทีมจะย้ายบัตรทั่วกระดานให้การมองเห็นแบบเรียลไทม์เข้าสู่สถานะของแต่ละงานและโครงการโดยรวม ด้วยการแสดงภาพงานด้วยวิธีนี้ Kanban ส่งเสริมความโปร่งใสการทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพช่วยให้ทีมสามารถระบุคอขวดจัดลำดับความสำคัญของงานและรักษาความมั่นคงของการทำงาน

การบริหารโครงการ Six Sigma

บางทีการพิจารณาเครื่องมือปรับปรุงกระบวนการมากขึ้น Six Sigma ยังสามารถใช้ในการจัดการโครงการ Six Sigma เป็นวิธีการที่เข้มงวดและขับเคลื่อนด้วยข้อมูลในการปรับปรุงกระบวนการที่มีวัตถุประสงค์เพื่อลดข้อบกพร่องและความแปรปรวนภายในกระบวนการขององค์กร

Six Sigma ใช้วิธีการที่มีโครงสร้างที่รู้จักกันในชื่อDMAIC: กำหนด, วัด, วิเคราะห์, ปรับปรุงและควบคุม ในกำหนดขั้นตอนเป้าหมายโครงการและวัตถุประสงค์ได้รับการชี้แจงและการวัดที่สำคัญถูกสร้างขึ้นเพื่อวัดประสิทธิภาพของกระบวนการ ที่วัดเฟสเกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องและการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการกับตัวชี้วัดที่จัดตั้งขึ้นเพื่อระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุง

ในวิเคราะห์เฟสสาเหตุของข้อบกพร่องหรือการเปลี่ยนแปลงจะถูกระบุผ่านการวิเคราะห์ทางสถิติและเทคนิคที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล เมื่อเข้าใจสาเหตุที่แท้จริงแล้วทำให้ดีขึ้นเฟสมุ่งเน้นไปที่การใช้โซลูชันเป้าหมายเพื่อแก้ไขปัญหาที่ระบุและเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ ในที่สุดควบคุมเฟสเกี่ยวข้องกับการสร้างระบบควบคุมและการตรวจสอบเพื่อรักษาการปรับปรุงเมื่อเวลาผ่านไปเพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการยังคงมีเสถียรภาพและยังคงเป็นไปตามระดับประสิทธิภาพที่ต้องการ

การจัดการโครงการ Scrum

Scrum เป็นเฟรมเวิร์ก Agile ยอดนิยมที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมและส่งมอบคุณค่าซ้ำ ๆ Scrum แบ่งการทำงานของโครงการเป็นหน่วยที่จัดการได้ที่เรียกว่า Sprints ซึ่งมักจะใช้เวลานานระหว่างหนึ่งถึงสี่สัปดาห์ การวิ่งแต่ละครั้งเริ่มต้นด้วยเซสชันการวางแผนที่ทีมเลือกชุดของงานจาก backlog ผลิตภัณฑ์ให้เสร็จสมบูรณ์ในระหว่างการวิ่ง เมื่อการวิ่งเริ่มต้นทีมจะทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายการวิ่งโดยจัดประชุมแบบยืนขึ้นทุกวันเพื่อหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าจัดการกับความท้าทายและปรับตัวตามความจำเป็น

ตลอดการวิ่งทีม Scrum มุ่งเน้นไปที่การส่งมอบมูลค่าที่เพิ่มขึ้นซึ่งมักจะเพิ่มการเพิ่มขึ้นของผลิตภัณฑ์ที่อาจเกิดขึ้นได้ในตอนท้ายของการวิ่งแต่ละครั้ง ในตอนท้ายของ Sprint ทีมดำเนินการตรวจสอบ Sprint เพื่อแสดงให้เห็นถึงการทำงานที่เสร็จสมบูรณ์ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและรวบรวมข้อเสนอแนะ

