如何准备W-2工资和税收报表

表格W-2包括有关雇员工资的信息，以支付上一个日历年度并从这些工资中扣留的信息，以及有关工资收益和其他扣除的信息。

W-2何时到期？

W-2归功于上一个日历年1月31日的员工。如果1月31日是一个周末或假期，则报告将于下一个工作日。但是，有时内部税收服务（IRS）会建立特定的年终薪资税报告到期日每年。

W-2表格是由于1月31日之前的社会保障局（SSA）。一旦雇主向员工发送了W-2表格，该表格也必须与Transmittal表格W-3一起发送给社会保障局（SSA）。

W-2报告COVID-19付款

如果适用于2021年，则有两项2020 COVID-19-11救济措施影响了必须在W-2表格上报告员工的工资和工资。

员工社会保障税的延期

2020年8月的执行行动使员工得以推迟其社会保障税在2020年9月1日至12月31日之间扣留。

在2021年撤销了2020年社会保障税的员工部分，但在2020年表格W-2上没有报告，必须在Box 4（扣留的社会保障税）上报告，以WAGE和税收声明的纠正和税收声明。

在表格W-2C上，应在Box C中输入2020年纳税年度，并调​​整W-2表4（扣留的社会保障税）中报告的金额，其中包括2021年扣留的递延金额。

带薪病假和家人休假

家庭第一冠状病毒救济法案（F​​FCRA）要求雇主向雇员支付与共同相关的缺席，生病的薪水和休假付款。如果您在2021年期间向员工付款中的任何一项或两项付款，则必须报告以下金额：

• 在盒子1、3（最多达到社会保障最大）和5中，也
• 方框14（与方框1相同的金额）或单独的语句

您还必须根据付款类型标记付款：

• “病假的工资受到每天511美元的限额的约束”
• “病假工资受到每天200美元限额的约束”
• “紧急家庭休假工资”

收集信息以准备W-2表格

此表格的信息来自您工资单注册，该注册显示了每位员工的工资和预扣的年度总计，以及医疗计划，健康储蓄帐户和其他项目的扣除额。

W-2形式的部分

以下是W-2形式的部分及其使用的部分：

• 复制A转到社会保障局（SSA）。复制A通常以红色形式打印。
• 副本1用于城市，州或地区
• 副本B用于向员工的联邦纳税申报表提交
• Copy C是为员工的记录
• 复制2是另一个城市，州或地区的另一副
• 复制D用于雇主的记录。

如何准备W-2表格

此信息是完成W-2表格的过程的一般概述。看到表格W-2的说明有关更多详细信息。

雇主信息：对于您准备的每个W-2，您都需要包括有关您的业务的信息，包括雇主ID号（EIN）以及雇主姓名和地址。

控制号码：如果您要付费许多员工，则可能需要在每个W-2上添加一个内部控制号。您可以自己生成数字，或者您的工资准备软件可能会生成此数字。

员工收入：

• 总工资，尖端和其他补偿（专栏1），总薪水对于所有小时和受薪的员工。
• 预扣的总量（方框2）
• 总共社会保障工资（直到最大程度的社会保障）（方框3）。

• 扣留的社会保障税总计（方框4）
• 医疗保险总工资和提示（方框5）
• 医疗保险税扣留（方框6）。这个金额包括额外的医疗保险税对于高薪员工。
• 社会保障提示（Box 7）和分配的提示（Box 8）（检查以确保您将报告的提示与分配的技巧）

接下来，您将需要有关员工和总工资的信息以及去年的每个员工的扣留：

其他付款。您可能已经支付了预付款EIC付款（赚取的收入抵免）（方框9）和支付给员工的依赖护理福利（Box 10）。

有关退休计划参与和法定雇员的信息

在每个W-2上，如果员工参加退休计划（方框13）或不合格计划（Box 11），则必须检查适当的框法定员工（方框13），或者如果员工收到第三方病人薪水（方框13）。

Box 12是用于其他薪酬或报告的金额。您最多可以输入4种薪酬。方框12的一些最常见的信息项：

• 未收到的社会保障，RRTA（铁路退休）或小费或团体人寿保险的Medicare税
• 选修延期至401（k），403（b）和其他合格的退休计划
• 不可纳税的病薪
• 黄金降落伞付款
• 排除的报销费用
• 对医疗储蓄帐户或健康储蓄帐户的贡献
• 非职业员工股票选项
• 指定的Roth捐款401（k）或403（b）计划

根据《平价医疗法案》的报告要求

方框14中的条目是用于必须向员工披露其纳税申报表的其他扣除或赔偿。例如

1. 税后退休金
2. 自动报销
3. 加利福尼亚，纽约，新泽西州和华盛顿的特殊税
4. 从员工工资中扣除的慈善捐款
5. 健康保险和附带利益扣除
6. 统一扣除（为了制服的费用）
7. 工会会费扣除
8. 非X型收入
9. 工资中包括的车辆费用（雇员提供的车辆的租赁价值的100％，并包括在方框1工资中）
10. 还有一个用于您从员工中扣除的项目的“其他列表中的盒子”。

州和地方信息

在本节中，您将输入有关州和地方工资以及预扣的信息。请注意，该表格上有两个州和两个地方的空间。如果一年中员工在两个以上的州或地区工作，请使用第二个W-2包括其他信息。进入：

• 您的两个字母的状态代码和业务的州税号（请与您的税收部）（方框15）
• 州工资（方框16）
• 扣留州所得税（方框17）
• 本地工资，如果有的话（方框18）
• 扣留地方所得税（方框19）
• 局部名称（方框20）

邮寄W-2表格或在线备案

如果您要打印和邮寄自己的W-2表格，则可以从多个来源获得它们。

• 这IRS表格订单网站（需要7-15天）
• 在线供应商或办公用品商店。
• 您的税务准备者或薪资服务
• 一些商业税准备软件

您可能不会从网页上打印出W-2表格，因为无法扫描复制A。

你可以在线提交W-2表格与社会保障局一起注册在线业务服务服务。如果您有250个或更多W-2申请，则必须在线提交。如果您将W-2表格在线向社会保障管理局提交，则无需包含W-3传输表格。

分发和归档W-2表格

致员工：副本B，C，1和2

向社会保障局 - 复制A. SSA要求您在次年的1月31日之前向每个员工的W -2发送副本。

保留复制D以获取您的记录。

笔记

准备表格W-2的提示

1. 您的企业的州税号不是您的州销售税号。许多州使用联邦税号（EIN）并将数字添加到末端。与您的检查国务院以获取信息。
2. 提示收入。 员工提示收入缴纳社会保障税和医疗保险税，包括额外的医疗保险税。
3. 方框12-超过4个项目。如果您有4个以上的方框项目，则需要将其他项目放在第二个W-2上。但不要包括员工的工资并扣留此额外的W-2。
4. SSA具有校正W-2错误的特定过程，具体取决于错误类型。本文有有关如何纠正W-2错误。

常见问题（常见问题解答）