在准备年度W-2表格之前该怎么办

雇主每年都必须向其每个雇员发送报告，以显示雇员的总工资和扣除额。然后，员工可以在其所得税申报表中包含此信息。该报告是W-2表格，还必须向社会保障局（SSA）提交。

许多税收规则适用于完成，分发和提交这些表格。在开始准备它们之前，它可以帮助了解要求和截止日期。

正确对工人进行分类

美国国税局要求您正确对工人进行分类：员工或独立承包商。如果您应以雇员的身份支付您作为独立承包商付款的工人，则可以罚款和罚款。

雇员

如果组织可以控制他们所做的工作以及如何以及何时完成工作，那么为组织提供服务的任何人通常都是员工。

独立承包商

一个独立承包商根据IRS的定义，有人为公众提供服务，并控制他们如何完成工作以及将做什么工作。

检查发行截止日期和提交截止日期

W-2过程中涉及两个步骤。第一步是将W-2表格分配给员工。第二步是向SSA提交这些表格。

向员工发送W-2表格并向SSA提交表格的截止日期通常是纳税年度后的一年的1月31日。

检查员工W-4表格

您需要一个W-4形式始终为所有员工申请。确保您的员工输入了有关您为您填写的表格W-4的准确和最新信息。

该表格包括以下内容所需的信息：

• 确定雇员的联邦所得税预扣的金额
• 使用婚姻状况
• 了解员工的受抚养人数
• 要扣留的任何其他金额
  

W-4表格必须在雇用时填写，并且在任何时候员工需要更改其税收状况。如果员工的个人信息更改，则应更改W-4表格，例如其婚姻状况和受抚养人数，或者其地址更改。员工还可以随时更改W-4表格，以更改预扣额。

您应该要求所有员工在每年年底之前审查其W-4表格，以确保个人信息准确。

收集薪资信息

您需要有关公司所有W-2表格的一些基本信息：

• 您的公司的雇主ID号
• 业务的名称，地址和邮政编码
• 贵公司的州税标识号码（如果适用）

您还必须收集有关纳税年度每位员工的个人和工资信息：

• 总薪水：支付给该员工的金额：总工资，提示和其他薪酬
• 扣留联邦所得税的金额
• 社会保障工资（直到最大程度的社会保障一年的金额）
• Medicare工资，提示和医疗保险税，包括额外的医疗保险税对于高收入员工
• 分配员工提示有薪酬的
• 支付的依赖护理福利和其他雇员应征税的福利
• 国家工资和提示为员工工作的每个州支付，以及扣押的州所得税
• 如果适用

W-2表格有几份副本：

• 复制A（特殊红印刷）是为社会保障管理部门
• 副本1供您向州，城市或地方税务部提交
• 副本B在提交联邦纳税申报表时要使用
• Copy C是为员工的记录
• 副本2适用于员工的州，城市或地方税务部门
• 复制D用于您的记录

如果您自己准备W-2表格，请花点时间。确保您已准确输入所有信息，并在正确的框中输入。

跟随国税局W-2表格的说明为了确保您不会错过任何东西。检查表格是否有错误，以最大程度地减少您必须重新安排它们的可能性。确保使用正确的年份中使用该表格，包括所有必要的信息，将信息放在正确的框中，并仔细检查您的计算以进行社会保障预扣。

向您的员工分发W-2表格

您的下一个决定是如何将表格分配给员工。您有两种分发副本b的选择，并且C.您可以邮寄它们或亲自将其寄给您的员工。您可能希望让员工证明该表格已被拿起，以避免有关他们决定亲自挑选表格是否做出的问题。

用SSA提交W-2和W-3表格

您必须使用W-3传输形式当您通过邮件提交W-2表格时。 W-3表格从W-2表格的每个框中为所有员工编译了所有信息。如果您决定在线提交W-2表格，则不必提交W-3传输表格。

如果您通过邮件提交表格，则必须签署W-3表格。签名者必须被授权为贵公司的代理，或者可以在签名旁边的签名线上写“为（付款人的名称）”。如果您要在线发送W-2表格，则您的PIN号作为您的签名。

在线或通过邮件提交

您有两个提交这些表格的选择。你可以在线文件 在在线业务服务社会保障网站的部分。您必须先注册，然后在线填写适当的表格。

您也可以将完整的W-2表格的副本以及W-3表格邮寄给社会保障管理局。通过USPS发送的表格的邮寄地址是社会保障管理；直接运营中心；威尔克斯·巴里（Wilkes-Barre），宾夕法尼亚州18769-0001。

员工要求重复表格

员工经常放错位置或丢失W-2表格，因此他们可以要求其W-2表格的重复副本。在新副本上写“重新发行的声明”，然后将其交给员工。如果您向员工发送电子表格，则不必添加“重新发布的声明”。

您可能需要向员工收取第一重复表格，或一年中的第二次副本。美国国税局说，您“不禁止”向重复的W-2表格收取费用，但最好将有关重复表格的政策传达给员工是个好主意。

检查州法规

当您为员工填写W-2表格时，您将将副本1发送到员工工作的每个州。

每个州对W-2提交和任何传输表都有不同的要求，但是许多州都符合1月31日向SSA提交W-2的截止日期。与您州的税务机关或州税务局联系以了解要求。

延长提交的时间

您可以在表格8809如果您需要30天的时间延长时间来向SSA提交W-2表格。该申请必须不晚于表格的截止日期。国税局“仅在有限的情况下”授予扩展名，就像一场破坏了您的记录的灾难一样。

如果您需要扩展名向员工提供W-2表格，则必须传真IRS。这封信必须给国税局技术服务运营，ATTN：时间协调员的延长。传真号码为877-477-0752。您的信必须包括您的姓名，地址，EIN，有关您为什么请求包括请求原因的扩展程序的声明以及您的签名。

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