แผนการชำระเงินคืน: มันคืออะไรและมันทำงานอย่างไร

แผนการชำระเงินคืนคืออะไร?

แผนการชำระเงินคืนเป็นคำศัพท์กว้าง ๆ ที่อ้างถึงหลายโปรแกรมที่นายจ้างใช้เพื่อคืนเงินให้พนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถครอบคลุมค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่นการแพทย์รถยนต์การเดินทางอาหารและความบันเทิง นายจ้างเสนอแผนการชำระเงินคืนเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายจริงที่พนักงานได้รับอย่างแม่นยำมากขึ้นแทนที่จะให้บริการในวงกว้างเบี้ยเลี้ยงหรือการชดเชยที่เพิ่มขึ้นของผ้าห่ม

ทำความเข้าใจกับแผนการชำระเงินคืน

แผนการชำระเงินคืนสามารถมีหลายรูปแบบเช่นแผนรับผิดชอบและไม่สามารถบัญชีได้ผลประโยชน์ขั้นต่ำสุดระยะทางรถยนต์หรือค่าเผื่อการเดินทาง พนักงานไม่สามารถหักค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลใด ๆ สำหรับค่าใช้จ่ายที่ครอบคลุมภายใต้แผนการชำระเงินคืน

พนักงานจะต้องส่งบันทึกรายละเอียดของค่าใช้จ่ายเพื่อให้แน่ใจว่าการชำระเงินคืนเหล่านี้ถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งอาจรวมถึงใบเสร็จรับเงินหรือบันทึกที่พิสูจน์ว่าค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เอกสารที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับนายจ้างที่จะสามารถหักเงินคืนได้

บางรัฐเช่นแคลิฟอร์เนียกำหนดให้นายจ้างต้องคืนเงินค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำงานที่สมเหตุสมผลของพนักงานและการชำระเงินคืนค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่ได้รับไม่จำเป็นต้องรายงานเป็นค่าจ้างหรือรายได้ แต่เพื่อให้สิ่งนี้เกิดขึ้นนายจ้างต้องจัดตั้งล่วงหน้าแผนรับผิดชอบเป็นลายลักษณ์อักษรและพนักงานจะต้องส่งค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้อย่างเหมาะสมภายใต้แผนนั้นนี่คือเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกค่าใช้จ่ายได้รับการดูแลอย่างเหมาะสมทันทีและถูกต้อง ธุรกิจจำนวนมากมีนักบัญชีหรือที่ปรึกษาการจ้างงานยืนยันค่าใช้จ่ายและสร้างความมั่นใจในการรายงานและการหักเงินที่ถูกต้อง

ตัวอย่างทั่วไปของค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องชำระเงินคืน

นี่คือตัวอย่างของค่าใช้จ่ายในสถานที่ทำงานที่มักจะมีคุณสมบัติในการชำระเงินคืนภายใต้แผนการชำระเงินคืน:

• ค่าขนส่ง:ค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับการทำงานรวมถึงค่าใช้จ่ายยานพาหนะอาหารที่พักและค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิงใด ๆ ที่ตรงตามเกณฑ์รายละเอียดในIRS Publication 463, การเดินทาง, ความบันเทิง, ของขวัญและค่าใช้จ่ายรถยนต์- นายจ้างจำนวนมากจะคืนเงินให้พนักงานที่ใช้ยานพาหนะส่วนบุคคลสำหรับสาเหตุทางธุรกิจในอัตราไมล์สะสมมาตรฐานซึ่ง IRS ตั้งค่าเป็นประจำทุกปี ตัวอย่างเช่นอัตราไมล์สะสมมาตรฐานของรัฐบาลกลางสำหรับธุรกิจในปี 2568 คือ 70 เซนต์ต่อไมล์ (67 เซนต์ต่อไมล์สำหรับปี 2567)โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายในการเดินทางตามปกติระหว่างบ้านและสถานที่ทำงานของพนักงานจะไม่ถือว่าเป็นเงินคืน
• เสบียง: พนักงานสามารถคืนเงินให้กับค่าใช้จ่ายของอุปกรณ์ที่จำเป็นที่ซื้อสำหรับการทำงานตราบใดที่ค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นภายใต้แผนรับผิดชอบ
• มื้ออาหารและความบันเทิง: ค่าอาหารและค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิงที่เกิดขึ้นภายในบ้านภาษีของพนักงานมีสิทธิ์ได้รับการชำระเงินคืน แต่ต้องมีจุดประสงค์ทางธุรกิจที่ชัดเจน นายจ้างควรติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านี้อย่างรอบคอบเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาตรงตามเกณฑ์ IRS ที่ระบุไว้ในสิ่งพิมพ์ 463 ซึ่งครอบคลุมการเดินทางความบันเทิงของขวัญและค่าใช้จ่ายรถยนต์

บรรทัดล่าง

แผนการชำระเงินคืนเป็นวิธีที่ใช้งานได้จริงสำหรับนายจ้างเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจ่ายเฉพาะค่าใช้จ่ายพนักงานจริงที่เกิดขึ้นขณะทำงาน ด้วยการจัดหาวิธีที่แม่นยำยิ่งขึ้นในการจัดการกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำงานแผนเหล่านี้ช่วยให้นายจ้างและลูกจ้างรักษาการเงินตามลำดับ

การทำความเข้าใจกับแผนประเภทต่าง ๆ และการรักษาบันทึกอย่างละเอียดที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งพนักงานและนายจ้างเพื่อให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับข้อกำหนดของ IRS