ขั้นตอนการจัดการโครงการ

กรอบการจัดการโครงการที่แตกต่างกันอาจระบุขั้นตอนมากขึ้นหรือน้อยลง โดยทั่วไปมีห้าขั้นตอนของการจัดการโครงการแต่ละคนกล่าวถึงสั้น ๆ ด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 1: การเริ่มต้น

ขั้นตอนการเริ่มต้นทำหน้าที่เป็นแหล่งกำเนิดของโครงการซึ่งมีความคิดที่ได้รับการหล่อเลี้ยงให้เป็นวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน มันเกี่ยวข้องกับการระดมสมองการศึกษาความเป็นไปได้และปรับแต่งแนวคิดโครงการให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรและความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ในขั้นตอนการเริ่มต้นวัตถุประสงค์ของโครงการจะถูกกำหนดพร้อมกับขอบเขตของการทำงานและผลลัพธ์ที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 2: การวางแผน

การวางแผนเป็นขั้นตอนที่พิมพ์เขียวสำหรับโครงการ การวางแผนเกี่ยวข้องกับการแบ่งโครงการออกเป็นงานที่จัดการได้จัดลำดับพวกเขาอย่างมีเหตุผลประเมินทรัพยากรและการพัฒนาแผนโครงการที่ครอบคลุม

การวางแผนมักจะเกี่ยวข้องกับงานจัดสรรทรัพยากรบางประเภท การจัดสรรทรัพยากรช่วยให้มั่นใจได้ว่าบุคคลที่จำเป็นวัสดุและงบประมาณจะมีให้เมื่อจำเป็น การบริหารความเสี่ยงระบุภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นเมื่อทรัพยากรเหล่านั้นอาจไม่สามารถทำได้ในเวลาหรือปริมาณที่เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 3: การดำเนินการ

ขั้นตอนการดำเนินการเป็นที่ที่แผนโครงการมีชีวิตขึ้นมาและทีมงานโครงการจะเริ่มดำเนินการ งานได้รับมอบหมายและสมาชิกในทีมโครงการร่วมมือกันเพื่อนำโครงการส่งมอบโครงการไปสู่การบรรลุผลการประกันคุณภาพกระบวนการถูกนำไปใช้เพื่อตรวจสอบว่าการส่งมอบโครงการเป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพที่ระบุ ขั้นตอนการดำเนินการเป็นช่วงเวลาของกิจกรรมที่รุนแรงเนื่องจากโครงการอาจดำเนินไปอย่างเห็นได้ชัดไปสู่เป้าหมาย

ขั้นตอนที่ 4: การตรวจสอบ

เมื่อโครงการกำลังดำเนินการขั้นตอนการตรวจสอบเกี่ยวข้องกับการติดตามประสิทธิภาพของโครงการกับแผนระบุการเบี่ยงเบนหรือปัญหาใด ๆ และดำเนินการแก้ไขเพื่อนำโครงการกลับมาสู่หลักสูตร กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงจะถูกนำไปใช้เพื่อจัดการกับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในขอบเขตโครงการกำหนดเวลาหรือทรัพยากร ผู้จัดการโครงการใช้ขั้นตอนนี้เพื่อจัดการกับอุปสรรคใด ๆ ที่เกิดขึ้น (เช่นการส่งมอบล่าช้าบุคลากรที่ไม่สามารถใช้งานได้ ฯลฯ )

ขั้นตอนที่ 5: ปิด

ขั้นตอนการปิดเป็นจุดสุดยอดของการเดินทางของโครงการ ปลายหลวมจะถูกผูกไว้และหวังว่าจะมีการเฉลิมฉลองความสำเร็จ ในขั้นตอนการปิดการส่งมอบขั้นสุดท้ายจะถูกส่งมอบให้กับลูกค้าหรือผู้ใช้ปลายทางและงานด้านการบริหารที่เหลือเช่นการปิดสัญญาหรือการกระทบยอดทางการเงินจะเสร็จสิ้น โดยปกติแล้วเป็นความคิดที่ดีที่จะซักถาม "บทเรียนที่เรียนรู้" เพื่อใช้กระบวนการที่ดีขึ้นหรือเทคนิคการจัดการโครงการสำหรับโครงการที่คล้ายคลึงกันในอนาคต

