如何制定公司旅行政策：關鍵要素，最佳實踐和合規性

公司旅行政策是管理員工旅行的一系列準則和最佳實踐。擁有公司旅行政策的組織使用它們來確保所有員工在預訂與業務相關的旅行和伐木費用時遵循適當的協議。

儘管旅行政策通常是大型公司的標準配置，但較小的企業也可以從建立它們中受益。

制定公司旅行政策的好處

擁有公司旅行政策可以為企業主及其員工帶來一系列利益。

從企業主的角度來看，公司旅行政策可以讓您：

• 監視員工旅行費用確保准確性並檢測可能的欺詐實例
• 建立有關員工可以預訂的酒店，航空公司和其他旅行組織的準則
• 確保員工了解可以提交哪些旅行費用以進行報銷
• 準確，快速組織費用數據
• 保持合規國稅局（IRS）有關商務旅行的稅法和法規
• 最大程度地減少浪費並簡化您的會計系統

在員工方面，制定標準的公司旅行政策可以幫助員工避免在幾週或幾個月等待的情況下，以償還他們從口袋裡支付的費用，因為該公司無法驗證他們的花費。

公司旅行政策的關鍵要素

沒有企業可以遵循的一定大小的公司旅行政策模板或藍圖。但是，這是一個優勢，因為它允許您創建適合您業務需求的旅行策略。

一般而言，公司旅行政策應涵蓋以下規則和準則：

• 航空公司，酒店和租車預訂
• 其他運輸費用，例如鐵路旅行或乘車共享
• 員工支出，因為它與用餐，娛樂，電話和其他必要的費用有關
• 停車費和通行費
• 與客戶見面時接受禮物，或付給客戶的禮物
• 醫療保險
• 貨幣交換費和國際銀行業務
• 僱員提交補償收入的收據
• 審查，批准和支付提交的費用
• 員工的人身安全
• 商業設備或文件的安全

如有疑問，企業旅行政策最好涵蓋更多的立場，而不是更少。使您的組織的旅行政策盡可能全面，可以幫助避免混淆哪些費用是可以接受的以及何時可以期望償還員工。

制定公司旅行政策

制定公司旅行政策是一個多步驟過程。分解每個步驟可以使管理和創建適合您企業需求的策略。

確定您的目標

首先，考慮您需要的公司旅行政策要為您做什麼。您是否主要對最小化成本或預防濫用感興趣？您是否要確保員工在批准的組織中預訂並採取步驟在旅行時保持安全？考慮到您的前三個目標可以為製定公司旅行政策提供一個良好的起點。

您可以使用這些見解來起草概述政策意圖的目的聲明。這不需要冗長，但是應該傳達政策設計的目的。

讓您的團隊參與進來

公司旅行政策僅與滿足那些有望遵守的人的需求的能力一樣好。詢問有關您的團隊的一些問題，您企業的旅行活動可以幫助您確定您的政策應涵蓋的內容。

例如，問自己以下內容：

• 任何員工是否需要與健康狀況或殘疾有關的旅行特殊住宿？
• 業務定期旅行是否有任何目的地？
• 企業喜歡使用任何首選的酒店，航空公司或租車公司嗎？
• 是否有預訂旅行或回答問題的首選過程？
• 誰將負責批准預訂，回答員工問題，批准開支並提交付款？
• 員工將如何支付他們預定的費用？
• 如果員工正在使用公司信用卡，他們期望遵循哪些規則？
• 他們將如何提交這些費用進行報銷，以及需要提供什麼信息？

對員工進行輪詢可以進一步告知您的決策。例如，經常旅行的僱員可能知道哪些酒店比其他酒店更好，或者哪些航空公司提供最優惠的價格。您的員工可能會很高興有機會分享他們對公司旅行政策的外觀的見解和意見。

起草政策，並仔細審查

一旦收集了所需的所有反饋，就可以努力實現您的公司旅行政策。同樣，您想詳細介紹您希望員工遵循的政策和程序。

寫出初稿後，第二次仔細閱讀您的政策。有什麼可以更清楚地解釋的嗎？有可能引起員工混亂的領域嗎？您完全遺漏了什麼？

您可能需要幾次審查旅行政策，以確保您涵蓋了所有最重要的基礎。一旦使用語言，您可以在最後一次查看它以檢查拼寫和語法錯誤。

與您的員工分享政策

制定公司旅行政策後的最後一步是將其傳達給受其影響的每個人。如果員工不知道政策中的內容，那麼他​​們很難堅持下去。

請記住，每當您對策略進行更改時，都需要重複此步驟。如果您添加新內容或取出一些東西，則有責任將其傳達給員工，以便他們意識到變化。

實施公司旅行政策的最佳實踐

創建公司旅行政策後，您需要實施它。這些技巧可以幫助您介紹公司的旅行政策並執行它。

• 確保員工知道他們可以將誰引向有關商務旅行預訂，費用報告和報銷的問題。
• 設定特定時間範圍，以提交向員工報銷和處理付款的費用。
• 考慮安排員工會議或研討會以瀏覽旅行政策的詳細信息，並回答可能出現的任何問題。
• 確保所有新員工獲得旅行政策的副本。
• 必要時定期審查並更新您的旅行政策。
• 進行每月審查或審核旅行支出，以檢查錯誤並可能檢測欺詐或虐待。

指定員工發現與該政策不合規的後果（如果有的話）可能會面臨什麼後果也很重要。這可能包括受到限制的旅行特權，或者在最壞的情況下，如果發現欺詐的證據，就會解僱。

確保遵守公司旅行政策

從成本的角度來看，確保遵守公司的公司旅行政策至關重要，因為您不想付出旅行預算。您可以使用不同的策略來維持所有人的合規性利益相關者。

• 定期更新您的政策，以反映公司的最新實踐和準則。
• 如有必要，簡化政策以避免混亂。
• 清楚地將合規性期望以及違規的後果傳達給所有員工。
• 確保在新員工的入門過程中詳細詳細詳細詳細介紹該政策。
• 定期對旅行費用進行審查和審核，以尋找任何違規跡象。
• 考慮使用商務旅行管理工具或軟件跟踪預訂和費用報告。

您還可以在旅行預訂中放置保障措施，以防止員工在政策的邊界之外散佈。例如，如果您使用公司旅行社，則可以指示該機構自動拒絕任何不涉及首選旅行夥伴的預訂。

樣本公司旅行政策

從金融到零售再到政府，公司旅行政策在各個行業中都是普遍的。維護公司旅行政策的組織的示例包括：

• 摩根大通公司
• 百思買
• 哥倫比亞大學
• 美國內政部
• 星巴克

所有這些樣本策略都具有相似的特徵，因為它們概述了政策的目的，指定適用於預訂住宿的規則，並向員工提供有關如何提交費用報告以進行報銷的詳細說明。制定您的旅行政策可能需要一些時間，但是審查此類示例可以使您了解要添加的內容。

底線

如果您的員工進行定期商務旅行與客戶或潛在客戶會面，參加專業會議或研討會或參加職業培訓，則可能是必要的公司旅行政策。如果您還沒有製定政策，則可能需要將其設置為業務的優先事項。有明確的政策遵循誤解和對旅行特權管理不善的空間。