ข้อเสนอคืออะไรและทำงานอย่างไร?

ข้อกำหนดคืออะไร?

ใบขอเสนอซื้อคือความต้องการหรือการร้องขอสำหรับบริการหรือรายการโดยทั่วไปใช้แบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อหรือเอกสารมาตรฐานอื่น กระบวนการขอใบขอเสนอซื้อเป็นวิธีที่ได้มาตรฐานในการติดตามและบัญชีสำหรับใบขอเสนอราคาทั้งหมดที่ทำในธุรกิจ

การขอใบเสนอราคาทำงานอย่างไร

ใบขอเสนอซื้อเริ่มต้นการร้องขอสำหรับการดำเนินการเฉพาะและบันทึกการดำเนินการสำหรับความต้องการการรายงานที่ตามมา ตัวอย่างเช่นพนักงานภายใน บริษัท จะใช้ใบขอเสนอซื้อหากพวกเขาต้องการอุปกรณ์เพิ่มเติม

ครั้งหนึ่งมีการร้องขอผ่านแบบฟอร์มกระดาษ แต่ตอนนี้ บริษัท ส่วนใหญ่ใช้กระบวนการขอคำขอดิจิตอลที่ช่วยให้การติดตามกระบวนการง่ายขึ้นรวมถึงการบัญชีสำหรับที่เกี่ยวข้องรายการสิ่งของ- ใบขอเสนอราคาประเภทนี้มักจะอัปเดตสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติเพื่อการควบคุมที่ดีขึ้น

กระบวนการขอใบขอเสนอซื้ออย่างเป็นทางการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความรับผิดชอบในทุกจุดของการติดต่อ เมื่อเทียบกับวิธีการที่พนักงานใช้จ่ายทุกเวลาใบขอเสนอซื้อให้วิธีการควบคุมและจัดทำเอกสารเพิ่มเติมสำหรับการจัดการสินค้าคงคลังภายในและความต้องการในอนาคต-

แบบฟอร์มใบขอเสนอมาตรฐาน

โดยทั่วไปแบบฟอร์มใบขอเสนอรวมถึงรายการโฆษณาเช่น::

• ชื่อของบุคคลหรือ บริษัท ที่ร้องขอ
• วันที่ของคำขอรายการที่ร้องขอวันที่จัดส่ง
• สถานที่จัดส่งและข้อมูลการติดต่อ
• แผนกที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตามคำขอ

แบบฟอร์มโดยทั่วไปยังรวมถึงลายเซ็นของแต่ละบุคคลที่ตอบสนองคำขอและวันที่เสร็จสิ้น ใน บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีหลายสถานที่และการจัดซื้อส่วนกลางกระบวนการขอใบขอเสนอซื้อเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรักษาประสิทธิภาพของพนักงาน

อีกตัวอย่างหนึ่งของกระบวนการขอใบขอเสนอซื้อเกิดขึ้นภายในโลกของการเงินเมื่อผู้ถือหุ้นเลือกที่จะขอร้องคณะกรรมการของ บริษัท เพื่อลงคะแนนเสียงในการแก้ปัญหาที่เสนอ ที่สาระสำคัญของมันกระบวนการขอใบขอเสนอซื้อเป็นคีย์ขั้นตอนการจัดทำเอกสารที่เป็นทางการในการปรับปรุงประสิทธิภาพภายในการตั้งค่าธุรกิจ

ใบขอเสนอซื้อเทียบกับใบสั่งซื้อ

ใบขอเสนอซื้อเป็นรูปแบบภายในที่ใช้ในการจัดหาสินค้าและบริการและไม่มีภาระผูกพันทางกฎหมายหรือมีผลผูกพันตามสัญญา แบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อภายในของ บริษัท สำหรับพนักงานที่ต้องการขอเสบียงสำหรับแผนกหรือตัวเอง บ่อยครั้งที่แบบฟอร์มเหล่านี้ต้องการการลงนามในการบริหารจัดการ