ตัวอย่างการจัดการโครงการ

สมมติว่าผู้จัดการโครงการได้รับมอบหมายให้เป็นผู้นำทีมในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ พวกเขาเริ่มต้นด้วยการระบุไฟล์ขอบเขตของโครงการ จากนั้นพวกเขามอบหมายงานให้กับทีมงานโครงการซึ่งอาจรวมถึงนักพัฒนาวิศวกรนักเขียนด้านเทคนิคและผู้เชี่ยวชาญด้านการประกันคุณภาพ ผู้จัดการโครงการสร้างกำหนดการและกำหนดวันครบกำหนด

บ่อยครั้งที่ผู้จัดการโครงการจะใช้การแสดงภาพของเวิร์กโฟลว์เช่นกานท์ชาร์ตหรือแผนภูมิ PERTเพื่อพิจารณาว่างานใดที่จะเสร็จสมบูรณ์โดยแผนกใด เราจะสัมผัสกับการสร้างภาพข้อมูลในส่วนถัดไป พวกเขากำหนดงบประมาณที่มีเงินทุนเพียงพอเพื่อให้โครงการอยู่ในงบประมาณแม้จะเผชิญกับภาระผูกพันที่ไม่คาดคิด ผู้จัดการโครงการยังทำให้แน่ใจว่าทีมมีทรัพยากรที่จำเป็นในการสร้างทดสอบและปรับใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์

เมื่อ บริษัท ไอทีขนาดใหญ่ซื้อ บริษัท ขนาดเล็กส่วนสำคัญของงานของผู้จัดการโครงการคือการรวมสมาชิกทีมโครงการจากภูมิหลังที่หลากหลายและปลูกฝังความรู้สึกของวัตถุประสงค์ของกลุ่มเกี่ยวกับการบรรลุเป้าหมายสุดท้าย ผู้จัดการโครงการอาจมีความรู้ด้านเทคนิคบางอย่าง แต่ยังมีงานสำคัญในการใช้วิสัยทัศน์ขององค์กรระดับสูงและให้ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมตรงเวลาและภายในงบประมาณ

เครื่องมือการจัดการโครงการ

หากต้องการจัดระเบียบและอยู่ด้านบนของงานอุตสาหกรรมการจัดการโครงการมักใช้ประโยชน์จากเครื่องมือจำนวนหนึ่ง เครื่องมือเหล่านี้ได้รับการสัมผัสตลอดทั้งบทความนี้ แต่เราจะเรียกพวกเขาออกมาโดยเฉพาะในตอนนี้ โปรดทราบว่าโครงการที่แตกต่างกันในขนาดหรือขอบเขตอาจเรียกใช้เครื่องมือเพิ่มเติมและโครงการขนาดเล็กบางโครงการอาจสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเหล่านี้โดยสิ้นเชิง

• ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจัดเตรียมแพลตฟอร์มดิจิทัลสำหรับการจัดระเบียบการวางแผนและการติดตามกิจกรรมโครงการ เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทั่วไปบางอย่าง ได้แก่ Microsoft Project, Asana, Trello หรือ JIRA
• เครื่องมือสื่อสารอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และการสื่อสารระหว่างทีมโครงการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้จัดการโครงการ ตัวอย่างเช่น Slack เป็นแพลตฟอร์มการส่งข้อความยอดนิยมที่ให้สมาชิกในทีมสื่อสารผ่านช่องทางข้อความโดยตรงและการแชร์ไฟล์ ตัวอย่างอื่น ๆ ได้แก่ ทีม Microsoft หรือซูม
• ผู้จัดการโครงการมักจะพึ่งพาระบบการจัดการเอกสารเพื่อจัดเก็บจัดระเบียบและแบ่งปันเอกสารโครงการ ที่เก็บเหล่านี้มีตั้งแต่ SharePoint, Google Drive หรือ Dropbox ระบบการจัดการเอกสารทำให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงเอกสารโครงการล่าสุดได้
• สำหรับ บริษัท ที่ต้องการทราบว่าเวลาที่ใช้ในงานอะไรซอฟต์แวร์ติดตามเวลาอนุญาตให้สมาชิกในทีมบันทึกสิ่งที่พวกเขาทำ แพลตฟอร์มเช่น Harvest เสนอการติดตามเวลาการติดตามค่าใช้จ่ายและคุณสมบัติการออกใบแจ้งหนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการ สิ่งนี้อาจสำคัญมากสำหรับบางโครงการโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีการเรียกเก็บเงินจากรายการไปยังลูกค้า อีกตัวอย่างหนึ่งของเครื่องมือประเภทนี้คือ Toggl
• สุดท้ายการบริหารโครงการก่อให้เกิดเครื่องมือการจัดการความเสี่ยง- สิ่งที่เช่นการลงทะเบียนความเสี่ยงสามารถช่วยระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นโอกาสและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นต่อวัตถุประสงค์ของโครงการ ในขณะเดียวกันการจำลองแบบจำลองภายในเช่นMonte Carloสามารถวิเคราะห์การแจกแจงความน่าจะเป็น
  

การจัดการโครงการกับการจัดการโปรแกรม

การจัดการโปรแกรมและการจัดการโครงการเป็นทั้งสาขาวิชาที่จำเป็นภายในสาขาการจัดการองค์กร พวกเขามีจุดประสงค์ที่แตกต่างและเกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบที่แตกต่างกัน

การจัดการโครงการมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบความคิดริเริ่มเฉพาะที่กำหนดเวลา โครงการมักจะพยายามชั่วคราวเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์บริการหรือผลลัพธ์ที่ไม่ซ้ำกัน ในทางกลับกันการจัดการโปรแกรมเกี่ยวข้องกับการกำกับดูแลของความคิดริเริ่มที่เกี่ยวข้องหลายอย่างที่มีส่วนร่วมในการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรเชิงกลยุทธ์

เมื่อเทียบกับโครงการโปรแกรมคือชุดของโครงการ ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดโครงการแต่ละโครงการให้สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรและสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการจัดการการพึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างโครงการ ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจขายตัวเลือกทั้งชุดสำหรับอุปกรณ์เทคโนโลยีอัจฉริยะ การจัดการโปรแกรมจะทำให้มั่นใจได้ว่าอุปกรณ์แต่ละตัว (หลอดไฟอัจฉริยะเทอร์โมสแตทอัจฉริยะกล้องรักษาความปลอดภัยอัจฉริยะ ฯลฯ ) จะสอดคล้องกับความคิดริเริ่มของ บริษัท ขนาดใหญ่ การจัดการโครงการจะช่วยให้มั่นใจว่าการจัดการผลิตภัณฑ์ในอนาคตที่ดีที่สุด

บรรทัดล่าง

การจัดการโครงการเป็นส่วนสำคัญในการนำทีมต่าง ๆ หรือแผนกต่าง ๆ มารวมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เป็นเอกเทศ หากการสร้างผลิตภัณฑ์ตัวอย่างเช่นใครบางคนต้องออกแบบมันบางคนจำเป็นต้องสร้างมันบางคนต้องทดสอบมันมีคนต้องการทำการตลาด ฯลฯ ผู้จัดการโครงการช่วยกำหนดเป้าหมายสูงสุดของโครงการและกำหนดไทม์ไลน์สำหรับวิธีการและเวลาที่จะบรรลุผล ด้วยวิธีนี้ตัวอย่างเช่นผู้ทดสอบผลิตภัณฑ์และนักการตลาดผลิตภัณฑ์สามารถรู้ได้ว่าจะคาดหวังอะไรและคาดหวังเมื่อใด - เช่นเดียวกับสิ่งที่พวกเขาคาดว่าจะบรรลุเมื่อโครงการถึงขั้นตอนของตน