อันใบสั่งซื้อเป็นข้อตกลงตามสัญญาที่ บริษัท ใช้เมื่อสั่งซื้อสินค้าและบริการจากผู้ขายภายนอก ตัวอย่างเช่น บริษัท สั่งซื้ออุปกรณ์จากร้านค้าสำนักงานจะออกใบสั่งซื้อรายละเอียดรายการที่ซื้อราคาเงื่อนไขการชำระเงินวันที่จัดส่งและใด ๆส่วนลดพิเศษสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนด

ตัวอย่างของใบขอเสนอซื้อ

เพื่อให้เข้าใจกระบวนการขอใบเสนอราคาให้พิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ได้ดีขึ้น ทีมการเรียนรู้และพัฒนาของ บริษัท ประกันสุขภาพต้องการอุปกรณ์ใหม่สำหรับโปรแกรมการฝึกอบรม หัวหน้าทีมจะต้องขออุปกรณ์เหล่านี้ผ่านระบบขอใบขอเสนอซื้ออัตโนมัติของ บริษัท

ผู้นำจะค้นหาแคตตาล็อกและเลือกผลิตภัณฑ์สำหรับทีม หลังจากกรอกแบบฟอร์มใบขอเสนอจะส่งไปยังฝ่ายบริหารเพื่อขออนุมัติ ผู้จัดการรีวิวและอนุมัติจากนั้นส่งคำขอไปยังแผนกจัดซื้อ

เช่นเดียวกับผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อจะตรวจสอบและอนุมัติใบขอเสนอซื้อ หากมีข้อผิดพลาดหรือมีข้อมูลไม่เพียงพอคำขออาจส่งคืนไปยังผู้จัดการหรือคำขอสำหรับการอัปเดต

ในตัวอย่างนี้ไม่พบข้อผิดพลาดหรือการละเว้นดังนั้นจึงมีการสร้างใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อแสดงรายการเฉพาะของคำสั่งซื้อเช่นประเภทผลิตภัณฑ์และปริมาณที่ต้องการ เมื่อสุดท้ายแล้วใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์เพื่อเติมเต็ม

ซัพพลายเออร์ได้รับคำสั่งซื้อและหากได้รับการยอมรับสัญญากับผู้ซื้อสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ร้องขอ ใบสั่งซื้อทำหน้าที่เป็นสัญญา ซัพพลายเออร์ส่งมอบผลิตภัณฑ์ตามที่ร้องขอและได้รับการชำระเงิน

ข้อพิจารณาพิเศษ

ระบบการซื้อเพื่อจ่าย (P2P)ปรับปรุงและทำให้กระบวนการจัดหาและการจัดหาของ บริษัท อัตโนมัติ กระบวนการหลักสามกระบวนการได้รับการดูแลโดยระบบเหล่านี้: การขอซื้อสินค้าและการชำระเงิน ด้วยการทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติระบบการซื้อเพื่อจ่ายจะเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำในการบัญชี

กระบวนการอัตโนมัติเริ่มต้นด้วยการขอร้อง ผู้ใช้จะถูกนำเสนอด้วยแคตตาล็อกของผลิตภัณฑ์หรือบริการ รายการจะถูกเลือกและบันทึกไว้ในตะกร้าสินค้า ใบขอเสนอซื้อจะถูกส่งไปยังการจัดการเพื่อขออนุมัติและเมื่อได้รับระบบจะย้ายไปยังกระบวนการจัดซื้อแล้วสรุปเมื่อชำระเงินให้กับผู้ขาย

บรรทัดล่าง

ใบขอเสนอซื้อเป็นคำขออย่างเป็นทางการสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการและสามารถส่งด้วยตนเองหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการขอใบขอเสนอซื้อที่มีโครงสร้างช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความรับผิดชอบของธุรกิจ ระบบจัดหาให้จ่ายโดยอัตโนมัติทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเป็นไปโดยอัตโนมัติตั้งแต่การขอชำระเงินเพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพเพิ่มเติม